„Odkąd aplikacja Inso zawitała w naszym przedszkolu, rodzice są bardzo zadowoleni i potwierdzają, że tego oczekiwali”

Decyzja o wdrożeniu aplikacji do przedszkola

Głównym czynnikiem, który skłonił mnie do wdrożenia aplikacji w naszym przedszkolu były rozliczenia. Przed wdrożeniem Inso, potrafiłam siedzieć nocami przy komputerze i wpisywać dane każdego dziecka do programu Excel. Miesiąc w miesiąc, musiałam sama przygotowywać rachunki dla rodziców i było to czasochłonne. Rodzice otrzymywali karteczki, które niestety często gubili, musieli więc przychodzić ponownie i dopytywać o sumę płatności. Co więcej, nie miałam stałego podglądu na to, czy rodzic opłacił rachunek, czy nie. Zdecydowałam się na wdrożenie systemu, który pomoże mi szybciej i sprawniej generować rozliczenia dla rodziców. 

Dodatkowo panująca w tamtym czasie pandemia i wizja przejścia na naukę zdalną, zmotywowała nas do szybszego podjęcia decyzji. Wówczas w aplikacji była dostępna nauka zdalna, która okazała się bardzo pomocna dla nas i z pewnością również dla rodziców.

Aprobata rodziców kluczem do wdrożenia systemu

Miałam okazję testować różne systemy – Inso wypadło zdecydowanie najlepiej. Zanim jednak dokonałam ostatecznej decyzji, zorganizowałam zebranie z rodzicami, podczas którego przedstawiłam im aplikację, jej działanie, dostępne funkcje i możliwości dla nich – chciałam uzyskać aprobatę do wdrożenia systemu. Zaznaczyłam także, że jeśli Inso nie spełni naszych oczekiwań to będziemy szukać innego rozwiązania. Jednak odkąd aplikacja zawitała w naszym życiu przedszkolnym, po około miesiącu testowania dostałam informację od rodziców, że są bardzo zadowoleni i tego właśnie oczekiwali. Dzięki Inso rodzice mają stały podgląd na aktualne saldo dziecka, wiedzą ile muszą zapłacić i za co. Dodatkowo system umożliwia dokonanie opłaty online, z czego rodzice bardzo chętnie korzystają, a jeśli preferują przelew tradycyjny, to przesyłają przez aplikację potwierdzenie i od razu widzę, że płatność została zrealizowana i mogę ją odnotować. Co więcej, aplikacja zdecydowanie ułatwia rodzicom komunikację z placówką. Dzięki funkcji czatów mogą wysyłać wiadomości na przykład bezpośrednio do wychowawcy grupy, lub do mnie jako dyrektorki. 

Zauważyłam, że często nowi rodzice, z którymi przeprowadzam spotkania przed zapisem ich dzieci do naszego przedszkola – znają aplikację Inso. Korzystali z niej podczas gdy ich dzieci uczęszczały do żłobka i bardzo sobie chwalą. Dla nas jako placówki oznacza to mniej pracy, bo nie trzeba takich rodziców już wdrażać w system.

Dziennik elektroniczny – najlepsze rozwiązanie dla przedszkola

Pracę z dziennikiem elektronicznym rozpoczęliśmy w wakacje dwa lata temu. Ustaliliśmy, że przez miesiąc będziemy pracować na dzienniku elektronicznym i papierowym, aby zobaczyć, jak to działa i nauczyć się pracować z aplikacją. Po miesiącu testów panie nauczycielki podjęły decyzję, że idziemy w dziennik elektroniczny. Oczywiście to był proces, musiałyśmy pilnować się nawzajem i uzgadniać jak pewne rzeczy robimy, jak ten dziennik ma wyglądać. Obecnie stwierdzają, że w życiu nie wróciłyby do dzienników tradycyjnych. A to stanowi dla mnie potwierdzenie, że podjęliśmy słuszną decyzję.

Osobiście korzystam z automatycznej kontroli dzienników, która bardzo usprawnia mi ten proces. Wystarczy, że kliknę dwa razy i system sam kontroluje dziennik, czy wszystkie dane są uzupełnione i czy są uzupełnione poprawnie. Jeśli czuję taką potrzebę, to mogę dodać coś od siebie. Pracownicy otrzymują informację, że dany wpis został skontrolowany, a w razie jakichkolwiek ich późniejszych zmian, również dostaję powiadomienie i muszę skontrolować go ponownie. Dzięki temu mam pewność, że cały dziennik prowadzony jest starannie i wszystko zostało skontrolowane – co należy do moich obowiązków.

Zastępstwa z nadaniem tymczasowego dostępu

W aplikacji mogę dostosowywać uprawnienia każdego z pracowników odpowiednio do pełnionych przez nich funkcji. Przykładowo, jedną z pań nauczycielek oddelegowałam do zarządzania zastępstwami. Nadałam jej odpowiednie uprawnienia w aplikacji i teraz do jej obowiązków należy wpisywanie zastępstw i ich kontrola. Funkcja ustawiania zastępstw w systemie jest bardzo przydatna, ponieważ w naszej placówce przyjęliśmy rozwiązanie, że każdy nauczyciel ma dostęp tylko do dziennika swojej grupy. Dzięki funkcji zastępstw, w czasie nieobecności danego nauczyciela – nauczyciel zastępujący otrzymuje tymczasowy dostęp do dziennika elektronicznego danej grupy. Nauczyciel może swobodnie przeprowadzić zajęcia mając podgląd listy dzieci i całego dziennika. Wystarczy, że wpiszemy daty obowiązywania zastępstwa, a system zajmie się całą resztą za nas. Dodatkowo dostęp ten automatycznie jest ograniczany po upływie czasu trwania zastępstwa. 

Wsparcie opiekuna i stały kontakt

Od 4 lat współpracujemy z Inso i nigdy nie miałam żadnego problemu, aby skontaktować się z działem obsługi, za każdym razem otrzymuję szybką pomoc i szczegółowe informacje. Doceniam również to, że w przypadku gdy napotkam jakiś problem lub coś jest dla mnie nie do końca zrozumiałe, to razem z naszym opiekunem przechodzimy przez tę ścieżkę krok po kroku. Nigdy też nie spotkałam się z żadnym negatywnym słowem w stronę Inso, czy to od nauczycieli, czy też od rodziców, wszyscy są bardzo zadowoleni.

Podsumowanie

Wdrożenie aplikacji Inso pozwala nam wykonywać wiele spraw w sposób automatyczny, dzięki czemu oszczędzamy czas. Zmiany dostrzegają i co najważniejsze – doceniają także rodzice. Aplikacja spełnia nasze oczekiwania i na tyle ułatwia nam pracę, że polecam ją wszystkim dyrektorom przedszkoli.