“Dzięki aplikacji Inso nasza komunikacja z rodzicami stała się bardziej płynna, a należności regulowane są w terminie”

Dlaczego “Ciuchcia Puch Puch”?

Historia Ciuchci sięga 1995 roku, kiedy Pani Agata Wawer – obecna właścicielka przedszkoli, będąca wtedy mamą trójki dzieci, dostrzegła, jak ważne jest spokojne przygotowanie dziecka do pierwszych doświadczeń społecznych i edukacyjnych. Pani Agata rozpoczęła prowadzenie pierwszych w Warszawie zajęć adaptacyjnych, których celem było nawiązanie życzliwych relacji z dziećmi, opartych na poczuciu bezpieczeństwa, akceptacji i szacunku (dawniej znane jako Zielone Domy). To wszystko zaowocowało otwarciem pierwszych niepublicznych przedszkoli, które początkowo funkcjonowały pod nazwą Zielona Ciuchcia, a później przekształciły się w naszą obecną Ciuchcię Puch Puch.

Decyzja o wdrożeniu aplikacji Inso

Zdecydowałem się na wdrożenie aplikacji głównie ze względu na proces rozliczeń, który wcześniej był prowadzony przy użyciu programu Excel. Mimo że mieliśmy już ustalony schemat, wszystkie działania wymagały ręcznego wprowadzania danych, a następnie ich weryfikacji i korekt. To zajmowało dużo czasu i niestety prowadziło do możliwości popełnienia błędów. Dzięki nowej aplikacji możemy teraz uniknąć tych niedogodności, oszczędzając czas i zwiększając dokładność naszych rozliczeń.

Rozpocząłem poszukiwanie sposobu na szybsze generowanie rozliczeń oraz uzyskiwanie rzetelnych informacji o stanie sald i wpłatach od poszczególnych rodziców. Ważne było również ułatwienie komunikacji z księgowością, zwłaszcza, że nasze przedszkole korzysta z usług zewnętrznej firmy, która co miesiąc potrzebuje od nas klarownych danych do przetworzenia.

Podczas testów różnych systemów, aplikacja Inso wydawała się być najlepszym wyborem. Nie tylko spełniła moje oczekiwania pod względem szybkości generowania rozliczeń i dostarczania dokładnych informacji, ale również okazała się być najprostszym w obsłudze przez użytkowników. To ostatnie było dla mnie szczególnie istotne, ponieważ chciałem, aby proces korzystania z systemu był jak najbardziej intuicyjny dla wszystkich pracowników i rodziców.

Proces wdrożenia

Z uwagi na specyfikę systemu, warto rozpocząć wdrażanie we współpracy z dyrektorami, pracownikami oraz działem księgowości od samego początku, tak aby każdy miał swój aktywny udział w konfiguracji aplikacji. Na początku planowałem osobiście zająć się wszystkim, aby przygotować system do pracy, jednak szybko przekonałem się, że to nie do końca najlepsze rozwiązanie. Zdecydowałem się zaangażować współpracowników, co pozwoliło nam wspólnie ustalić procedury dotyczące funkcjonowania poszczególnych modułów. Ta współpraca pozwoliła nam dostrzec najlepsze sposoby konfiguracji wszystkich funkcji oferowanych przez system.

Wdrożyliśmy aplikację w jednej placówce, a przez pierwsze tygodnie osobiście czuwałem nad poprawnością sald, pobierałem wyciągi, aby upewnić się, że system spełnia nasze oczekiwania. Od listopada pozostałe placówki również rozpoczęły pracę z aplikacją. Z racji, że był to początek roku szkolnego, postanowiliśmy uzupełnić dane wstecz, sięgając do września, aby zachować ciągłość całego roku szkolnego. Mimo że poświęciliśmy na to trochę czasu, było to korzystne ze względów organizacyjnych oraz dla poprawności generowanych rozliczeń.

Rodzice rozpoczęli korzystanie z aplikacji po kilku miesiącach, gdyż zależało mi na upewnieniu się, że wszystko działa prawidłowo i salda są wyliczane poprawnie. Wówczas każdy rodzic otrzymał indywidualny kod dostępu do swojego konta, co umożliwiło im aktywny udział w korzystaniu z aplikacji.

