„Korzystam z urządzeń do ewidencji czasu, system sam rejestruje godzinę przyjścia i wyjścia dzieci oraz zapisuje ją na liście obecności”

Wprowadziłem system Inso w dwóch placówkach

Poszukiwałem systemu, który usprawni pracę naszego przedszkola. Na początku zależało mi głównie na module rozliczeń, których generowanie zajmowało najwięcej czasu i powodowało wiele błędów oraz pomyłek w rachunkach. Chciałem to wszystko zautomatyzować. Nasza współpraca z Inso na samym początku wyglądała tak, że podsyłaliśmy nasze pomysły do wdrożenia, które prędzej czy później były realizowane, w zależności od stopnia skomplikowania. W taki sposób, aplikacja stała się na tyle dostosowana do moich oczekiwań i potrzeb placówki, że w momencie otwierania drugiego przedszkola nie miałem żadnych wątpliwości co do wdrożenia w niej systemu Inso. W związku z tym, że nowa placówka jest placówką publiczną, Inso musiało dokonać nam pewnych modyfikacji w kwestii obecności, co zostało bardzo szybko wykonane i system świetnie się sprawdza.

Montaż urządzeń do ewidencji czasu

Z racji tego, że nasze przedszkole „Planeta Dzieci” jest placówką publiczną, rozliczamy czas pobytu dzieci godzinowo. Pobyt do 5 godzin jest bezpłatny, a powyżej 5 godzin prowadzimy naliczanie złotówkowe. Aplikacja Inso wyszła naprzeciw naszym oczekiwaniom. Od kiedy zamontowaliśmy urządzenia do kontroli dostępu i ewidencji czasu pobytu, rodzice dzieci odbijają się na czytniku w momencie przyjścia do placówki. Dzięki indywidualnym kartom przypisanym do każdego dziecka system automatycznie rejestruje godzinę przyjścia i zapisuje ją na liście obecności oraz w elektronicznym dzienniku w aplikacji Inso. Dokładnie tak samo wygląda to w przypadku wyjścia z placówki, dzięki temu znamy dokładne godziny pobytu dziecka w przedszkolu i na tej podstawie wyliczamy należne opłaty dla rodziców. Aplikacja stanowi ogromne ułatwienie pracy nauczycieli, którzy nie muszą już sprawdzać list obecności dzieci i notować płatnych godzin, aby następnie wyliczać rachunki – system robi to wszystko automatycznie. Mamy również możliwość ręcznego wprowadzania godzin lub ich edycji w razie potrzeby.

‍‍
Urządzenia Inso wykorzystujemy również do ewidencji czasu pracy pracowników, którzy odbijają się na czytniku, a system automatycznie rejestruje czas pracy i na tej podstawie wylicza przepracowane godziny i ewentualne nadgodziny. 

Bezpieczna placówka z urządzeniami Inso

W naszym przedszkolu korzystamy również z kontroli dostępu. Oznacza to, że urządzenia są bezpośrednio podłączone do zamka w drzwiach, dzięki temu możliwość wejścia na teren obiektu mają tylko i wyłącznie osoby upoważnione, czyli posiadające kartę lub brelok. Po poprawnym odbiciu na czytniku zamek zostaje zwolniony i drzwi zostają otwarte. Dodatkowo system rejestruje każde wejście i wyjście do/z placówki, a my w każdej chwili możemy przejrzeć historię odwiedzin. 

Rekrutacja w aplikacji

Z początku przeprowadzaliśmy rekrutację do naszej placówki w formie papierowych wniosków, co było utrudnione, bo zawsze ktoś musiał fizycznie być w placówce. Elektroniczne formularze Inso wprowadziliśmy kilka miesięcy później, było to dla nas bardzo duże usprawnienie, szczególnie dlatego, że nasza druga placówka jeszcze wtedy nie funkcjonowała – była w remoncie, więc mogliśmy przeprowadzać rekrutację zdalnie, wystarczył dostęp do telefonu lub komputera.

