“Uważam, że dziennik papierowy to już przeżytek – dziennik elektroniczny to zupełnie inna kultura pracy”

“Mądra Sowa” – początki przedszkola

Zaczynaliśmy jako mała dwuoddziałowa placówka, którą z uwagi na rosnące zapotrzebowanie rozbudowaliśmy tworząc kolejne oddziały. Obecnie nasze przedszkole to nowoczesna pięciooddziałowa placówka z możliwością dalszej ekspansji. Dzięki pozyskiwaniu funduszy unijnych, przedszkole wyróżnia sią nowoczesnym wyglądem oraz doskonałym wyposażeniem. Nauczyciele mają do dyspozycji laptopy, tablety, a także nowoczesne narzędzia edukacyjne jak ozoboty. Stworzyłam wraz z pracownikami przyjazne przedszkole, które rok w rok cieszy się ogromnym zainteresowaniem. W naszej pracy przyświeca nam cytat, który od lat jest mi bardzo bliski i motywuje nas do pracy:

„Wszystkiego, co naprawdę muszę wiedzieć, o tym jak żyć, co robić i jak się w życiu odnaleźć, nauczyłem się w przedszkolu. Mądrość nie znajdowała się na szczycie akademickiej góry, ale tam, przy piaskownicy w przedszkolu.”

Robert Fulghum

Zależało mi, aby moi pracownicy byli kreatywni i wykorzystywali nowoczesne, ale także odpowiednie dla siebie metody, które mogą skutecznie realizować w swoich grupach. W naszym przedszkolu każdy nauczyciel pracuje metodą, którą czuje i sam wybrał.

Zajęcia w ogrodzie

Nasze przedszkole, położone na uboczu miejscowości i otoczone polami, oferuje wyjątkowe możliwości obserwacji przyrody. To naturalne otoczenie sprzyja organizowaniu zajęć na dworze i tworzy inspirujące warunki do nauki i zabawy. Plac zabaw pozwala dzieciom bawić się na świeżym powietrzu, a od niedawna mamy również wiatę, która pomieści nawet 30 dzieci. Dodatkowo mamy grządki oraz szklarnię, w której dzieci sadzą rośliny, a przed wejściem do przedszkola znajduje się ogród kwiatowy, w którym wspólnie z dziećmi i ich rodzicami stworzyliśmy hoteliki dla owadów oraz budki lęgowe. Wszystko to pozwala nauczycielom prowadzić zajęcia edukacyjne na świeżym powietrzu, a dzieciom na bliski kontakt z przyrodą.

Decyzja o wdrożeniu dziennika elektronicznego “Dzień Smyka”

Bardzo dobrze wiem, jak wygląda praca z dziennikiem papierowym, pochłania sporo czasu, a w dodatku nie można go zabrać ze sobą do domu. Wiedziałam, że niektóre przedszkola korzystają już z dzienników elektronicznych, dlatego kilka lat temu zdecydowaliśmy się na wprowadzenie takiego systemu. Zaczęliśmy od prostego dziennika elektronicznego “Dzień Smyka”, który został nam zaprezentowany przez przedstawiciela wydawnictwa MAC. Początki nie były łatwe, ponieważ nauczyciele mieli obawy przed nowym rozwiązaniem, że sobie nie poradzą z technologią. Jednak po pewnym czasie korzystania stwierdzili, że elektroniczna wersja dziennika znacząco ułatwia pracę – wtedy całkowicie zrezygnowaliśmy z wersji papierowej.

Przez trzy lata korzystaliśmy z “Dnia Smyka”, lecz wciąż na różnych forach obserwowałam pozytywne opinie dotyczące aplikacji Inso. W pewnym momencie przedstawiciel wydawnictwa MAC skontaktował się ze mną i zaproponował przejście do Inso. Mieliśmy możliwość przetestowania tego systemu i już po tygodniu wiedziałam, że spełnia wszystkie nasze oczekiwania.