Współpraca z dedykowanym opiekunem

Jestem klientem, który stawia wysokie wymagania, dlatego w trakcie wdrażania aplikacji utrzymywałem bardzo częsty kontakt z działem wsparcia i muszę wyrazić uznanie dla podejścia pracowników Inso do klienta. Podczas każdej rozmowy czułem, że opiekunowi zależy na tym, aby mi pomóc, i nigdy nie spotkałem się z odmową wsparcia. Wiele funkcji, które wówczas dla mnie były niejasne, zostało wyjaśnionych w sposób przejrzysty. Dzięki tej współpracy wdrożenie aplikacji odbyło się znacznie sprawniej, niż mogłem się spodziewać.

Automatyczne rozliczenia

Dzięki funkcji automatycznych rozliczeń w aplikacji Inso, zauważyliśmy znaczną poprawę jakości naszej pracy oraz wzrost stabilności działania systemu. Wcześniej znaczną część czasu pochłaniało nam ręczne rozliczanie posiłków, szczególnie gdy dziecko było nieobecne, co wymagało odliczania kwoty za posiłek od rachunku. Monitorowanie listy obecności dzieci i porównywanie jej z opłatami za wyżywienie było czasochłonne – jednak dzięki Inso, ten proces odbywa się automatycznie.

System samodzielnie generuje rozliczenia, uwzględniając opłaty za czesne, wyżywienie, zajęcia dodatkowe oraz inne jednorazowe opłaty. Ja otrzymuję gotowy dokument, który mogę sprawdzić, edytować w razie potrzeby, a następnie wysłać bezpośrednio do księgowości. To nie tylko usprawnia nasze działania, ale także eliminuje możliwość popełnienia błędów, które mogłyby wystąpić przy ręcznym rozliczaniu. Dzięki temu oszczędzamy czas i zwiększamy efektywność.

Efektywna komunikacja z rodzicami w aplikacji Inso

Aplikacja dla rodziców w naszych przedszkolach jest nie tylko łatwa w obsłudze, ale również intuicyjna, co sprawiło, że rodzice szybko przystosowali się do korzystania z tego nowego narzędzia. Zauważyłem ogromną różnicę w komunikacji z rodzicami, która wcześniej odbywała się głównie poprzez wiadomości mailowe, sms lub telefonicznie. Teraz, praktycznie 80% komunikacji prowadzimy za pośrednictwem aplikacji Inso, co drastycznie zmniejszyło liczbę otrzymywanych maili.

Wykorzystujemy moduł komunikacji bardzo aktywnie, umożliwiając rodzicom kontakt przez czat oraz tablicę ogłoszeń, na której regularnie zamieszczamy informacje i zdjęcia z wydarzeń, wycieczek oraz zajęć dodatkowych. Wcześniej musieliśmy osobno wysyłać wiadomości do każdego rodzica, co wymagało więcej czasu i nakładu pracy. Teraz, jednym ogłoszeniem docieramy do wybranej grupy rodziców, co pozwala nam efektywnie i szybko przekazywać istotne informacje, mając pewność, że wszyscy zostali poinformowani na czas. Ta zmiana w sposobie komunikacji przynosi korzyści zarówno dla naszych pracowników, jak i dla rodziców, poprawiając efektywność naszych działań oraz zwiększając zaangażowanie rodziców w życie przedszkola.

Terminowość płatności od rodziców

Przed wprowadzeniem aplikacji Inso, z początkiem każdego miesiąca rodzice otrzymywali maila z kwotą do zapłaty, jednakże nie był to wystarczający bodziec, aby natychmiast dokonać płatności. Byłem sceptyczny co do tego, czy uporządkowanie rozliczeń w aplikacji rzeczywiście zmieni tę sytuację – ale okazało się, że system Inso skutecznie zachęcił rodziców do szybszego regulowania należności.

