„Nie wyobrażam sobie, że mogłabym nie mieć dostępu do Inso – to zupełnie inny poziom pracy”

Historia “Misia Uszatka”

Rozpoczynałam swoją przygodę od jednej placówki, lecz bardzo szybko wzrastało zapotrzebowanie na miejsca w przedszkolu, stąd zdecydowałam się otworzyć kolejne oddziały. Obecnie jestem dyrektorem dwóch przedszkoli niepublicznych, lecz z wykształcenia jestem nauczycielem i to właśnie w grupie, między dziećmi tak naprawdę odnajduję siebie – poczucie, że to jest to co kocham robić. Moją pasją zaraziłam również moje dzieci – córka i syn także prowadzą swoje własne przedszkola, a ich przygoda rozpoczęła się właśnie w “Misiu Uszatku”. Stanowimy przedszkolną rodzinę, która nawzajem się wspiera.

Rozwój przedszkola

Przedszkole się rozrastało, przybywało dzieci oraz rodziców. W pewnym momencie prowadzenie chociażby rozliczeń w arkuszu Excel i przygotowywanie rachunków dla wszystkich rodziców stanowiło już wyzwanie. Wraz z córką przystąpiłyśmy do poszukiwania rozwiązania, które pozwoliłoby nam w łatwy sposób rozliczać pobyt dzieci w placówce oraz usprawnić komunikację z rodzicami, odpowiadając na ich potrzeby. Przez chwilę korzystaliśmy z rozwiązania przeznaczonego wyłącznie do tworzenia rozliczeń, lecz to nie było wystarczające. Poszukiwałyśmy dalej i tak trafiłyśmy na Inso – kompleksowy system, który spełnia nasze oczekiwania i jest niezastąpiony.

Decyzja o wyborze aplikacji Inso

Głównym powodem, który zadecydował o wyborze Inso był świetny kontakt z działem obsługi oraz pomoc opiekuna. Osobiście preferuję kontakt telefoniczny, więc gdy mam jakieś pytanie, sięgam po telefon i zawsze otrzymuję szybką i klarowną odpowiedź. Nigdy nie doświadczyłam żadnego problemu podczas kontaktu z opiekunem. Dodatkowo, aplikacja dostarcza mnóstwo materiałów w postaci filmów i artykułów, które są niezwykle pomocne w obsłudze systemu i można z nich skorzystać w każdej chwili.

Kolejnym aspektem, który znacząco ułatwia pracę, jest skuteczne zarządzanie kadrą. Dzięki aplikacji, każdy pracownik posiada indywidualne konto z odpowiednimi uprawnieniami dostosowanymi do jego stanowiska. W ramach tego konta, pracownik ma dostęp do grafiku pracy, posiada dedykowane miejsce do rejestrowania czasu pracy, może złożyć wniosek urlopowy oraz podejrzeć pozostałe limity urlopów. Dzięki temu zarządzanie personelem stało się bardziej przejrzyste i efektywne.

Ponadto aplikacja Inso dostarcza wiele drobnych funkcji, które dodatkowo usprawniają pracę. Mamy możliwość udostępniania różnorodnych plików i dokumentów przeznaczonych dla nauczycieli i rodziców, co zapewnia nam stały dostęp do wszystkich niezbędnych materiałów. Dodatkowo, aplikacja automatycznie przypomina nam o urodzinach dzieci, co stanowi świetną funkcję, ponieważ zawsze chcemy świętować te wyjątkowe dni w przedszkolu.

Sprawna komunikacja z rodzicami

Współcześni rodzice są przyzwyczajeni do tego, że mają telefon zawsze przy sobie i w każdej chwili mogą daną sprawę załatwić. Dzięki aplikacji Inso, mogą komunikować się z nauczycielami lub ze mną za pośrednictwem komunikatora. Osobiście staram się odpowiadać na ich wiadomości jak najszybciej, ponieważ lubię mieć sprawy załatwione od razu. Nauczyciele wiedzą, że po godzinach pracy nie muszą odpowiadać, jednak wielu z nich robi to w wolnych chwilach, co sprawia, że rodzice są zadowoleni z szybkiej reakcji.

Tablica ogłoszeń to narzędzie, z którego każdy nauczyciel korzysta codziennie i to bardzo aktywnie. Publikując ogłoszenia i dodając zdjęcia, relacjonują wszystkie wydarzenia i wycieczki organizowane w naszym przedszkolu. Możemy również tworzyć ankiety dla rodziców dotyczące np. planowanej wycieczki czy terminu spotkania, by w szybki sposób poznać ich preferencje. Przydatną opcją jest możliwość wyłączenia komentarzy, gdy dana informacja nie wymaga dyskusji, mam pełną kontrolę nad tym, które ogłoszenie może być komentowane, a które nie. Dodatkowo mogę sprawdzić, który z rodziców widział ogłoszenie, a który nie. Inso sprawdza się także w komunikacji z pracownikami.

