"Z Inso maksymalnie 15 minut spędzam na przygotowywaniu rozliczeń – to są dla mnie 3 kliknięcia!"

Spis treści

Aplikacja z polecenia zadowolonego użytkownika

Wspólnie z koleżanką testowałyśmy kilka aplikacji, ale żadna tak do końca nie odpowiadała naszym oczekiwaniom. Na przetestowanie i skorzystanie z aplikacji Inso, tak naprawdę w 90% namówiła mnie koleżanka – dyrektor innego przedszkola w Kielcach, która już od roku korzystała z tego systemu. Tak jak i ja, sama prowadzi część administracyjną i była bardzo zadowolona z pomocy, jaką daje Inso.

Dla mnie takie dobre zdanie praktyka, który musi kilka godzin spędzić nad comiesięcznymi rozliczeniami dla rodziców, czy też sprawdzić dzienniki – to znaczne ułatwienie w podjęciu decyzji.

Skontaktowałam się z Państwem, przetestowałam aplikację i poznałam szczegóły. W ten sposób już od roku aplikacja wspiera naszą pracę w przedszkolu “Zygzak”.

Rozliczenia? 3 kliknięcia i gotowe!

Przed wdrożeniem aplikacji Inso, rozliczenia przygotowywałam w programie Excel. Wymagało to zaangażowania wielu stron, dział księgowy musiał weryfikować wszystkie płatności i przesyłać mi te dane. Następnie ja musiałam w Excelu dokonywać korekt ręcznie. Z czasem, koledzy skonstruowali mi szablon, który nieco przyspieszył pracę, ale nadal wymagało to ode mnie poświęcenia dużej ilości czasu. Wprowadzając 50, czy 60 dzieci, te dane się zmieniają. Rodzice korzystają z różnych zajęć, zapisują dzieci, wypisują – więc co miesiąc musieliśmy tworzyć listy, wszystko weryfikować, czy płatności się zgadzają, czy zaszła jakaś pomyłka i trzeba zrobić korektę. Wszystko to przechodziło przez moje ręce, potem przez dział księgowy i wymagało bardzo dużo pracy, a wiadomo, że dyrektor oprócz pracy administracyjnej ma także inne obowiązki.

Składowe rachunków

W naszym przedszkolu, aplikacja zlicza przede wszystkim stałą opłatę za czesne, którą rodzice wnoszą za uczęszczanie dziecka do przedszkola. Ponadto, opłaty zmienne za wyżywienie, które są naliczane automatycznie. To jest fantastyczne! Kiedy rodzic zgłasza nieobecność dziecka w określonej przez nas godzinie, system sam zlicza obecności z każdego dnia i generuje zamówienie do cateringu. Dzięki temu mamy przejrzystość w kwestii monitorowania liczby zamawianych posiłków i w każdej chwili możemy sobie podejrzeć te dane. To ogromne ułatwienie dla pracowników, którzy nie muszą już ręcznie zliczać posiłków w zeszycie. Pozwala nam to również uniknąć kwestii spornych z rodzicami, mają oni jasno określone do której mogą zgłosić nieobecność dziecka, jeśli rodzic zdąży – opłata za posiłek nie zostanie doliczona. Jeśli jednak, nieobecność nie zostanie zgłoszona, bo rodzic zapomni, coś się wydarzy, to ten posiłek zostanie doliczony. Każdy z rodziców pilnuje sobie tych godzin i terminów.

Kolejnym elementem rachunków są opłaty dodatkowe, na przykład za zajęcia fakultatywne. W naszym przedszkolu rodzice zgłaszają chęć zapisania dziecka na zajęcia dodatkowe do wychowawcy. A następnie ja w zakładce zajęcia dodatkowe, tylko sobie odznaczam, czy dziecko chodziło na zajęcia z piłki, czy też nie. Czy chodziło na tańce, czy jednak zrezygnowało i w ten sposób te opłaty naliczają się automatycznie.

Dodatkowo, rodzic w swojej aplikacji widzi podgląd rachunku dziecka z podziałem na poszczególne elementy. Więc przykładowo, jeśli zmienia się rodzaj zajęć dodatkowych, to od razu dostaje taką informację. Jeżeli jest jakaś korekta czy niedopłata, to również ja mogę dopisać taką informację. Nie ma potrzeby wysyłania osobnego maila, czy osobnej wiadomości, wystarczy, że napiszę notatkę, z czego wynika zaległość i rodzic automatycznie zostaje poinformowany.

