Dziennik elektroniczny w przedszkolu – wszystko, co powinieneś o nim wiedzieć

Czym jest dziennik elektroniczny?

Dziennik elektroniczny – podobnie jak dziennik tradycyjny – służy do dokumentowania przebiegu nauczania. Od dziennika papierowego różni się tym, że dokumentacja przebiega w formie elektronicznej. Taki dziennik może przyjmować formę modułu w systemie zarządzania placówką, być niezależnym programem lub stroną. W zależności od formy dziennika elektronicznego często może być również wykorzystywany do komunikacji z rodzicami.

Dziennik elektroniczny – co umożliwia?

Dziennik elektroniczny w przedszkolu umożliwia przechowywanie informacji o procesie edukacji przedszkolnej. Zakres przechowywanych informacji jest różny w zależności od procedur obowiązujących w danym przedszkolu oraz od rodzaju programu wykorzystywanego przez placówkę. Dziennik elektroniczny udostępniany w systemie Inso to osobny moduł wbudowany w kompleksową aplikację. Poza dziennikiem elektronicznym system oferuje rozbudowany moduł komunikacji z rodzicami, automatycznie generowanych rozliczeń, elektronicznej rekrutacji dzieci, zarządzania kadrą oraz kontroli dostępu do obiektu wraz z ewidencją czasu pobytu w placówce. W ramach każdego z modułów dostępne są kolejne szeroko rozbudowane opcje, takie jak listy obecności, aktywności dzieci, zajęcia dodatkowe, grafiki pracy, zastępstwa itd.

Dziennik elektroniczny Inso oferuje trzy rodzaje dzienników: dziennik zajęć przedszkola (funkcje dziennika: dzienny zapis pracy, tygodniowy rozkład zajęć, planowanie wycieczek, współpraca z rodzicami, ramowy plan dnia, ważne wydarzenia z życia grupy oraz kontrola początkowa i bieżąca dziennika), dziennik zajęć dodatkowych (uwzględnia wszystkie dzieci biorące udział w danych zajęciach, zawiera dokumentację programu pracy, przeprowadzone zajęcia oraz współpracę z innymi instytucjami), indywidualne oraz grupowe dzienniki specjalistyczne (dziennik zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, pomocy psychologiczno-pedagogicznej, zajęć logopedycznych, korekcyjno-kompensacyjnych, wczesnego wspomagania rozwoju, terapii SI, rehabilitanta ruchowego oraz muzykoterapeuty).

Warto podkreślić, że w przypadku dziennika Inso poziom dostępów określa dyrektor. Oznacza to, że możliwość podglądu dziennika zajęć specjalnych danego dziecka może posiadać osoba prowadząca te zajęcia oraz dyrektor. Opiekunowie innych grup czy osoby pracujące z innymi dziećmi – nie otrzymają dostępu.‍

Dziennik elektroniczny Inso jest zintegrowany z większością dostępnych na rynku wydawnictw. Oznacza to, że po wyborze odpowiedniego podręcznika, temat zajęć na dany dzień, dzienny zapis pracy oraz realizowane punkty podstawy programowej uzupełnią się automatycznie.

Dziennik elektroniczny Inso umożliwia przeprowadzenie automatycznej kontroli początkowej i bieżącej dziennika – co wielokrotnie doceniali dyrektorzy przedszkoli. Aplikacja sama przypilnuje czy dziennik zawiera wszystkie wymagane informacje: dane dzieci w porządku alfabetycznym, adresy zamieszkania, dane rodziców oraz ich dane kontaktowe. Podczas bieżącej kontroli dziennik zweryfikuje wprowadzone obecności, tematy zajęć oraz ich przebieg. Jeżeli coś nie będzie się zgadzać, dyrektor otrzyma stosowne powiadomienie. Dodatkowo dyrektor otrzyma powiadomienie, kiedy należy przeprowadzić kontrolę dziennika. Po przeprowadzonej kontroli nauczyciele otrzymają stosowne powiadomienie, a wpisy zostaną oznaczone jako skontrolowane.

Dodatkowo dziennik elektroniczny Inso jest zgodny z wymogami MEiN, a w przypadku kontroli wystarczy wydrukować wybrane strony interesujące organ kontrolujący. 

