“Zmieniłam aplikację na Inso. Dopóki się nie spróbuje, to trochę człowiek nie wie, co traci – a traci czas.”

Spis treści

Adaptacja z rodzicem – wyróżnik żłobka “Szumilas”

Wyróżnikiem naszych żłobków jest adaptacja dziecka z rodzicem. Wierzymy, że proces, w którym rodzic aktywnie uczestniczy w pierwszych dniach pobytu dziecka w placówce, jest kluczowy dla dobrego startu. Na początku rodzic jest obecny z dzieckiem na sali, wprowadza go w rytm dnia, pomaga zrozumieć nowe otoczenie. Z czasem powoli się wycofuje, a my – opiekunowie – zaczynamy budować relacje z maluchem. To podejście pozwala na bardziej płynne przejście z domu do żłobka, gdzie dziecko nie czuje się nagle oderwane od bliskich osób.

Wcześniejsza aplikacja

Otwierając moją pierwszą placówkę zupełnie nie miałam doświadczenia i nawet nie wiedziałam, że są takie aplikacje, które pomagają dyrektorowi zarządzać placówką. Wtedy odezwała się do mnie zupełnie inna firma ze swoją ofertą i nie robiąc żadnego rozeznania, po prostu zaczęliśmy korzystać z tamtej aplikacji.

Wraz z upływem czasu, zaczęło zależeć mi na podniesieniu jakości mojej placówki, wówczas te podstawowe funkcje aplikacji przestały być wystarczające. Zaczęłam się rozglądać za kompleksowym systemem, który spełni nasze oczekiwania, pomoże mi w zarządzaniu placówką i uporządkuje komunikację z rodzicami – tak trafiłam na stronę internetową Inso.

Zmiana aplikacji w 7 prostych krokach

Umówiłam się na rozmowę online, podczas której przedstawiono mi jasno te funkcje, które najbardziej mnie interesowały. Potem otrzymałam dostęp do aplikacji na okres testowy, mogłam zobaczyć, czy aplikacja działa prawidłowo. W pierwszej placówce przez miesiąc korzystaliśmy zarówno ze starej aplikacji, jak i nowej, a po tym czasie, wraz z rozpoczęciem nowego roku szkolnego, zdecydowaliśmy się na całkowitą zmianę. Natomiast druga placówka, która niedawno powstała, od razu zaczęła korzystać z Inso.

Jeśli chodzi o kadrę, zmiana wymagała przestawienia się na nowy system, naukę obsługi aplikacji i wprowadzenia wszystkich danych. Wymagało to czasu, lecz system jest na tyle intuicyjny, że najważniejsze funkcje są od razu widoczne i łatwe do odnalezienia. Dodatkowo, nasz opiekun z Inso zaproponował szkolenie online dla kadry, podczas którego przedstawiono podstawowe funkcje systemu oraz praktyczne wskazówki przydatne w codziennym użytkowaniu. Dziewczyny mogły również zadawać pytania, na które otrzymywały wyczerpujące odpowiedzi.

Z pozycji dyrektora wymagało to nieco więcej pracy, związanej z przeniesieniem danych, dodaniem dzieci, poznaniem dzienników elektronicznych, czy grafików pracy. Nie da się tego uniknąć, osobiście rozpoczęłam od wprowadzenia dzieci, pracowników, następnie założyłam konta rodzicom – wszystko po koleji. W pierwszych dniach, na bieżąco kontaktowałam się z moim opiekunem z Inso telefonicznie lub na czacie i zawsze otrzymywałam odpowiedź i pomoc. To bardzo ważne, aby nie bać się kontaktować w razie pytań i wątpliwości.

Korzyści po zmianie aplikacji

Nie zauważamy teraz problemów technicznych, które występowały przy poprzedniej aplikacji. Nie miałam także żadnych zgłoszeń, żeby coś się działo, czy z perspektywy rodziców, czy kadry. 

