„Formularze rekrutacyjne Inso są bardzo komfortowe i ułatwiają mi pracę. Doceniają je również rodzice”

Początek historii „Stumilowego Lasu”

Nasze placówki funkcjonują od 2012 roku i wszystkie mieszczą się w stolicy wielkopolski – Poznaniu. Pierwotnie zaczynaliśmy od jednego oddziału składającego się z przedszkola i żłobka. Po około trzech latach przenieśliśmy placówkę w inne miejsce, i mimo że było to po drugiej stronie naszej dzielnicy, cieszyliśmy się tak dużą popularnością, zainteresowaniem i zadowoleniem rodziców, że większość dzieci pozostała w naszym „Stumilowym Lesie” przenosząc się wraz z nami. Nasze placówki prowadzone są z pasją i pełną świadomością branży co pozwala nam się systematycznie rozwijać, dlatego z początkiem zeszłego roku przejęliśmy drugą placówkę mieszczącą się na poznańskim Grunwaldzie, a obecnie mamy już trzecią zlokalizowaną na Ratajach, więc stanowimy już mini sieć przedszkoli i żłobków.

Sentyment do „Kubusia Puchatka” – czyli skąd pomysł na nazwę?

Pomysłodawcami nazwy placówek „Stumilowy Las” są właściciele, którzy darzą ogromną sympatią bajkę o „Kubusiu Puchatku”, dlatego też nasze przedszkola i żłobki w pełni nawiązują do przygód tego sympatycznego bohatera, a nasze grupy noszą nazwy postaci występujących w wyżej wymienionej bajce.

Utrudniona rekrutacja bez aplikacji

Zanim zaczęliśmy korzystanie z elektronicznej rekrutacji w aplikacji Inso, najczęściej rodzice musieli osobiście zgłaszać dzieci w naszym oddziale. Było to utrudnione i nie zawsze możliwe, dlatego że nasze placówki znajdują się w dużym mieście, gdzie rodzice często zmieniają przedszkole lub żłobek dla swojego dziecka ze względu na przeprowadzkę, czy też panującą w niedalekim czasie pandemię. W sytuacjach, kiedy żaden z rodziców nie mógł fizycznie pojawić się wcześniej w placówce robiliśmy wyjątki i udostępnialiśmy kartę zgłoszenia dziecka mailowo, prosiliśmy o wydruk, wypełnienie, zeskanowanie i odesłanie. Na tej podstawie tworzyliśmy umowę, którą następnie rodzic podpisywał zdalnie poprzez profil zaufany, czy też podpis elektroniczny. Zdarzało się, że umowy te po wydruku były nieczytelne i mało estetyczne, gdyż nie każdy z rodziców ma dostęp do profesjonalnego sprzętu, takiego jak drukarka czy skaner. W efekcie kończyło się to ponownym wypełnianiem dokumentów i podpisywaniem umowy przez rodzica już w placówce, kiedy pojawił się z dzieckiem. Dopiero wtedy mięliśmy pewność, że dokumenty są możliwe do odczytania i wiarygodne.

Wprowadzenie elektronicznych formularzy

W tym roku rozpoczęliśmy rekrutację w aplikacji Inso z wykorzystaniem elektronicznych formularzy. Przyznam, że są one obecnie bardzo komfortowe i ułatwiają moją pracę w znaczącym stopniu. Wiele zadań, które dotąd wykonywałam w programie Excel, obecnie mam w jednym miejscu w tak zwanej pigułce ze stałym i łatwym dostępem. Bardzo doceniam przejrzystość tego modułu i to, że wszystko odbywa się w stu procentach zdalnie. Wystarczy, że udostępnię rodzicom link do formularza, który znajduje się na zewnętrznej platformie, dzięki temu, mimo że rekrutacja odbywa się w aplikacji, rodzice nie muszą posiadać w niej konta. Rodzice wypełniają formularz i wysyłają bezpośrednio do nas. Ja mam możliwość zmiany statusów wniosków oraz dodawania specjalnych oznaczeń, dzięki czemu wiem, na jakim etapie jest dany wniosek. W następnym etapie powiadamiam rodziców za pomocą wiadomości w module rekrutacji, bądź ewentualnie mailowo lub telefonicznie, w zależności jak mi i rodzicom wygodniej. Czasem spotykamy się bezpośrednio w placówce, jeśli rodzice tego oczekują i mają taką możliwość, podpisujemy umowę i proces rekrutacji jest zakończony. 