Automatyczne księgowanie płatności

Rodzice mają możliwość uiszczania opłat poprzez aplikację za pomocą płatności online, wtedy system automatycznie widzi taką wpłatę, a ja już nie muszę tego weryfikować. Pani księgowa ma również ułatwioną pracę, bo dostając ode mnie na koniec miesiąca raport rozliczeń, widzi kto dokonał wpłatę. W naszym przedszkolu około 80% rodziców korzysta z tego typu płatności.

Jednak są też rodzice, którzy dokonują przelewów tradycyjnych, z różnych względów. Wówczas aplikacja, co prawda nie widzi od razu tej płatności – muszę ją najpierw ręcznie utworzyć, dodać kwotę i datę – ale za to przypomina rodzicom o rachunku, i że trzeba tą płatność dokonać, więc to jest świetne rozwiązanie.

8 pytań do dyrektora przedszkola

Co jest Pani super mocą?

Chyba pozytywne nastawienie do ludzi.

Jedna rada dla innych dyrektorów przedszkoli?

Wyznaczać sobie krótkoterminowe cele i znajdować czas na odpoczynek.

Od kiedy korzysta Pani z aplikacji Inso?

Już od roku.

Jakie funkcje aplikacji Inso uważa Pani za najważniejsze w codziennej pracy?

Przede wszystkim to ten dział rozliczeń, ale też dzienniki, dostęp do tych dzienników i możliwość szybkiej kontroli.

Proszę opisać aplikację Inso trzema słowami.

Niezawodna. Dopasowana do potrzeb przedszkola. No i muszę tutaj powiedzieć, że nie spotkałam się jeszcze z tak profesjonalną obsługą ze strony opiekuna narzędzia, bo naprawdę mogę liczyć na każdą pomoc.

Jakie problemy rozwiązała aplikacja Inso?

Terminowość oraz oszczędność czasu pracy – mojego, jako dyrektora pełniącego nadzór pedagogiczny, nadzór nad kwestiami technicznymi – ale też oszczędność czasu pracy nauczycieli, dlatego, że prowadzenie dzienników, uzupełnianie ich o wpisy dzienne, prowadzenie dzienników specjalistycznych, korespondencja z rodzicami – teraz wszystko mamy udokumentowane w jednym miejscu. Tablica ogłoszeń, czy informacje ważne dla rodziców są w jednym miejscu i nie sposób jest, żeby nauczyciel o czymś zapomniał, czy rodzic o czymś nie wiedział. A nawet jeśli nie wie, no to mamy przypominajkę i możemy wskazać konkretną datę, kiedy zamieściliśmy ważne informacje.

Jak ocenia Pani ogólne wrażenia z korzystania z aplikacji Inso?

Myślę, że to jest najlepsza aplikacja, która jest obecnie na rynku. Także ja polecam serdecznie. Warto.

Czy poleciłaby Pani naszą aplikację, a jeśli tak, to dlaczego?

Z całą pewnością. Aplikacja ułatwia pracę administracyjną. Troszeczkę się obawiałam, że aplikacja jakby spowoduje to, że rodzic będzie czytał, w międzyczasie wyśle wiadomość i to już wystarczy. Natomiast budowanie relacji z rodzicami wcale nam się nie zachwiało, a aplikacja usystematyzowała naszą pracę i uporządkowała ją w jednym miejscu.

Obejrzyj wideo!

Podsumowanie – korzyści z aplikacji Inso

Aplikacja Inso sprawiła, że Pani Agnieszka przygotowuje rozliczenia dla rodziców w 15 minut! Co wcześniej zajmowało jej kilka godzi – to ogromna oszczędność czasu. ‍

Druga kwestia to przejrzystość komunikacji z cateringiem. Teraz posiłki zliczają się automatycznie, zamówienie zostaje wysłane do cateringu, a placówka może z łatwością śledzić ilość zamówionych dań w poszczególnych dniach.

Z pewnością na uwagę zasługuje również automatyczne księgowanie płatności, które sprawia, że płatności dokonywane przez aplikację z automatu są księgowane i nie wymagają już ręcznego wprowadzania i weryfikacji.