W momencie wysyłki nowego rachunku przez placówkę, rodzice otrzymują go bezpośrednio w swojej aplikacji Inso, gdzie widzą jego wysokość oraz szczegółowy podział na poszczególne składowe. Dzięki temu wszystko jest dla nich jasne, a dodatkowo mają możliwość płatności online, z czego często korzystają. Obecnie wielu rodziców płaci rachunek od razu po jego otrzymaniu, co pozwala nam uniknąć konieczności przypominania im o płatnościach.

Ta zmiana w sposobie przekazywania informacji o należnościach oraz możliwość dokonywania płatności online przyniosła znaczną poprawę w szybkości regulowania opłat przez rodziców, co wpłynęło pozytywnie na płynność finansową placówki oraz zredukowało nasz nakład pracy związany z przypominaniem o płatnościach.

Zgłaszanie nieobecności dzieci – przydatna funkcja

Przyznam szczerze, że nawet nie zdawałem sobie sprawy, jak istotna okaże się możliwość zgłaszania nieobecności dziecka przez rodzica, która z pozoru wydaje się tak błahą funkcją. Taki drobiazg, jak kliknięcie przez rodzica „zgłoś nieobecność”, a następnie zawiadomienie placówki, że dziecka nie będzie w przedszkolu okazał się być niezwykle istotny z punktu widzenia wychowawców i nauczycieli.

Wcześniej, zanim korzystaliśmy z aplikacji, rodzice zgłaszali nieobecność telefonicznie, poprzez wiadomość sms lub e-mail, a nauczyciele musieli ciągle sprawdzać, czy nie otrzymali nowych informacji. Jednak aplikacja, to zupełnie inna rzeczywistość. Każdego dnia zaczynamy od jasnej informacji, które dzieci będą nieobecne, które mogą się spóźnić, a dla których anulowano posiłek. Ta funkcja uporządkowała ten proces i odmieniła pracę placówki. Dzięki temu poranki są teraz spokojniejsze, a nauczyciele mają więcej czasu, który mogą poświęcić dzieciom.

Indywidualne uprawnienia dla pracowników

Aplikacja Inso umożliwia przydzielenie indywidualnego dostępu dla każdego pracownika, w zależności od zajmowanego stanowiska. Dzięki temu każdy pracownik posiada swoje osobiste konto w aplikacji i może korzystać z funkcji dostosowanych do jego roli. W przypadku naszej placówki, ta funkcjonalność okazuje się niezwykle przydatna, zwłaszcza, że mamy rozbudowany program nauczania języka angielskiego, a nauczyciele i lektorzy odpowiedzialni za prowadzenie zajęć w obcym języku, otrzymują specjalnie dostosowany dostęp, dzięki któremu mogą efektywnie planować, prowadzić zajęcia, a także komunikować się z rodzicami w sprawach związanych z nauką języka angielskiego. To ułatwienie znacznie usprawnia nasze działania edukacyjne i pozwala nauczycielom skupić się na jakości prowadzonych zajęć oraz budowaniu pozytywnych, życzliwych relacji z rodzicami.

Podsumowanie 

Wdrożenie aplikacji Inso w Przedszkolach i Żłobkach Ciuchcia Puch Puch było nie tylko krokiem naprzód w rozwoju, ale także znaczącym skokiem jakościowym. Dzięki temu systemowi znacznie ułatwiliśmy sobie rozliczanie pobytu dzieci, przekazywanie danych do księgowości oraz komunikację z rodzicami, która teraz odbywa się głównie poprzez aplikację.

Aplikacja oprócz codziennego ułatwiania pracy administracyjnej, stała się również ważnym elementem naszej społeczności przedszkolnej, dodając nowy wymiar relacji między placówką a rodzicami. Dzięki łatwej i szybkiej komunikacji, rodzice czują się bardziej zaangażowani w życie przedszkola, a my jako personel możemy łatwiej dzielić się z nimi ważnymi informacjami oraz wspólnie śledzić postępy i osiągnięcia dzieci.

Z pełnym przekonaniem polecam aplikację Inso wszystkim dyrektorom przedszkoli i żłobków. Uważam, że jest to system godny uwagi, który nie tylko usprawnia codzienną pracę, ale także pozytywnie wpływa na atmosferę i relacje w naszych placówkach.