Dziennik elektroniczny w przedszkolu – wszystko, co powinieneś o nim wiedzieć

Czym jest dziennik elektroniczny?

Dziennik elektroniczny – podobnie jak dziennik tradycyjny – służy do dokumentowania przebiegu nauczania. Od dziennika papierowego różni się tym, że dokumentacja przebiega w formie elektronicznej. Taki dziennik może być niezależnym programem lub stroną, ale także stanowić część kompleksowego systemu służącego do zarządzania całą placówką. 

Jednym z najpopularniejszych i najczęściej polecanych systemów do obsługi przedszkoli oraz żłobków, który zawiera rozbudowany dziennik elektroniczny jest aplikacja Inso. 

Dziennik elektroniczny – co umożliwia?

Dziennik elektroniczny w przedszkolu umożliwia przechowywanie informacji o procesie edukacji przedszkolnej. Zakres przechowywanych informacji jest różny w zależności od procedur obowiązujących w danym przedszkolu oraz od rodzaju programu wykorzystywanego przez placówkę. Dziennik elektroniczny udostępniany w systemie Inso to osobny moduł wbudowany w kompleksową aplikację. Poza dziennikiem elektronicznym, system umożliwia komunikację z rodzicami, automatyczne generowanie rozliczeń, elektroniczną rekrutację dzieci, zarządzanie kadrą oraz kontrolę dostępu do obiektu wraz z ewidencją czasu pobytu w placówce. W ramach każdego z modułów dostępne są kolejne szeroko rozbudowane opcje, takie jak listy obecności, aktywności dzieci, zajęcia dodatkowe, grafiki pracy, zastępstwa itd.

Dziennik elektroniczny Inso oferuje trzy rodzaje dzienników: dziennik zajęć przedszkola (funkcje dziennika: dzienny zapis pracy, tygodniowy rozkład zajęć, planowanie wycieczek, współpraca z rodzicami, ramowy plan dnia, ważne wydarzenia z życia grupy oraz kontrola początkowa i bieżąca dziennika), dziennik zajęć dodatkowych (uwzględnia wszystkie dzieci biorące udział w danych zajęciach, zawiera dokumentację programu pracy, przeprowadzone zajęcia oraz współpracę z innymi instytucjami), indywidualne oraz grupowe dzienniki specjalistyczne (dziennik zajęć rewalidacyjno-wychowawczych, pomocy psychologiczno-pedagogicznej, zajęć logopedycznych, korekcyjno-kompensacyjnych, wczesnego wspomagania rozwoju, terapii SI, rehabilitanta ruchowego oraz muzykoterapeuty).

Warto podkreślić, że w przypadku dziennika Inso poziom dostępu określa dyrektor. Oznacza to, że możliwość podglądu dziennika zajęć specjalnych danego dziecka może posiadać osoba prowadząca te zajęcia oraz dyrektor. Opiekunowie innych grup czy osoby pracujące z innymi dziećmi – nie otrzymają dostępu.‍

Dziennik elektroniczny Inso jest zintegrowany z dostępnymi na rynku wydawnictwami (m.in. MAC, Nowa Era, Froebel, Klett, Podręcznikarnia). Oznacza to, że po wyborze odpowiedniego podręcznika, temat zajęć na dany dzień, dzienny zapis pracy oraz realizowane punkty podstawy programowej uzupełnią się automatycznie. Ponadto, dziennik umożliwia wgranie własnych rozkładów materiałów.

Dziennik elektroniczny Inso wspomaga przeprowadzanie kontroli dziennika przez dyrektora – co wielokrotnie doceniali dyrektorzy przedszkoli. System sam sprawdza, czy dziennik zawiera wszystkie wymagane informacje, weryfikuje wprowadzone obecności, dane dzieci i rodziców oraz tematy zajęć. W przypadku wykrycia nieprawidłowości, dyrektor otrzyma informację. Po przeprowadzonej kontroli nauczyciele otrzymają stosowne powiadomienie, a wpisy zostaną oznaczone jako skontrolowane.

Dodatkowo, dziennik elektroniczny Inso jest zgodny z wymogami MEN, a w przypadku kontroli z kuratorium wystarczy wydrukować wybrane strony interesujące organ kontrolujący. 