Dziennik umożliwia automatyczne zliczanie frekwencji na podstawie uzupełnianej listy obecności dzieci. Jeśli korzystasz z systemu ewidencji obecności i kontroli dostępu Inso, wówczas po przyjściu dziecka do placówki jego obecność zostanie automatycznie oznaczona na liście i przekazana do dziennika. Dodatkowo obecność dziecka możesz oznaczać niezależnie od obecności w grupie (dzienniki specjalistyczne, dzienniki zajęć dodatkowych).

Ponadto ułatwieniem dla placówki jest funkcja ustanawiania zastępstw w przypadku nieobecności danego nauczyciela. W aplikacji, w prosty sposób można określić zastępcę, a wskazany nauczyciel zyska uprawnienia do dzienników i grup nauczyciela, którego zastępuje. Uprawnienia takie będą nadane czasowo, aż do momentu powrotu zastępowanego nauczyciela, po tym czasie system sam ograniczy uprawnienia.

Zgodnie z wytycznymi MEiN po zakończeniu roku dziennik należy zarchiwizować. W Inso możesz to zrobić autoryzując plik dziennika podpisem z profilu zaufanego. Po podpisaniu dziennika zapewniona zostaje integralność danych w nim zawartych. Archiwum możesz przechowywać 5 lub 10 lat. Wszystkie dane są zaszyfrowane. Pełne bezpieczeństwo i wygoda, a w dodatku koniec ze stosem archiwalnych papierowych dzienników!

Ułatwienie dla pracowników i rodziców

Dziennik elektroniczny przerasta dzienniki tradycyjne pod kilkoma względami. Podobnie jak one systematyzuje pracę, umożliwia przechowywanie istotnych informacji i ułatwia organizację. W przeciwieństwie do nich jednak – z jednego dziennika może korzystać na raz kilka osób.

Dane w nim zawarte są zawsze pod ręką – dla każdego pracownika, dyrektora oraz dla rodziców. W dzienniku elektronicznym zazwyczaj można też przechowywać znacznie więcej informacji, a także dostosować go do potrzeb konkretnej placówki. Dodatkowa zaleta to większe bezpieczeństwo danych. W przypadku dziennika tradycyjnego każdy, kto weźmie go w ręce, może przejrzeć wszystkie zamieszczone w nim informacje. Przy dzienniku elektronicznym – dyrektor może kontrolować ustawienia dostępu.

Prowadzenie dziennika w takiej formie jest także bardziej komfortowe. Dodatkowo, dzięki niemu część operacji (np. obliczanie frekwencji) następuje automatycznie – a to z kolei oznacza oszczędność czasu.

Wreszcie – dziennik elektroniczny usprawnia także pracę dyrektora przedszkola. Ten bez trudu może znaleźć potrzebne informacje i szybciej przeprowadzić kontrolę dziennika w sposób automatyczny.

Dziennik elektroniczny, a przepisy prawne

Informacje na temat zasad dokumentowania przebiegu edukacji oraz prowadzenia dzienników w formie elektronicznej można znaleźć w Ustawie z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo Oświatowe oraz Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 11 września 2019 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Dziennik elektroniczny może być wyłączną formą prowadzenia dzienników przez placówkę, jednak musi spełniać określone wymagania.

Istotne jest jednak zachowanie selektywnego dostępu do danych, zabezpieczenie ich przed osobami nieuprawnionymi oraz przed uszkodzeniem czy utratą dziennika. Należy także rejestrować historię zmian i ich autorów.

Warto tu podkreślić, że w przypadku Inso dostęp do danych jest selektywny – to dyrektor nadaje stosowne uprawnienia. System posiada zabezpieczenia, uniemożliwiające osobom postronnym dostęp do danych, a kopie zapasowe gwarantują, że te nie zostaną utracone. Program rejestruje także, historię wprowadzanych zmian.

Prawo oświatowe nie określa dokładnie wszystkich aspektów związanych z dziennikiem elektronicznym. Nie precyzuje na przykład, w jakim momencie powinien zostać wprowadzony (np. czy na początku roku szkolnego, semestru, czy w dowolnej chwili). Przyjmuje się więc, że dziennik elektroniczny może zostać wdrożony w każdym momencie.

Dziennik elektroniczny pozwala lepiej zorganizować pracę, stanowi też bezpieczne rozwiązanie, wygodne zarówno dla kadry przedszkola, jak i rodziców. Jego wdrożenie jest więc warte rozważenia – może pomóc w usprawnieniu zarządzania i działania placówki.