Przydatne oznaczenia w postaci etykiet

Ogromnym ułatwieniem dla mnie jest możliwość dodawania oznaczeń w postaci etykiet, które mogę stworzyć i edytować samodzielnie, a następnie przypisać do danego wniosku. Jest to bardzo pomocne, gdyż same statusy „nowy”, „w trakcie”, „przyjęty” i „odrzucony” niewiele podpowiadają na jakim etapie rekrutacji jesteśmy. Dzięki etykietom mogę konkretnie oznaczyć każdy wniosek z osobna na przykład, że trwają rozmowy z rodzicem, czekamy na dokumenty. Jest to niezastąpione w przypadku gdy nad procesem rekrutacji czuwa więcej osób. W naszych placówkach często przeprowadzam rekrutację wspólnie z organem prowadzącym, czy też Panią Prezes i wszyscy pracujemy w tym samym module, na tych samych danych. W momencie kiedy ja zmieniam daną etykietę, na przykład z „trwających rozmów z rodzicem” w „oczekiwanie na dokumenty”, wówczas druga osoba widzi moje zmiany i nie wykonuje niepotrzebnych telefonów, czy też nie wysyła maili. Bardzo ułatwia nam to naszą pracę, nie powielamy zadań i unikamy niepotrzebnych pomyłek. Warto dodać, że pomaga nam to też marketingowo z tego względu, że prawidłowo funkcjonująca placówka to nasza wizytówka, a wykonywanie kilku telefonów jeden po drugim nie jest dobrze odbierane i świadczy o braku komunikacji. 

Dane dziecka przenoszone do profilu w aplikacji

Cenną funkcją, którą dają elektroniczne formularze Inso jest również automatyczne przenoszenie danych dziecka z wniosku rekrutacyjnego do profilu w aplikacji. Dzięki temu nie muszę ponownie wprowadzać tych samych danych własnoręcznie, są one automatycznie zaciągane z wniosku wypełnianego przez rodzica, co też niweluje możliwość popełnienia błędów. Wystarczy, że zmienię status wybranego wniosku na „przyjęty” i zaznaczę opcję założenia profilu dziecka oraz przeniesienia wszystkich danych, przypisując docelową grupę. Patrząc z perspektywy posiadania kilkudziesięciu maluchów, w każdej z placówek – to ogromna oszczędność czasu, jeżeli te dane są automatycznie wprowadzone wcześniej. Dodatkowo mamy również możliwość założenia od razu kont dla rodziców na podstawie danych z wniosków, to kolejne usprawnienie pracy mojej i rodziców. 

Zadowoleni rodzice

Elektroniczną rekrutację chwalą sobie również rodzice, którzy obecnie bardzo często poszukują wszelkich informacji w Internecie. Wybierając odpowiednie przedszkole, przeglądają strony internetowe, widok 360 stopni, galerie zdjęć, czytają opinie, a dopiero po tej analizie dzwonią z pytaniem, czy mamy miejsce i jak rekrutować swojego malucha. Bardzo często nawet nie pojawiają się osobiście wcześniej w placówce, chcą załatwić wszystko zdalnie. Aplikacja Inso daje nam taką możliwość, wystarczy, że poinformuję rodzica jak wygląda proces rekrutacji w naszych placówkach, wyślę link do formularza rekrutacyjnego i nie muszę już zbyt dużo rodzicom tłumaczyć. Wszystko płynnie odbywa się w systemie, rodzice wypełniają formularz i wysyłają do nas, a my mamy wszystkie wnioski w jednym miejscu w naszej aplikacji. 

