„Formularze rekrutacyjne Inso są bardzo komfortowe i ułatwiają mi pracę. Doceniają je również rodzice”

Początek historii „Stumilowego Lasu”

Nasze placówki funkcjonują od 2012 roku i wszystkie mieszczą się w stolicy wielkopolski – Poznaniu. Pierwotnie zaczynaliśmy od jednego oddziału składającego się z przedszkola i żłobka. Po około trzech latach przenieśliśmy placówkę w inne miejsce, i mimo że było to po drugiej stronie naszej dzielnicy, cieszyliśmy się tak dużą popularnością, zainteresowaniem i zadowoleniem rodziców, że większość dzieci pozostała w naszym „Stumilowym Lesie” przenosząc się wraz z nami. Nasze placówki prowadzone są z pasją i pełną świadomością branży co pozwala nam się systematycznie rozwijać, dlatego z początkiem zeszłego roku przejęliśmy drugą placówkę mieszczącą się na poznańskim Grunwaldzie, a obecnie mamy już trzecią zlokalizowaną na Ratajach, więc stanowimy już mini sieć przedszkoli i żłobków.

Sentyment do „Kubusia Puchatka” – czyli skąd pomysł na nazwę?

‍

Pomysłodawcami nazwy placówek „Stumilowy Las” są właściciele, którzy darzą ogromną sympatią bajkę o „Kubusiu Puchatku”, dlatego też nasze przedszkola i żłobki w pełni nawiązują do przygód tego sympatycznego bohatera, a nasze grupy noszą nazwy postaci występujących w wyżej wymienionej bajce.

Przydatne oznaczenia w postaci etykiet

Ogromnym ułatwieniem dla mnie jest możliwość dodawania oznaczeń w postaci etykiet, które mogę stworzyć i edytować samodzielnie, a następnie przypisać do danego wniosku. Jest to bardzo pomocne, gdyż same statusy „nowy”, „w trakcie”, „przyjęty” i „odrzucony” niewiele podpowiadają na jakim etapie rekrutacji jesteśmy. Dzięki etykietom mogę konkretnie oznaczyć każdy wniosek z osobna na przykład, że trwają rozmowy z rodzicem, czekamy na dokumenty. Jest to niezastąpione w przypadku gdy nad procesem rekrutacji czuwa więcej osób. W naszych placówkach często przeprowadzam rekrutację wspólnie z organem prowadzącym, czy też Panią Prezes i wszyscy pracujemy w tym samym module, na tych samych danych. W momencie kiedy ja zmieniam daną etykietę, na przykład z „trwających rozmów z rodzicem” w „oczekiwanie na dokumenty”, wówczas druga osoba widzi moje zmiany i nie wykonuje niepotrzebnych telefonów, czy też nie wysyła maili. Bardzo ułatwia nam to naszą pracę, nie powielamy zadań i unikamy niepotrzebnych pomyłek. Warto dodać, że pomaga nam to też marketingowo z tego względu, że prawidłowo funkcjonująca placówka to nasza wizytówka, a wykonywanie kilku telefonów jeden po drugim nie jest dobrze odbierane i świadczy o braku komunikacji. 

Dane dziecka przenoszone do profilu w aplikacji

‍

Cenną funkcją, którą dają elektroniczne formularze Inso jest również automatyczne przenoszenie danych dziecka z wniosku rekrutacyjnego do profilu w aplikacji. Dzięki temu nie muszę ponownie wprowadzać tych samych danych własnoręcznie, są one automatycznie zaciągane z wniosku wypełnianego przez rodzica, co też niweluje możliwość popełnienia błędów. Wystarczy, że zmienię status wybranego wniosku na „przyjęty” i zaznaczę opcję założenia profilu dziecka oraz przeniesienia wszystkich danych, przypisując docelową grupę. Patrząc z perspektywy posiadania kilkudziesięciu maluchów, w każdej z placówek – to ogromna oszczędność czasu, jeżeli te dane są automatycznie wprowadzone wcześniej. Dodatkowo mamy również możliwość założenia od razu kont dla rodziców na podstawie danych z wniosków, to kolejne usprawnienie pracy mojej i rodziców. 

Zadowoleni rodzice

Elektroniczną rekrutację chwalą sobie również rodzice, którzy obecnie bardzo często poszukują wszelkich informacji w Internecie. Wybierając odpowiednie przedszkole, przeglądają strony internetowe, widok 360 stopni, galerie zdjęć, czytają opinie, a dopiero po tej analizie dzwonią z pytaniem, czy mamy miejsce i jak rekrutować swojego malucha. Bardzo często nawet nie pojawiają się osobiście wcześniej w placówce, chcą załatwić wszystko zdalnie. Aplikacja Inso daje nam taką możliwość, wystarczy, że poinformuję rodzica jak wygląda proces rekrutacji w naszych placówkach, wyślę link do formularza rekrutacyjnego i nie muszę już zbyt dużo rodzicom tłumaczyć. Wszystko płynnie odbywa się w systemie, rodzice wypełniają formularz i wysyłają do nas, a my mamy wszystkie wnioski w jednym miejscu w naszej aplikacji. 

Przejrzysty interfejs aplikacji

Z pozoru błaha rzecz, ale zarówno mi, jak i rodzicom bardzo podoba się przejrzysty interfejs aplikacji. Zanim zaczęłam współpracę z Inso – jeszcze w poprzedniej placówce – zrobiłam research większości dostępnych na rynku systemów do zarządzania przedszkolem. Wiele z nich miało bardzo dużo różnych funkcji w menu, które niekoniecznie były potrzebne, przez co było to trochę mylące dla użytkowników. Często ważne opcje były pochowane w aplikacji, ciężko je było odnaleźć. W Inso menu jest bardzo dobrze zorganizowane, moduły są jasno podzielone, wszystko jest na swoim miejscu, w razie potrzeby można cofnąć i nic nie da się popsuć. Kolory aplikacji są bardzo neutralne, przez co łatwo się w niej odnaleźć, co doceniają również rodzice. Nie ma żadnego aspektu, jeśli chodzi o użytkowanie, do którego mogłabym się przyczepić – aplikacja działa jak należy. 

‍Menadżer Pedagogiczny to zbiór wszystkiego, co niezbędne w jednym miejscu, idealnie przekazane dla osoby, która nie ma ogromnego doświadczenia. Możliwość zwrócenia się do eksperta również jest cenna, gdyż co dwie głowy to nie jedna i nawet zorganizowany dyrektor z długoletnim stażem potrzebuje czasem coś skonsultować i potwierdzić, aby uspokoić głowę.

Podsumowanie

W moim odczuciu system Inso spełnia wszystkie aspekty, które dobra aplikacja do zarządzania przedszkolem powinna mieć. Posiada bardzo dużo rozbudowanych modułów, a w przypadku prowadzenia kilku placówek ta wielofunkcyjność i dostępność z każdego miejsca jest niezwykle wygodna. Wspomniane przeze mnie aspekty składają się na to, że polecam aplikację Inso wszystkim dyrektorom, bo mi osobiście niezwykle ułatwia codzienną pracę.