„Nie wyobrażam sobie, w jaki sposób miałabym zarządzać tak dużym przedszkolem bez narzędzia, jakim jest Inso – to niemożliwe”

Pomysł wdrożenia aplikacji 

Pamiętam dzień, w którym doszłam do wniosku, że jeżeli chcemy sprawnie komunikować się z rodzicami, to potrzebujemy do tego odpowiedniego narzędzia. Narzędzia, które pozwoli nam na dwustronny przepływ informacji pomiędzy wychowawcami a rodzicami, zwłaszcza że w naszym przedszkolu mamy międzynarodowe środowisko i sporo dzieci, a zarazem rodziców posługuje się językiem obcym. Wpadłam na pomysł wdrożenia aplikacji i zrobiłam rozeznanie na rynku wśród dostępnych systemów. Miałam możliwość przetestowania różnych rozwiązań, z których zdecydowanie Inso podbiło moje serce i tak już zostało.

Wygodna komunikacja z rodzicami

Wybierając aplikację skupiłam się na najważniejszych funkcjach: sprawnej komunikacji z rodzicami, rozliczeniach oraz dziennikach elektronicznych. Aplikacja Inso zawiera to wszystko, na czym mi zależało i o wiele, wiele więcej. Rozbudowany moduł komunikacji pozwala nam utrzymywać stały kontakt z rodzicami, do dyspozycji mamy wygodną tablicę ogłoszeń, podzieloną na kategorie, które ułatwiają nawigację. Ponadto w aplikacji mamy dostępny czat, za pomocą którego wysyłamy wiadomości do rodziców, wykorzystujemy go również wewnętrznie w kontaktach pomiędzy pracownikami. Jest to bardzo wygodne, szczególnie przy tak dużej placówce. Odnoszę wrażenie, że rodzice mają dużo większe poczucie bezpieczeństwa, jeśli są w stałym kontakcie z wychowawcami, czy ze mną, jako dyrekcją. Jest to dla nas bardzo ważne, ponieważ dbamy o dobre relacje z rodzicami.

Przyspieszenie pracy dzięki automatycznym rozliczeniom

W aplikacji mamy również moduł do naliczania opłat, wszystkie rozliczenia sporządzane są automatycznie przez system, na podstawie skonfigurowanych parametrów i wprowadzonych danych. Dodatkowo możemy wysłać rachunki do rodziców, którzy w swojej aplikacji mają podgląd aktualnego salda oraz poszczególnych elementów wchodzących w jego skład. Dzięki możliwości dokonania płatności online rodzice mogą opłacić rachunek bezpośrednio z poziomu aplikacji. To ważny aspekt dla nas jako placówki, ponieważ takie płatności zostają automatycznie zaksięgowane na koncie przedszkola i nie musimy ich już ręcznie wprowadzać. Mamy również dostępny moduł naliczania odsetek, czy też windykacji osób zalegających ze spłatą rachunku. W naszym przedszkolu korzystamy także z czytników, czyli urządzeń do ewidencji czasu pobytu dzieci. Dzięki ich wprowadzeniu zyskaliśmy większą kontrolę nad wejściami do naszej placówki, a odbicia odnotowują się automatycznie w aplikacji na liście obecności. Mamy możliwość nadania dostępu do obiektu rodzicom oraz pracownikom bezpośrednio w aplikacji. Wszystko to niezwykle przyspiesza naszą pracę, a ja nie wyobrażam sobie obecnie naliczać opłat ręcznie.

Inteligentna kontrola dziennika – fantastyczna sprawa

Inso urzekło mnie tym, że zawiera dzienniki elektroniczne, które są ułatwieniem dla wychowawców, ale również dla mnie jako dyrektora na przykład w prowadzeniu nadzoru. Korzystam z inteligentnej kontroli dzienników, która na bieżąco podpowiada mi, czy wszystkie dane są uzupełnione, czy są kompletne, czy jeszcze coś wymaga uzupełnienia. Sprawdzanie dzienników online to fantastyczna sprawa i bardzo skraca ten proces, gdyż dużo szybciej jest po prostu odhaczać skontrolowane punkty, niż wszystko opisywać. Z racji wielkości naszego przedszkola dzienników mamy kilkadziesiąt: dzienniki poszczególnych grup, specjalistyczne, zajęć rewalidacyjnych. Generują one bardzo dużo pracy, dlatego nie wiem, jak można jeszcze pracować na dziennikach papierowych.

