„Zmieniłem aplikację. Z Inso tworzenie raportów to kilkugodzinna oszczędność czasu”

Rodzinne przedszkole 

Wystartowaliśmy z placówką 10 lat temu, dokładnie we wrześniu 2012 roku. Z początku był to biznes, który wymyśliłem dla mojej mamy – przedszkole i żłobek, w którym znajdowały się dwa oddziały przedszkolne oraz dwa oddziały żłobkowe. Po pewnym czasie przedszkole zaczęło się rozrastać, w związku z tym – żłobek przenieśliśmy. W wyniku pandemii covid zdecydowaliśmy się na jego zamknięcie. Od tej pory prowadzimy cztery grupy przedszkolne. Od 5 lat ja zarządzam przedszkolem.

Zmiana aplikacji

Poprzednia aplikacja, z której korzystaliśmy przestała nas zadowalać. Dziennik stanowił namiastkę dziennika, a wyciąganie danych z końcowych raportów to był koszmar. Z początku dawałem radę, jednak potem zobaczyłem, że w moich rozliczeniach już mi to nie wystarcza. Postanowiłem znaleźć inną aplikację – aplikację, która będzie działać poprawnie, a dzienniki elektroniczne będą na zadowalającym poziomie – zwłaszcza że z początku, Panie nauczycielki opierały się przed wdrożeniem dzienników elektronicznych. Dwa lata korzystaliśmy z aplikacji bez dzienników elektronicznych, dopiero w trzecim roku je wprowadziliśmy. Teraz gdy ich zasmakowały, od razu mi zapowiedziały, że nie wrócą już do papierowego.

Dlaczego zmieniłem aplikację? Przestałem wierzyć, że poprzednia coś ulepszy. Zapowiedziane zostały zmiany, że dzienniki będę działać, tak jak powinny. Jak ktoś mówi, że dokona w ciągu roku zmian, a na koniec tych zmian nie wprowadził, to nie wierzę, że w końcu je zrobi. U mnie nie ma do trzech razy sztuka. Więc zacząłem się rozglądać…

Odbyłem kilka spotkań online, gdzie zaprezentowano mi działanie kilku aplikacji. Zdecydowanie w Inso dzienniki elektroniczne macie najlepsze, dobrze się na nich pracuje. Podjąłem więc decyzję o przejściu, głównie z tego względu i teraz mogę to potwierdzić.

Stabilność i niezawodność

Aplikacja Inso jest przede wszystkim stabilna. To, co się zapisuje, nie znika i nie ma problemów technicznych, a to dla mnie bardzo ważne. W Waszej aplikacji wszystko działa szybko i nie ma sytuacji, że pod koniec miesiąca, kiedy wszyscy siadają do rachunków, to aplikacja się zawiesza. Jest łatwa w obsłudze oraz intuicyjna – wszystko znajduje się w jednym miejscu. Podoba mi się, że wprowadzane dane są ze sobą połączone, w momencie gdy, wpisuje je w jednym miejscu, to automatycznie zostają wprowadzone w innym. Dodatkowo aplikacja posiada bardzo dużą liczbę raportów, a ogromnym ułatwieniem jest dla mnie funkcja podliczania godzin pracy specjalistów z dziećmi z orzeczeniami i WWR. Koszmar z ręcznym sprawdzaniem dzienników i podliczaniem wypracowanych godzin jest już tylko złym wspomnieniem.

Kilkugodzinne oszczędności

Osobiście korzystam głównie z raportów rozliczeniowych. Są zrobione bardzo dobrze pod względem organizacyjnym i na tyle intuicyjne, że jeśli ktoś prowadzi pełną księgowość poza aplikacją jak ja, to nie zajmuje to dużo czasu. Praktycznie nie wymagają przeróbek i na ich podstawie bardzo szybko wrzucam dane do programu księgowego. Wcześniej bez aplikacji Inso zajmowało mi to prawie cały dzień. Samo wprowadzanie danych do aplikacji jest prostsze, a sposób zapisywania różnych rzeczy jest bardzo miły i przyjemny. Rachunki są przejrzyste, więc szybko mogę sprawdzić ich poprawność, a generowanie raportów zajmuje mi od 5 do 15 minut…to kilkugodzinne oszczędności!

Co więcej, dzięki korzystaniu z aplikacji Inso, praktycznie nie popełniam błędów podczas wprowadzania danych. Prawdopodobieństwo popełnienia błędu, pominięcia kogoś, czy wprowadzenia złej kwoty jest bardzo znikome, a w zasadzie niemożliwe. W Inso każda pozycja na rachunku jest oddzielnie raportowana, mogę ustawić kolumny według własnej inicjatywy, tak jak chcę. Przykładowo, najpierw wyżywienie, zajęcia z piłkami, potem zajęcia z tańca. Taki mam system wpisywania i tak mi wygodniej, a z Inso jest to łatwe do wykonania. Tym bardziej że mogę najpierw zrobić raport i na jego podstawie sprawdzić poprawność rachunków, a dopiero potem wysłać rachunki do rodziców. W poprzedniej aplikacji nie było takiej możliwości – najpierw rachunek, a potem raport.

Proces zmiany aplikacji

Gdy podjęliśmy decyzję o zmianie aplikacji na Inso, okazało się, że proces przenoszenia danych jest banalnie prosty. Tak naprawdę, wystarczy odpowiednio wyciągnąć dane z poprzedniego systemu lub Excela i uzupełnić plik według schematu, a aplikacja Inso wprowadzi je sama.

Reakcja nauczycieli na zmiany

Czy bałem się reakcji Pań nauczycielek na zmianę dotychczas użytkowanej aplikacji? Tak, dlatego szukałem takiej, która będzie w miarę prosta, niezbyt skomplikowana i intuicyjna. Nauczycielki potrzebują tak naprawdę dwóch funkcji: prostego uzupełniania dziennika zajęć, najlepiej z gotowymi planami, oraz prostego i intuicyjnego sprawdzania obecności dzieci. Dorzućmy do tego dobrze rozwinięty czat, który w Inso daje wiele możliwości i mamy kompleksową aplikację. Bonusy w postaci dodatkowych funkcji dla dyrektora są tylko wisienką na torcie.

Aplikacja z perspektywy rodzica

Moje dziecko chodzi do naszego przedszkola, więc mam podgląd, jak to wygląda z drugiej strony. Wszystko działa, jak należy, a aplikacja jest prosta w obsłudze. Rodzic może płacić bezpośrednio z poziomu aplikacji.

Podsumowanie

Wdrożenie aplikacji w przedszkolu rozpocząłem już cztery lata temu. Zaczynałem od innego systemu, który nie miał dziennika elektronicznego ani czatów. Aplikacja jest po to, aby pewne rzeczy wykonywać za nas, a pozostałe ułatwiać. Aktualnie mam porównanie i wiem, że wdrożenie aplikacji Inso było bardzo dobrą decyzją, ponieważ w końcu oszczędzamy mnóstwo czasu.