Wdrożenie aplikacji Inso – dziecinnie proste!

Wdrożenie aplikacji Inso było bardzo proste, ponieważ system jest niezwykle intuicyjny. Najbardziej czasochłonne było wprowadzenie danych dzieci oraz rodziców, lecz Inso oferuje tutaj spore ułatwienie w postaci tabeli Excel, która automatycznie integruje dane z systemem. Pozostałe zadania, takie jak wpisanie nazwy czy ustawienie stawek za wyżywienie, były bardzo intuicyjne i nie sprawiły żadnych problemów.

Bezpośrednio w aplikacji mamy stały dostęp do sekcji pomocy, w której znajdują się merytoryczne artykuły oraz filmy instruktażowe. Do naszej dyspozycji mamy również dostępny czat z działem obsługi Inso, a w razie potrzeby możemy również skontaktować się telefonicznie. Niezależnie od formy kontaktu, odpowiedź zawsze jest błyskawiczna i co najważniejsze – trafna i pomocna.

Podczas naszej współpracy z Inso sugerowałam również różne zmiany i ulepszenia, które mogłyby ułatwić pracę placówkom. Te sugestie zostały uwzględnione i są wdrażane, co dodatkowo zwiększa naszą satysfakcję z korzystania z aplikacji.

Zmiana funkcjonowania placówki po wdrożeniu Inso

Wdrożenie dziennika elektronicznego Inso znacząco poprawiło funkcjonowanie naszej placówki. Nauczyciele mogą teraz łatwo i automatycznie na podstawie wybranego podręcznika, uzupełniać temat oraz przebieg zajęć. Wystarczy, że wpiszą godziny swojej pracy w grupie i jednym kliknięciem dokonają podpisu pod zajęciami z danego dnia. Dziennik zawiera także realizowaną podstawę programową, umożliwia rejestrowanie wycieczek, ważnych wydarzeń, wyjść, zajęć dodatkowych oraz podejmowanej współpracy z rodzicami. Dla mnie jako dyrektora jest to skarbnica wiedzy, która jednocześnie ogranicza konieczność prowadzenia papierowej dokumentacji.

Codzienne sprawdzanie obecności zostało uproszczone do minimum. Nauczyciel, z chwilą przyjścia dziecka, klika "obecność", a godzina przyjścia zostaje automatycznie zapisana w dzienniku elektronicznym.

Zliczanie realnego czasu pobytu dziecka w przedszkolu oraz dokonywanie wpłat od rodziców stało się znacznie łatwiejsze. System umożliwia dodawanie różnych diet, ustalanie cen posiłków oraz generowanie szczegółowych rachunków dla rodziców, które mogą opłacić online w aplikacji.  

Kolejnym usprawnieniem są sprawy kadrowe, takie jak planowanie grafiku pracy, zliczanie czasu pracy i wyliczanie ewentualnych nadgodzin. Pracownicy mogą zgłaszać urlopy poprzez aplikację, a ja mogę je wygodnie akceptować. System pozwala również na podgląd pozostałych limitów urlopów oraz poprzednich zgłoszeń. Funkcjonalne jest także zarządzanie zastępstwami – mogę ustalać je w aplikacji, nadając tymczasowy dostęp do dziennika danej grupy nauczycielowi zastępującemu.

Drobnymi, ale bardzo docenianymi przez nas funkcjami są generowanie raportów i ich prosty wydruk oraz podgląd na zbliżające się urodziny dzieci.

Reakcja rodziców

Rodzice bardzo pozytywnie zareagowali na wdrożenie aplikacji Inso, która jest łatwa w obsłudze i oferuje wiele możliwości. Dzięki niej mogą zgłaszać nieobecności dzieci, śledzić wydarzenia na tablicy ogłoszeń oraz komunikować się z przedszkolem. Największą zaletą są dla nich rachunki dostępne w aplikacji, dzięki którym nie muszą pytać o wysokość opłat. Mają podgląd na wszystkie składowe rachunku, a dodatkowo system umożliwia im dokonanie płatności online.

