"Największym wyzwaniem związanym z prowadzeniem finansów w Excelu był niezadowalający poziom komunikacji pomiędzy organem prowadzącym a rodzicami."

Początki Przedszkola i Szkoły

Będąc młodymi rodzicami, którzy po wielu latach pobytu za granicą postanowili związać się na dłużej z Rzeszowem, wiedzieliśmy, że nie skrzywdzimy naszych dzieci posyłając je do tradycyjnych szkół. Nie udało nam się znaleźć wtedy żadnej ciekawej alternatywy, więc postanowiliśmy wziąć sprawy w swoje ręce i na początku 2017 roku powołaliśmy do życia Fundację Curiositas, dzięki której w tym samym roku otworzyliśmy naszą własną szkołę podstawową, a rok później oddział przedszkolny. Obecnie do placówki uczęszcza około 100 dzieci. Wraz z początkiem roku szkolnego 2021/2022 otwieramy kolejną grupę przedszkolną oraz nowy lokal szkoły podstawowej, więc wyzwaniem staje się nie tylko kreowanie misji, nadawanie kierunku rozwoju oraz nadzorowanie bieżącej działalności, lecz także stopniowo zwiększająca się ilość działań administracyjnych.

Decyzja o wdrożeniu aplikacji Inso

Od dłuższego czasu zdawaliśmy sobie sprawę z konieczności wdrożenia odpowiedniej aplikacji, która ułatwi nam prowadzenie rozliczeń z naszymi klientami. Przez pierwsze lata wszystko organizowaliśmy za pomocą arkuszy Excela i poczty email, jednakże ciągły rozwój ilościowy oraz jakościowy, urozmaicona oferta zajęć dodatkowych, rozbudowany system naliczania czesnego, a także nasze zaangażowanie w inne projekty oraz błędy wynikające z ręcznego aktualizowania rozliczeń w Excelu, spowodowały, że nie mogliśmy już dłużej pozwolić sobie na kompromisy. Wiedzieliśmy, że bez dobrej aplikacji, która wesprze nas w rozliczeniach z rodzicami, możemy po prostu stracić nad tym panowanie.

Wybór systemu był dłuższym procesem – skupiliśmy się na poszukiwaniu najlepszej dla nas aplikacji, a nie „jakiejkolwiek”. Zanim zdecydowaliśmy się nawiązać współpracę z Inso, przetestowaliśmy dwie inne aplikacje, które nie sprostały naszym wyzwaniom. Ogromne znaczenie przy wyborze aplikacji miała również wyjątkowa jakość obsługi i niesamowicie pozytywne relacje już od pierwszego kontaktu.

Finanse rozliczane w Excelu

Największym wyzwaniem związanym z prowadzeniem finansów w Excelu była słaba komunikacja pomiędzy organem prowadzącym i rodzicami, a szczególnie zerowa możliwość śledzenia bieżących zobowiązań.

Dla organizacji non-profit, takiej jak nasza fundacja, sprawny przepływ gotówki jest sprawą kluczową. Brak możliwości udostępnienia naszych arkuszy Excel rodzicom w połączeniu z brakiem aktualnych informacji o stanie swojego salda powodował, że rodzice nie zawsze sumiennie wywiązywali się ze swoich zobowiązań, co przekładało się na okresowe problemy finansowe.

Dzięki aplikacji Inso każdy rodzic na bieżąco wie, jakie jest jego saldo, a co za tym idzie jakie są jego zobowiązania. W dodatku w łatwy sposób może regulować należności.

Większa płynność finansowa

Każdy rodzic ma w aplikacji swoje konto. Już od pierwszego dnia każdego miesiąca możemy wysyłać im bieżące rozliczenia ze wszystkimi najważniejszymi informacjami. Otrzymują oni stosowne powiadomienia na telefon oraz na maila. Natychmiast wiedzą ile wynosi ich rachunek do zapłaty oraz jakie są jego składowe. Często dokonują płatności od razu po otrzymaniu powiadomienia korzystając z narzędzi do płatności online będących częścią aplikacji Inso.

Coraz mniej rodziców zalega i opóźnia płatności także dzięki automatycznemu naliczaniu odsetek. Wszystko to przyczynia się do lepszych przepływów finansów. W przeciągu 5 miesięcy od wdrożenia aplikacji Inso, płatność zobowiązań w wymaganym terminie poprawiła się skokowo z 35% do 70%, a zaległości spadły o około 80%.

Rozliczenia z punktu widzenia organu prowadzącego

Bardzo przydatną funkcją, z punktu widzenia organu prowadzącego, jest to, że możemy wysłać automatyczne przypomnienie o zaległości. W łatwy sposób, bez zbędnych emocji i zważania na relacje, system sam wysyła za nas przypomnienia. Rodzic po prostu dostaje informację z kwotą zadłużenia wraz z odsetkami oraz z prośbą o uregulowanie rachunku.

Dodatkowo Inso znacząco ułatwiło nam pracę dzięki automatyzacji niektórych zadań oraz podziale obowiązków. Dla przykładu: koszty dodatkowe związane z wyżywieniem w danym miesiącu są wyliczane automatycznie na podstawie obecności danego dziecka, a te związane z dodatkowymi zajęciami są wprowadzane bezpośrednio przez wychowawców w poszczególnych grupach.

Rozliczenia z punktu widzenia rodzica

Do naszej placówki uczęszczają również 3 nasze córki, więc mamy możliwość korzystać z aplikacji również „z drugiej strony”. Z punktu widzenia rodzica istotne jest to, że nie musimy nigdzie sprawdzać, szukać lub dopytywać o rozliczenie. Na początku miesiąca otrzymujemy pełne zestawienie kosztów, a dzięki wbudowanej w aplikację funkcjonalności możemy zrobić przelew w dowolnym momencie i z dowolnego urządzenia.

Podsumowanie

Obsługa rozliczeń za pomocą aplikacji jest zdecydowanie szybsza, bezbłędna oraz w zasadzie bezobsługowa. Patrząc z perspektywy organu prowadzącego możemy powiedzieć, że bardzo ułatwia to codzienną pracę. Z kolei jako rodzic dokładnie znamy szczegóły rozliczenia i kilkoma kliknięciami możemy opłacić rachunek.