„Wdrożyliśmy aplikację do naszej sieci placówek w miesiąc”

Od jednego przedszkola do sieci placówek

Naszą przygodę z prowadzeniem przedszkoli rozpoczęliśmy trzynaście lat temu, kiedy poszukiwaliśmy idealnej placówki dla naszego starszego synka. Chcieliśmy posłać go do przedszkola, które będzie sprzyjało dzieciom zarówno w zabawie, jak i nauce – niestety mieliśmy problem, gdyż nie znaleźliśmy takiego miejsca. Tak zrodził się pomysł założenia własnego przedszkola. Z racji mojego pedagogicznego wykształcenia, zdecydowaliśmy się otworzyć punkt przedszkolny, do którego na początku uczęszczało tylko troje dzieci. Nasza pierwsza placówka bardzo szybko się rozrosła, a obecnie prowadzimy cztery przedszkola i dwa żłobki z dodatkowymi oddziałami integracyjnymi i specjalnymi. 

Pomysł na nazwę „Tika”

Pomysłodawcą nazwy dla naszych przedszkoli i żłobków był nasz syn, który jako niespełna 3-letnie dziecko, przeinaczał imię swojej siostry i wołał na nią Tika. Tak oto pożyczyliśmy nazwę od naszego synka i „Tika” została patronką naszych placówek.

Wdrożenie aplikacji Inso

Biorąc pod uwagę ilość naszych placówek, samo wprowadzanie danych dzieci zajęło nam trochę czasu i wymagało od nas pracy. Od samego początku podeszliśmy do tematu zadaniowo i przydzieliliśmy osoby odpowiedzialne za poszczególne działania. Podczas konfiguracji systemu, niejednokrotnie konsultowaliśmy się z opiekunem Inso, przedstawialiśmy naszą potrzebę i otrzymywaliśmy dopasowane rozwiązanie w postaci odpowiednich ustawień aplikacji, a czasem nawet nowych funkcji. Śmiało mogę powiedzieć, że angażowaliśmy się w usprawnienie aplikacji, gdyż pokazywaliśmy naszą perspektywę i nasze trudności, które zostawały wysłuchiwane i rozwiązywane przez zespół Inso. Bardzo doceniamy otrzymane wsparcie, zarówno na początku podczas wdrażania i wprowadzania danych, jak i obecnie w użytkowaniu systemu. Mamy stały kontakt z opiekunem, który szybko odpowiada na nasze pytania i rozwiewa ewentualne wątpliwości. Dzięki współpracy udało nam się wdrożyć aplikację w miesiąc i od września 2021 roku ruszyliśmy z Inso we wszystkich naszych placówkach.

Zarządzanie placówkami z aplikacją

Z pewnością możemy przyznać, że od kiedy wdrożyliśmy aplikację Inso, zarządzanie siecią jest zupełnie na innym poziomie. Mamy wgląd we wszystko z jednego miejsca, dodatkowy widok podsumowania w aplikacji obrazuje nam rzeczywistą liczbę dzieci w placówce w danym momencie. Nie musimy szukać i liczyć ile dzieci jest obecnych, ile nieobecnych w każdej z placówek z osobna. Ponadto w aplikacji mamy dostęp do dokumentów takich jak karty zgłoszeniowe, umowy, orzeczenia i wiele innych, które w zależności od nadanych uprawnień widzimy my, nauczyciele oraz specjaliści.

Świetne rozwiązanie do komunikacji z rodzicami

Aplikacja Inso bardzo wspomaga naszą komunikację z rodzicami. Z początku rodzice podchodzili niechętnie, podobnie jak do każdej innej nowości, jednak obecnie uważają, że to świetne rozwiązanie. Aktualnie wiadomości do rodziców przesyłamy bardzo szybko. Dodatkowo widzimy, który z rodziców odczytał informację, a do kogo musimy odezwać się telefonicznie.

Płatność zobowiązań w terminie

Dzięki aplikacji rozliczenia z rodzicami są teraz szybsze, a wpłaty bardziej terminowe – aplikacja sama wylicza należną kwotę. Możemy sprawdzić rachunek i wysłać bezpośrednio do rodziców. Oczywiście nadal niektórzy rodzice preferują przelewy tradycyjne, lecz coraz więcej osób przekonuje się do płatności online, które dla nas są bardzo wygodne, ponieważ aplikacja sama księguje płatności i nie wymaga to od nas dodatkowej pracy.

Rekrutacja z elektronicznymi formularzami

Do tej pory korzystaliśmy z naszego wewnętrznego systemu do rekrutacji dzieci. Aktualnie pracujemy nad tym, aby cały proces przenieść do aplikacji Inso i rozpocząć korzystanie z elektronicznych formularzy. Myślę, że pozwoli to przyspieszyć proces rekrutacji do naszej placówki, gdyż dane wprowadzane przez rodziców do wniosku będą automatycznie przenosić się do profilu dziecka, a tym samym unikniemy ponownego ich przepisywania.

Podsumowanie

Aplikacja Inso wspomaga naszą pracę już od 2 lat. Mimo że rozpoczęcie korzystania wiązało się z poświęceniem czasu na wprowadzenie danych i skonfigurowanie całego systemu ze względu na sieć naszych 6 placówek i ilości ponad 400 dzieci, to dzięki naszemu zaangażowaniu i pomocy opiekuna wszystko przebiegło sprawnie. Aktualnie nie wyobrażamy sobie pracy bez aplikacji, która wspomaga nas na każdym kroku w funkcjonowaniu placówek.