„Koncentrowałem się na poszukiwaniu kompleksowego rozwiązania – wybrałem Inso ze względu na funkcjonalność i elastyczność systemu”

Skomplikowane rozliczenia, a wdrożenie aplikacji

Zanim wdrożyłem aplikację Inso korzystałem z rozwiązań, które sam stworzyłem w programie Excel. Wówczas były one wystarczające, jednak od kiedy na rynku pojawiły się dzienniki elektroniczne i doszła możliwość rozliczania płatności online przez system, zacząłem poszukiwać aplikacji, która połączy wszystkie dostępne możliwości i pozwoli mi wejść poziom wyżej w zarządzaniu placówką. Bardzo ważny również stał się dla mnie system rozliczeń. Z racji tego, że jako placówka prywatna, chcąc nie chcąc konkurujemy z publicznymi i miejskimi, musieliśmy dostosować system do potrzeb i oczekiwań rodziców. Przy obecnym sposobie rozliczania w przypadku nieobecności dziecka, odliczamy kwotę za posiłek i finalnie opłata jest dużo niższa. Tym samym dla nas, jako placówki jest dużo więcej pracy, aby zliczyć wszystkie nieobecności, odliczyć posiłki, podsumować diety i wygenerować odpowiednie rozliczenia dla wszystkich rodziców. To sprawia, że prowadzenie rozliczeń bez aplikacji, byłoby bardzo skomplikowane i czasochłonne. Dlatego podjąłem decyzję o wdrożeniu aplikacji do naszego przedszkola. 

Poszukiwanie kompleksowego rozwiązania

Koncentrowałem się na poszukiwaniu kompleksowego rozwiązania, dlatego zajęło mi to sporo czasu. Widziałem kilka systemów, które były cząstkowe lub nie dawały możliwości w pełni dostosowania do naszych potrzeb. Nie chciałem wdrażać aplikacji, która ma tylko mocny dziennik elektroniczny albo tylko satysfakcjonującą komunikację z rodzicami lub dobry system rozliczeń. Szukałem więc połączenia wszystkich dostępnych na rynku funkcji w jednym, kompleksowym systemie, który w dodatku nie będzie zbyt drogi dla użytkowników – zdarzały się takie, które miały wysokie opłaty dla klientów za dokonanie transakcji online.

Wybór aplikacji Inso

Wybrałem aplikację Inso dlatego, że doceniam jej kompleksowość i elastyczność. System spełnia nasze oczekiwania, a wszystkie moduły działają tak jak powinny – to szczególnie zwróciło moją uwagę. Podoba mi się, że aplikacja cały czas się rozwija i ewoluuje, a przy tym daje możliwość dostosowania sposobu rozliczeń do naszych potrzeb, a to niesłychanie rzadkie w przypadku podobnych rozwiązań. Szczerze mówiąc byłem zaskoczony, że aplikacja Inso poradziła sobie z naszymi rozliczeniami. Dzięki aplikacji rodzice mogą w szybki sposób zgłaszać nieobecność dziecka, a tym samym odliczyć opłatę za posiłek i pomniejszyć końcowy rachunek. W profilu dziecka widzą aktualne saldo oraz składowe rachunku, co jest dla nich przejrzyste i wiedzą, za co płacą. Aplikacja zlicza obecności automatycznie i przygotowuje rozliczenia dla wszystkich dzieci, które my jednym kliknięciem wysyłamy bezpośrednio do rodziców. Dodatkowo rodzice mogą dokonać szybkiej płatności online w aplikacji, co przyspiesza regulowanie rachunków. Dla nas jest to równie korzystne, bo takie płatności są automatycznie księgowane w aplikacji. 

Obawy kadry przed wdrożeniem aplikacji

Z początku kadra miała lekkie obawy przed wdrożeniem aplikacji – pracownicy myśleli, że będą mieć więcej pracy korzystając z dzienników elektronicznych, oraz że sobie nie poradzą z technologią. Przez około trzy miesiące mieliśmy taki okres przejściowy, poznawaliśmy aplikację i sprawdzaliśmy, czy działa poprawnie. Oczywiście, kiedy już panie nauczycielki zaczęły w pełni korzystać z aplikacji to obecnie pracy tej jest mniej niż z tradycyjnym dziennikiem i jest dużo wygodniej – wszystko dzieje się w aplikacji. Dodatkowo aplikacja mobilna pozwala pracownikom dokonywać pewnych czynności poza murami placówki – zauważyłem, że panie często wracając do domu autobusem odpisują rodzicom na wiadomości, tym samym oszczędzając swój czas. 

Reakcja rodziców na aplikację

Rodzice dobrze zareagowali na informację o wdrożeniu aplikacji do naszego przedszkola. System daje im dużo możliwości, od zgłaszania nieobecności, poprzez szybką komunikację z nami, aż do rachunków, które w szybki sposób mogą opłacić. Zauważyliśmy na pewno dużo mniej telefonów od rodziców, gdyż komunikacja odbywa się głównie poprzez aplikację i rodzice preferują ten sposób kontaktu. Ponadto rodzice w aplikacji mają wszystkie niezbędne informacje takie jak aktualne saldo dziecka, składowe rachunku, wiadomości z placówką, ogłoszenia.

Aplikacja godna polecenia

Do niedawna mieliśmy dwie placówki i w obu korzystaliśmy z aplikacji Inso. Na początku bieżącego roku jedną z nich odsprzedaliśmy innemu organowi prowadzącemu, który planował zrezygnować z systemu na rzecz dotychczas użytkowanego w swoich innych placówkach. Osobiście zachęcałem ich, aby przeszli do Inso, gdyż znam wartość systemu i byłem przekonany, że rodzice nie będą chcieli takiej zmiany, nie tylko ze względu na przyzwyczajenie, ale przede wszystkim na poznane już możliwości aplikacji. Zaprezentowałem im dostępne funkcje, pokazałem jak działa moduł rozliczeń – tak poznali aplikację Inso i zdecydowali, że przy niej pozostaną, a co więcej najprawdopodobniej zostanie ona wdrożona również do reszty ich placówek. System Inso sam się broni swoją kompleksowością i funkcjonalnością.

Podsumowanie

Poświęciłem sporo czasu, aby wybrać aplikację do zarządzania moim przedszkolem. Zwracałem uwagę na wiele aspektów i porównywałem kilka rozwiązań, jednak żadne z nich nie było na tyle wszechstronne jak aplikacja Inso. Dlatego właśnie wybrałem Wasz system i polecam go dalej, bo uważam, że w stu procentach na to zasługujecie. Gdyby nie kompleksowość systemu Inso, prawdopodobnie nie wchodziłbym w żaden inny.