Sam proces rekrutacji dzieci jest teraz bardzo prosty. Pierwszym krokiem było przygotowanie przez nas formularza w systemie Inso, który udostępniliśmy w postaci linku rodzicom na naszej stronie internetowej. Jeśli rodzice kontaktują się z nami telefonicznie z zapytaniem o możliwość rekrutacji dziecka, odsyłamy ich na stronę internetową do formularza, który wypełniają i odsyłają bezpośrednio do nas. Wszystkie wnioski trafiają w jedno miejsce, mamy zachowaną kolejność zgłoszeń po dacie, kiedy rodzic wysłał wniosek. Dodatkowo widzimy datę urodzenia dziecka, co jest ważne w przypadku placówek publicznych, do których rekrutujemy uwzględniając rocznik dziecka. Wielkim ułatwieniem jest możliwość tworzenia własnych etykiet, dzięki którym możemy oznaczać na jakim etapie jest proces rekrutacji w przypadku każdego z kandydatów. Całą listę wniosków możemy filtrować po dacie wpłynięcia, statusie lub po wspomnianych etykietach. Podoba mi się również funkcja masowej obsługi wniosków, dzięki której mogę, np. wszystkim nowym wnioskom zmienić status lub nadać etykietę. Niezwykle ważną kwestią jest możliwość przenoszenia danych wypełnionych przez rodzica we wniosku bezpośrednio do profilu dziecka w aplikacji w przypadku przyjęcia dziecka do placówki. Dzięki temu nie trzeba ponownie tych danych przepisywać i unikamy ewentualnych pomyłek. Ponadto na uwagę zasługują powiadomienia wysyłane przez system zarówno do nas, np. o nowym wniosku, jak i do rodziców, którzy dostają informację o poprawnym przesłaniu wniosku do placówki oraz o zmianie statusu. Obecnie formularze rekrutacyjne Inso są tak mocno rozbudowane, że dają nam ogromne możliwości i bardzo usprawniają naszą pracę. Co więcej, mamy możliwość pobrania raportu listy wniosków z danymi, jak również pobrania każdego wniosku w formie PDF, np. do wydruku. 

Rozliczenia z rodzicami w jednym miejscu

Myślę, że jedną z funkcji aplikacji, którą doceniam i która zasługuje na uwagę, jest możliwość podglądu rozliczenia danego dziecka bezpośrednio w jego profilu. Każdy raport zawiera informację ile rodzic powinien zapłacić, ile zapłacił w poprzednich miesiącach z podziałem na poszczególne składowe, takie jak czesne, posiłki i inne opłaty. Nie muszę szukać danej wpłaty na liście wszystkich wpłat, aby przypisać do danego dziecka – jest to robione z automatu i znajduje się w jednym miejscu, a to ogromne ułatwienie dla mnie. Rodzice również mają podgląd rachunku w swojej aplikacji, gdzie widzą aktualne saldo i jego składowe. Dodatkowo otrzymują powiadomienia w aplikacji, dzięki temu wiedzą ile i za co mają zapłacić.

Wsparcie opiekuna

Nie mieliśmy problemów z wdrożeniem aplikacji, większość funkcji była dla nas jasna i zrozumiała. Zdarzały się nowości, czy usprawnienia, które zostawały wprowadzane do systemu i wtedy musieliśmy się z nimi chwilę zaznajomić. Za każdym razem otrzymujemy kompletne materiały informacyjne zarówno dla kadry jak i rodziców. Szkoleniowe artykuły i nagrania wideo są łatwe w odbiorze i zrozumiałe dla każdego. Dodatkowo mamy stały kontakt z naszym opiekunem, a interakcja ze strony zespołu Inso jest bardzo szybka, więc w razie jakichkolwiek pytań, nie ma problemu z kontaktem i wsparciem. 

Podsumowanie

Na rynku są dostępne różne aplikacje dla przedszkoli i żłobków, które oferują cząstkowe rozwiązania. Inso to kompleksowy system, który będzie służył nie tylko jako narzędzie do komunikacji, ale będzie zawierać rozbudowane możliwości rozliczeń z rodzicami, w pełni funkcjonalne dzienniki elektroniczne, do tego moduł rekrutacji oraz urządzenia do kontroli dostępu połączone z ewidencją czasu pobytu zarówno dzieci jak i pracowników w placówce. Jeśli ktoś poszukuje funkcjonalnych rozwiązań do swojego przedszkola to polecam aplikację Inso.