W Inso szybko przekonałam się, że za każdym razem, gdy potrzebuję pomocy lub mam jakieś zapytanie natychmiast otrzymuję odpowiedź

Co sprawiło, że zaczęła Pani myśleć o wdrożeniu aplikacji do zarządzania placówką?

Zaczęła przerastać mnie liczba dokumentacji koniecznej do zarządzania przedszkolem, w tym rozliczenie rachunków. W moim przypadku wiązało się to z ręcznym podliczaniem frekwencji oraz wprowadzaniem wszystkiego do dotychczasowego systemu, z którego korzystałam. Było to bardzo uciążliwe.

Ponadto miałam zastrzeżenia do komunikacji. Z rodzicami kontaktowałam się poprzez maila, natomiast z pracownikami poprzez Messangera. Po prostu zaczęłam się w tym gubić i to spowodowało, że zdecydowałam się na wdrożenie aplikacji.

A dlaczego akurat Inso?

Wcześniej miałam okazję korzystać z dwóch podobnych aplikacji, na czas próbny. Jednak nie były one dla mnie tak przejrzyste i rozbudowane, zwłaszcza w kontekście rozliczeń, jak Inso. Pojawiały się także problemy techniczne, a poziom obsługi technicznej nie był zadawalający. Często odnosiłam wrażenie, że moje problemy były bagatelizowane. W inso szybko przekonałam się, że za każdym razem gdy potrzebuje pomocy lub mam jakieś zapytanie natychmiast otrzymuje odpowiedź.  

Skąd decyzja o wdrożeniu aplikacji w trakcie trwania roku szkolnego?

Przyznam szczerze, że już w wakacje myślałam o wdrożeniu aplikacji, jednak to był czas gdzie nawiązałam współpracę z wcześniej wspomnianymi firmami. Gdy przekonałam się, że nie spełniają one moich oczekiwań postanowiłam szybko działać i wybór padł na Inso, właśnie w ciągu trwania roku szkolnego. Nie przeraziło mnie to, że będę musiała na nowo wprowadzić dzieci i inne dane do systemu – w rzeczywistości poświęciłam na to dwa popołudnia.

Mimo iż wdrożyłam aplikację w ciągu roku szkolnego przebiegło to bardzo sprawnie i szybko! Myślę, że niezależnie od wielkości placówki nie należy się tego obawiać, tym bardziej że można korzystać z udogodnień w aplikacji, np. importu dzieci z pliku excel, a z doświadczenia wiem, że większość dyrektorów posiada takie zestawienia.

Obecnie tylko przyglądam się wystawionym rachunkom i przy pomocy jednego kliknięcia przesyłam je do rodziców. Zarządzanie placówka jest efektywne, zyskałam komunikacje z nauczycielami i rodzicami na wysokim poziomie. Z innych udogodnień muszę przyznać, że grafik pracy jest bardzo czytelny.

Jak rozwiązała Pani kwestię zachowania ciągłości rozliczeń?

Przyznam, że największe obawy związane były z tym, że po raz trzeci będę próbować przenosić rozliczenia do systemu, ale nie będzie on działał prawidłowo. Natomiast spróbowałam i nie było to takie trudne. Na początku prowadziłam zestawienia w dwóch miejscach, czyli w excelu i aplikacji. Pomogło mi to upewnić się, że rozliczenia generują się prawidłowo. Taki sposób mogę polecić innym Dyrektorom.

Pierwsze rozliczenie w aplikacji wymagało ode mnie więcej pracy, naniosłam na nie poprawki dotyczące np. zaległości z poprzednich miesięcy, ale w kolejnym miesiącu nie musiałam tego robić – aplikacja sama wygenerowała poprawne rozliczenia. Przeniesienie rachunków było prostsze niż myślałam.

Za co najbardziej ceni Pani Inso?

Ciężko to określić w jednym zdaniu!

Po pierwsze widoczność wszystkiego w jednym miejscu. Mam na myśli ekran startowy aplikacji: bieżące podsumowanie ilości dzieci, zgłoszeń nieobecności, zamówień do kuchni. Dotychczas musieliśmy to wszystko zliczać ręcznie. Więc znacznie usprawniła się praca kuchni.

Po drugie rachunki – automatyczne wystawienie płatności i przesyłanie ich do rodziców w aplikacji.

Po trzecie komunikacja! Moim głównym celem jako Dyrektora jest to, aby wymiana informacji wewnątrz placówki przebiegała sprawnie i każdy był na bieżąco. Teraz nauczycielki mają dostęp do potrzebnych danych oraz informacji przekazywanych przez rodziców.

Podsumowując ogromna oszczędność czasu to największa zaleta!

W takim razie, ile czasu udało się oszczędzić dzięki aplikacji?

Jeżeli chodzi o rozliczenia to zajmowały mi one co najmniej 2 dni. W obecnej chwili wysłanie rachunków to jedno kliknięcie. Na weryfikację i rejestr wpłat poświęcam do 30 minut miesięcznie.

Jeżeli chodzi o komunikację to codziennie oszczędzam około godziny lub dwóch na rozmowach z nauczycielami.

Mogę powiedzieć, że aplikacja oszczędziła mi połowę czasu poświęcanego dotychczas na zarządzanie placówką, który teraz mogę wykorzystać w inny sposób.