Wykorzystujemy funkcje systemu Inso w pełni – czat z rodzicami, obecności, dziennik elektroniczny, grafiki pracy, tablica ogłoszeń, rozliczenia, powiadomienia, catering. Aplikacja zdejmuje z nas ciężar wielu drobnych, ale czasochłonnych obowiązków. Dzięki niej, nie muszę nawet pamiętać o wysyłaniu zamówienia do cateringu – aplikacja robi to automatycznie. Jestem bardzo zadowolona z tej zmiany!

Przez przeglądarkę lub w aplikacji mobilnej

W poprzedniej aplikacji, z której korzystaliśmy wersja na komputer i na telefon różniły się od siebie dostępnością funkcji oraz wyglądem, przez co nie mogłam wszystkiego zrobić z poziomu telefonu. W Inso obie wersje są identyczne, mają te same funkcje i spójny wygląd – co stanowi ogromną zaletę, a każdy może korzystać tak jak mu wygodniej.

Kadra posiada dostęp do aplikacji w swoich telefonach, dzięki temu mają stały dostęp, otrzymują powiadomienia. Natomiast ja na co dzień korzystam zarówno z aplikacji mobilnej, jak i wersji przez przeglądarkę z tego względu, że jest mi po prostu wygodniej. Teraz mogę wyjechać na urlop, mieć pod ręką telefon i wystawić rachunki, sprawdzić wszystko co jest mi potrzebne. 

6 pytań do dyrektora

Największe wyzwanie w prowadzeniu żłobka to?‍

Współpraca z rodzicami.

Co jest Pani super mocą?

Uśmiech i pozytywność do świata.

Jedna rada dla innych dyrektorów żłobków?

Trzeba lubić tą pracę, to wszystko się poukłada.

Ulubiona funkcja aplikacji Inso?

Rekrutacja. Tak, Zdecydowanie.

Co powiedziałaby Pani innym dyrektorom, którzy zastanawiają się, czy warto wdrożyć naszą aplikację?

Już mówiłam innym dyrektorom, których spotykałam, że ja nie wyobrażam sobie życia w ogóle bez aplikacji. Naprawdę to mówię serio, z ręką na sercu. Dopóki się nie spróbuje tej aplikacji i tych funkcji, wszystkich możliwości, jakie daje ta aplikacja, to trochę człowiek nie wie, co traci – a traci czas. Czas, który mógłby wykorzystać na zdecydowanie fajniejsze rzeczy – zadbanie o kadrę, zadbanie o dzieci, rozmowy z rodzicami, zawsze jest na to mało przestrzeni.

Kiedy poznać, że nadszedł czas na tą zmianę?

Chyba trzeba mieć taką gotowość w sobie, tak myślę. Bo jeśli ja byłam pewna, że to jest dobra decyzja, to ja też jestem w stanie przekonać kadrę i rodziców i oni mają taki spokój wewnętrzny. Chyba dyrektor musi chcieć tej zmiany i być na nią gotowy i faktycznie czuć pewien dyskomfort i to, że chce się to zmienić. Bo my możemy czuć pewien dyskomfort, ale możemy nie chcieć tego zmienić, bo nam wygodnie. Natomiast ja wychodzę z tego założenia, że rzeczywiście, nawet jeśli ja teraz włożę jakąś pracę większą, to zaprocentuje mi to na przyszłość – to takie moje podejście.

Obejrzyj wideo!

Podsumowanie – korzyści ze zmiany aplikacji

Zmiana wcześniejszej aplikacji na system Inso pozwoliła Pani Monice usprawnić wiele codziennych, prostych, lecz czasochłonnych zadań, takich jak zarządzanie grafikami, komunikacja z rodzicami, rozliczenia, czy chociażby wysyłanie zamówień do cateringu.

W porównaniu do poprzedniej aplikacji, Inso zapewnia większą stabilność techniczną oraz intuicyjność, co sprawia, że zarówno kadra, jak i rodzice nie mają problemów z obsługą. Dodatkowo, dla Pani Moniki kluczowe było wsparcie ze strony opiekuna Inso, które pozwoliło sprawnie przejść na nowy system.

Do tego, system daje możliwość korzystania z aplikacji zarówno na komputerze, jak i w wersji mobilnej, co pozwala użytkownikom korzystać z niej tak, jak im wygodniej, a Pani Monice zarządzać placówką z dowolnego miejsca.