Brak pytań od rodziców

Zanim w pełni wdrożyliśmy aplikację, przez około dwa miesiące prowadziliśmy rozliczenia „ręcznie”. Powodowało to bardzo dużo pytań od rodziców o szczegóły rachunku, skąd dana kwota, dlaczego jedno dziecko ma tyle, a drugie tyle – w przypadku rodzeństwa. Było mnóstwo zapytań kierowanych do wychowawców oraz do mnie i nagle wraz z przejściem na automatyczne rozliczenia w systemie Inso – tych pytań znacznie ubyło.

Rodzice mają przejrzysty widok w aplikacji, widzą aktualne saldo, mają podgląd na poszczególne kwoty, które składają się na cały rachunek, widzą także wszystkie odliczenia. Dokładnie wiedzą ile i za co płacą, mają pewność, że system wszystko poprawnie naliczył i że absolutnie nie ma miejsca na pomyłkę. Dodatkowo mam informacje zwrotne, że są bardzo zadowoleni z możliwości dokonania szybkiego przelewu. Stanowi to naprawdę bardzo dużą wygodę, że po prostu klikają sobie i gotowe – rachunek jest opłacony. ‍

Zarządzanie kadrą

Zdecydowanie aplikacja usprawnia naszą komunikację wewnątrz placówki, mamy utworzone grupy, np. kadra pedagogiczna, cała kadra, specjaliści, czy zastępstwa. Osobiście, jako dyrekcja bardzo często kieruje wiadomości do odpowiednich grup, których dana treść dotyczy. Dzięki temu skracamy czas trwania przekazywania pewnych komunikatów, bo jeśli miałabym przekazać wiadomość w 10 grupach i chciałabym zrobić to osobiście, to zajęłoby mi to ogrom czasu. Wykorzystując aplikację wystarczy, że napiszę jedną wiadomość i wyślę ją do wszystkich zainteresowanych grup. Bardzo przydatną opcją są również widoczne powiadomienia, o tym kto odczytał wiadomość, dzięki temu jest mi łatwiej zobaczyć osoby, które jeszcze tego nie zrobiły. Poza komunikacją mamy również szereg innych rozwiązań do zarządzania kadrą, takich jak: grafiki pracy, ustanawianie zastępstw, czy zliczanie godzin pracy oraz nadgodzin. 

Pomoc od zespołu Inso

Zespół pomocy i wsparcia technicznego to jeden z głównych aspektów, który urzekł mnie podczas wyboru aplikacji Inso. Samo wdrożenie przebiegło bardzo sprawnie, właśnie dzięki pomocy ze strony opiekuna, który wszystko skrupulatnie wytłumaczył. Obecnie w przypadku pojawiających się pytań, najczęściej korzystamy z dostępnej bezpośrednio w aplikacji funkcji czatu. Bardzo fajnie nam się to sprawdza, ponieważ otrzymujemy pomocną i wyczerpującą odpowiedź od Inso błyskawicznie.

Nie mogłabym nie wspomnieć o konferencjach Nowoczesny Dyrektor Przedszkola, organizowanych przez Inso, które są od strony merytorycznej przygotowane na wysokim poziome. Każda konferencja to poszerzenie kręgu znajomości i wymiana doświadczeń z praktykami i pasjonatami pracy z małym dzieckiem.

Podsumowanie

W gminie, do której należymy byliśmy pierwszym przedszkolem, które wdrożyło system do zarządzania. Pozostałe placówki oraz organ prowadzący bacznie nas obserwowali, a obecnie mamy bardzo pozytywną opinię z ich strony, a także ze strony rodziców. Całe środowisko dostrzegło konieczność wdrażania, nowoczesnych technologii, które ułatwiają pracę i tym sposobem udało się, że kolejne placówki dołączyły do użytkowników systemu. Obecnie nawet nie jestem w stanie sobie wyobrazić w jaki sposób miałabym zarządzać tak dużym przedszkolem bez narzędzia, jakim jest Inso – uważam, że to niemożliwe.