Obecnie całą komunikację prowadzimy poprzez Inso, całkowicie rezygnując z różnych grup na Messengerze, których jestem przeciwnikiem. Rodzice teraz wiedzą, że ich wiadomość zobaczy nauczyciel, dyrektor i kierownik, co sprawia, że są bardziej taktowni i staranniej dobierają słowa.

Dziennik Elektroniczny Inso

Dziennik elektroniczny w aplikacji Inso stanowi ogromne ułatwienie codziennej pracy. Choć prowadzenie dziennika zajęć przedszkola jest stosunkowo proste, tak dziennik zajęć specjalistycznych wymaga większej organizacji. Dzięki Inso mamy szerokie możliwości dostosowania dziennika do konkretnych zajęć. Możemy utworzyć jeden dziennik dla określonych zajęć i przypisać do niego wszystkie dzieci biorące w nich udział lub też dla każdego dziecka stworzyć osobny dziennik, do którego przypisywane są zajęcia, w których bierze udział. To daje pełną swobodę w organizacji, pozwalając każdemu stworzyć dziennik dopasowany do jego potrzeb.

Inso umożliwia również automatyczną kontrolę dziennika przez dyrektora. W przypadku braku wpisu w danym dniu, system automatycznie informuje mnie o tym wskazując nauczyciela odpowiedzialnego, do którego powinnam zwrócić się w tej sprawie.

Na zakończenie roku szkolnego wszystkie dzienniki są bezpiecznie archiwizowane w systemie, a dane dzieci możemy szybko przenieść na kolejny rok do nowych grup, zapewniając ciągłość i porządek w dokumentacji.

Rozliczenia w aplikacji – bezcenna funkcja

Jako osoba odpowiedzialna za finanse w mojej placówce, uważam, że automatyczne rozliczenia są bezcenną funkcją. System samodzielnie sumuje wszystkie nieobecności dzieci, uwzględnia ilość spożytych posiłków, zajęcia dodatkowe oraz rabaty, a następnie automatycznie generuje rozliczenia. Ja wysyłam je do rodziców, którzy mogą zobaczyć szczegółowy rachunek w swojej aplikacji i dokonać płatności online.

Wcześniej, razem z koleżanką, musiałam przygotowywać i drukować zestawienia, a następnie ręcznie wprowadzać dane, co zajmowało nam wiele czasu. Dzięki Inso, wszystko odbywa się teraz w kilka minut, co bardzo usprawnia nasze działania. Staram się również sprawdzać opłaty tego samego dnia, dzięki czemu mogę szybko zidentyfikować rodziców, którzy już dokonali płatności, oraz tych, którzy jeszcze tego nie dokonali, a w razie potrzeby wysłać im przypomnienie.

Zgłaszanie nieobecności dzieci

Rodzice bardzo doceniają funkcję zgłaszania nieobecności dziecka poprzez aplikację, co umożliwia im odliczenie kwoty za posiłek w danym dniu. To nie tylko ułatwia im życie, ale także usprawnia naszą pracę, gdyż zgłoszone nieobecności automatycznie oznaczają się w dzienniku elektronicznym. Korzystamy z tej funkcji również podczas długich weekendów czy okresów wakacyjnych. Zawsze zachęcam rodziców do wcześniejszego zgłaszania planowanych nieobecności dzieci. Dzięki temu mamy świadomość, że w danym dniu będzie mniej uczestników, co umożliwia nam lepsze planowanie, np. połączenie grup, a także organizację urlopów dla pracowników.

Praca z aplikacją Inso – zupełnie inny poziom

Nawet nie da się porównać tego, jak nasza praca wyglądała przed wdrożeniem systemu, do tego jak wygląda obecnie. Nie wyobrażam sobie teraz, że miałabym nie mieć dostępu do Inso.  Dzięki aplikacji mogę zarządzać wszystkimi placówkami w jednym miejscu, do tego nie muszę się na nowo logować wystarczy, że przełączę się między przedszkolami. Każdy swój dzień w pracy rozpoczynam i kończę w aplikacji, sprawdzając, czy nie otrzymałam nowej wiadomości od rodziców. Użytkowanie systemu jest nie tylko łatwe, ale także satysfakcjonujące, a praca z Inso to zupełnie inny poziom.

Podsumowanie

W dzisiejszym świecie zmiany są nieuniknione, dlatego warto próbować nowoczesnych rozwiązań, aby uniknąć stagnacji. System Inso stale się rozwija i ewoluuje, wprowadzając nowe usprawnienia i funkcje. Nasze sugestie są aktywnie uwzględniane, co sprawia, że jako klienci czujemy się zaangażowani w proces doskonalenia aplikacji. Z całego serca polecam Inso wszystkim dyrektorom, ponieważ dostarcza on liczne funkcjonalności, które znacząco ułatwiają codzienną pracę.