Przejrzysty interfejs aplikacji

Z pozoru błaha rzecz, ale zarówno mi, jak i rodzicom bardzo podoba się przejrzysty interfejs aplikacji. Zanim zaczęłam współpracę z Inso – jeszcze w poprzedniej placówce – zrobiłam research większości dostępnych na rynku systemów do zarządzania przedszkolem. Wiele z nich miało bardzo dużo różnych funkcji w menu, które niekoniecznie były potrzebne, przez co było to trochę mylące dla użytkowników. Często ważne opcje były pochowane w aplikacji, ciężko je było odnaleźć. W Inso menu jest bardzo dobrze zorganizowane, moduły są jasno podzielone, wszystko jest na swoim miejscu, w razie potrzeby można cofnąć i nic nie da się popsuć. Kolory aplikacji są bardzo neutralne, przez co łatwo się w niej odnaleźć, co doceniają również rodzice. Nie ma żadnego aspektu, jeśli chodzi o użytkowanie, do którego mogłabym się przyczepić – aplikacja działa jak należy. 

Szybka pomoc zespołu Inso

Bardzo cenię sobie szybkość reakcji z Waszej strony w przypadku zgłaszania ewentualnych uwag, modyfikacji, czy wprowadzenia nowych funkcji. Jeśli wystąpi jakiś błąd, co zdarza się niezwykle rzadko, bardzo szybko otrzymuję od Państwa jasną i klarowną informację z powodem i podjętymi działaniami. Zdarza się też, że zgłaszam się z jakimś błahym problemem, który pewnie rozwiązałabym sama, ale wiem, że otrzymam bardzo szybką pomoc i to też jest niezwykle cenne.

Wsparcie opiekuna 

Od samego początku wdrażania aplikacji otrzymałam opiekuna, który wprowadził mnie w całość funkcjonowania systemu, pomógł skonfigurować aplikację, wprowadzić dane i zawsze chętnie wspierał. Nie było sytuacji, żebym musiała czekać na kontakt, czy odpowiedź dłużej niż jeden dzień. Na uwagę zasługują również materiały udostępniane przez Inso dla nauczycieli i rodziców, którzy dzięki nim mogą sami zapoznać się z aplikacją i nie potrzebują wielkiego wsparcia z mojej strony. 

Menadżer Pedagogiczny – czy warto?

Korzystałam z Menadżera pedagogicznego jeszcze w poprzedniej placówce i przyznam, że udostępniane tam treści były naprawdę bardzo wartościowe. Przyjemnie się je czytało i z łatwością się do nich wracało. Myślę, że to z pewnością niezbędne narzędzie i pomoc przede wszystkim dla dyrektorów, którzy zaczynają pełnić tę funkcję. Ja też kiedyś zaczynałam i pamiętam, że było to dość trudne, szczególnie w przypadku placówki niepublicznej. Prawo oświatowe w większości określa przepisy dla placówek publicznych, stąd bardzo ciężko jest zebrać wszystkie dokumenty, które tak naprawdę są niezbędne. Taki początkujący dyrektor trochę „po omacku” szuka co powinien mieć, a czego nie potrzebuje i często dokumenty są tworzone na wyrost, ze strachu przed kontrolą z kuratorium.

‍Menadżer Pedagogiczny to zbiór wszystkiego, co niezbędne w jednym miejscu, idealnie przekazane dla osoby, która nie ma ogromnego doświadczenia. Możliwość zwrócenia się do eksperta również jest cenna, gdyż co dwie głowy to nie jedna i nawet zorganizowany dyrektor z długoletnim stażem potrzebuje czasem coś skonsultować i potwierdzić, aby uspokoić głowę.

Podsumowanie

W moim odczuciu system Inso spełnia wszystkie aspekty, które dobra aplikacja do zarządzania przedszkolem powinna mieć. Posiada bardzo dużo rozbudowanych modułów, a w przypadku prowadzenia kilku placówek ta wielofunkcyjność i dostępność z każdego miejsca jest niezwykle wygodna. Wspomniane przeze mnie aspekty składają się na to, że polecam aplikację Inso wszystkim dyrektorom, bo mi osobiście niezwykle ułatwia codzienną pracę.