Dzięki aplikacji mobilnej, rodzice mają stały kontakt z placówką przez cały czas pobytu dziecka w przedszkolu. Pozwoliło nam to zażegnać tworzone grupy na Messengerze wykorzystywane do komunikacji, które nie są do końca bezpieczne. 

Messenger w przedszkolu, a RODO

Uważam, że Messenger to nie jest bezpieczne narzędzie do komunikacji z rodzicami, biorąc pod uwagę obecne zasady RODO. Chciałam tę komunikację zorganizować inaczej, dlatego wcześniej korzystaliśmy ze służbowych maili, a teraz mamy aplikację Inso i cała komunikacja odbywa się właśnie przez nią. 

Poza oczywistą kwestią bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych, komunikacja przez aplikację jest znacznie wygodniejsza. Możemy publikować ogłoszenia skierowane do wybranej grupy odbiorców, co pozwala na precyzyjne dotarcie z informacjami do odpowiednich osób. Rodzice otrzymują wszystkie niezbędne powiadomienia bezpośrednio w aplikacji, co eliminuje ryzyko, że ważne informacje zgubią się w natłoku innych wiadomości.

Aplikacja umożliwia również bezpieczną i szybką komunikację pomiędzy pracownikami. Wszelkie informacje dotyczące organizacji pracy, zmiany w planie zajęć czy nagłe zastępstwa mogą być błyskawicznie przekazywane przez system.

Automatyczna kontrola dziennika – ulubiona funkcja

Jestem zachwycona możliwością przeprowadzania automatycznej kontroli dzienników, która pozwala mi sprawdzić dzienniki i wychwycić ewentualne błędy w bardzo krótkim czasie. System sam weryfikuje, czy wszystkie wymagane dane są wprowadzone, czy każdy dzień ma uzupełnione wpisy. Nie muszę już samodzielnie przeszukiwać wpisów, ponieważ system automatycznie wskazuje mi, gdzie brakuje podpisów lub gdzie pojawiły się błędy. Informacje o niedociągnięciach wysyłam nauczycielom bezpośrednio przez dziennik. Otrzymują oni powiadomienia o konieczności poprawy wpisów, a gdy to zrobią, system informuje mnie o dokonanych korektach. Dzięki temu cały proces jest szybki, efektywny i bezproblemowy.

Dziennik elektroniczny vs dziennik papierowy

Uważam, że dziennik papierowy to już przeżytek – dziennik elektroniczny to zupełnie inna kultura pracy. Dziennik elektroniczny przynosi zupełnie nowe możliwości, które nie tylko ułatwiają codzienne obowiązki, ale także przyczyniają się do podnoszenia jakości pracy. Już po tygodniu korzystania z nowego systemu dostrzegliśmy, jak bardzo usprawnia on naszą pracę – teraz wszystkie niezbędne dane mamy dostępne w jednej aplikacji.

Jednym z największych atutów dziennika elektronicznego jest jego wszechstronność i funkcjonalność. Nie ma możliwości, żeby wszystkie te funkcje, jakie oferuje dziennik elektroniczny, były dostępne w wersji papierowej. Dzięki temu nowoczesnemu narzędziu, nasza placówka może działać sprawniej i skuteczniej, przynosząc korzyści zarówno pracownikom, jak i rodzicom.

Podsumowanie

Wdrożenie aplikacji Inso przyniosło naszej placówce szereg korzyści, które znacząco poprawiły jakość codziennej pracy oraz pozwoliły stworzyć bezpieczne miejsce dla dzieci. Nowoczesne narzędzie nie tylko usprawnia prowadzenie dokumentacji, organizację pracy, ale także ułatwia komunikację z rodzicami. Zachęcam wszystkie placówki, aby podjąć krok ku nowoczesności i wdrożyć aplikacje Inso – narzędzie, które diametralnie zmienia sposób funkcjonowania przedszkola.