Dziennik umożliwia automatyczne zliczanie frekwencji na podstawie uzupełnianej listy obecności dzieci. Jeśli korzystasz z modułu ewidencji obecności i kontroli dostępu Inso, wówczas po przyjściu dziecka do placówki, jego obecność zostanie automatycznie zaznaczona na liście i przekazana do dziennika. Dodatkowo obecność dziecka możesz oznaczać niezależnie od obecności w grupie (dzienniki specjalistyczne, dzienniki zajęć dodatkowych).

Ponadto, ułatwieniem dla placówki jest funkcja ustanawiania zastępstw w przypadku nieobecności danego nauczyciela. W aplikacji, w prosty sposób można określić zastępcę, a wskazany nauczyciel zyska uprawnienia do dzienników i grup nauczyciela, którego zastępuje. Uprawnienia takie będą nadane czasowo, aż do momentu powrotu zastępowanego nauczyciela, po tym czasie system sam ograniczy uprawnienia.

Zgodnie z wytycznymi MEN po zakończeniu roku, dziennik należy zarchiwizować. W Inso możesz to zrobić autoryzując plik dziennika podpisem z profilu zaufanego. Po podpisaniu dziennika zapewniona zostaje integralność danych w nim zawartych. Archiwum możesz przechowywać 5 lub 10 lat. Wszystkie dane są zaszyfrowane. Pełne bezpieczeństwo i wygoda, a w dodatku koniec ze stosem archiwalnych papierowych dzienników!

Korzyści dla pracowników i dyrektora

Dziennik elektroniczny podobnie jak dziennik tradycyjny systematyzuje pracę, umożliwia przechowywanie istotnych informacji i ułatwia organizację. Jednak jego ogromną przewagą jest to, że z jednego dziennika może na raz korzystać kilka osób.

Dane w nim zawarte są zawsze pod ręką – dla każdego pracownika, dyrektora oraz dla rodziców. W dzienniku elektronicznym można też przechowywać znacznie więcej informacji, a także dostosować go do potrzeb konkretnej placówki. Dodatkowa zaleta to większe bezpieczeństwo danych. W przypadku dziennika tradycyjnego każdy, kto weźmie go w ręce, może przejrzeć wszystkie zamieszczone w nim informacje. Przy dzienniku elektronicznym – dyrektor może kontrolować ustawienia dostępu.

Prowadzenie dziennika w takiej formie jest także bardziej komfortowe. Dodatkowo, dzięki niemu część operacji (np. obliczanie frekwencji) następuje automatycznie – a to z kolei oznacza oszczędność czasu.

Wreszcie – dziennik elektroniczny usprawnia także pracę dyrektora przedszkola. Ten bez trudu może znaleźć potrzebne informacje i szybciej przeprowadzić kontrolę dziennika w sposób automatyczny.

Dziennik elektroniczny, a przepisy prawne

Informacje na temat zasad dokumentowania przebiegu edukacji oraz prowadzenia dzienników w formie elektronicznej można znaleźć w Ustawie z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo Oświatowe oraz Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 11 września 2019 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji.‍

Istotne jest jednak zachowanie selektywnego dostępu do danych, zabezpieczenie ich przed osobami nieuprawnionymi oraz przed uszkodzeniem, czy utratą dziennika. Należy także rejestrować historię zmian oraz ich autorów.

Warto tu podkreślić, że w przypadku Inso dostęp do danych jest selektywny – to dyrektor nadaje stosowne uprawnienia. System posiada zabezpieczenia, uniemożliwiające osobom postronnym dostęp do danych, a kopie zapasowe gwarantują, że dane nie zostaną utracone. Program rejestruje także, historię wprowadzanych zmian.

Prawo oświatowe nie określa dokładnie wszystkich aspektów związanych z dziennikiem elektronicznym. Nie precyzuje na przykład, w jakim momencie powinien zostać wprowadzony (np. czy na początku roku szkolnego, semestru, czy w dowolnej chwili). Przyjmuje się więc, że dziennik elektroniczny może zostać wdrożony w każdym momencie.

Podsumowanie

Dziennik elektroniczny Inso to nowoczesne narzędzie, które przynosi wiele korzyści zarówno dyrektorom, nauczycielom, jak i rodzicom. Ułatwia organizację pracy, poprawia komunikację i zapewnia bezpieczeństwo danych. Jego wdrożenie jest więc warte rozważenia – z pewnością przyczyni się do usprawnienia zarządzania całą placówką.