Dziennik elektroniczny w przedszkolu – wszystko, co powinieneś o nim wiedzieć

Czym jest dziennik elektroniczny?

Dziennik elektroniczny – podobnie jak dziennik tradycyjny – służy do dokumentowania przebiegu nauczania. W niektórych przypadkach (zwłaszcza w szkołach) jest wykorzystywany także do kontaktu z rodzicami. Od dzienników papierowych różni go to, że dokumentacja przebiega w formie elektronicznej czy online. Taki dziennik może przyjąć formę jednego modułu w systemie zarządzania dla placówki, być niezależnym programem albo występować pod postacią strony.

Dziennik elektroniczny – co umożliwia?

W szkołach e-dzienniki pozwalają przede wszystkim na łatwe wpisywanie uczniom ocen, a rodzicom: ich stały podgląd. W przypadku dziennika elektronicznego wykorzystywanego w przedszkolach sprawa ma się inaczej – głównie ze względu na fakt, że na tym etapie nauczania oceny zwykle nie są jeszcze wystawiane. Można w nim jednak przechowywać informacje o procesie edukacji przedszkolnej oraz traktować jako dodatkową formę komunikacji z rodzicami.

Zakres informacji, przechowywanych w dzienniku elektronicznym, jest różny. Wszystko zależy od procedur obowiązujących w danym przedszkolu oraz od rodzaju programu/strony, wybranych przez placówkę. Dziennik elektroniczny udostępniany w systemie Inso to osobny moduł, obok takich jak „dzieci”, „zajęcia”, „rozliczenia”, „posiłki”, „grafiki”, „prace”, „tablica ogłoszeń”, „wiadomości”. W ramach każdego modułu dostępne są kolejne opcje – obejmujące chociażby listy obecności, aktywności dziecka, zadania domowe czy zajęcia dodatkowe.

W Inso oferujemy dwa rodzaje dzienników - dziennik zajęć przedszkolnych, dający możliwość dokumentowania wszystkich zajęć przedszkolnych, jak i dziennik “indywidualny”. Tu odnotowywane mogą być postępy dzieci, istotne informacje o wybranym maluchu (np. specjalne potrzeby), a także dane na temat indywidualnych terapii czy zajęć specjalistycznych.

Warto podkreślić, że w przypadku Inso poziom dostępów określa dyrektor. Oznacza to, że możliwość podglądu dziennika zajęć specjalnych danego dziecka może posiadać osoba prowadząca te zajęcia oraz dyrektor. Opiekunowie innych grup czy osoby pracujące z innymi dziećmi – nie otrzymają dostępu.

Dziennik elektroniczny Inso funkcjonuje jako część całego systemu, usprawniającego zarządzanie oraz działalność placówki. W systemie dostępne są też takie opcje jak tablica ogłoszeń czy wbudowany chat - umożliwiające kontakt z rodzicami, którzy posiadają dostęp do “panelu rodzica”.

Ułatwienie dla pracowników i rodziców

Dziennik elektroniczny przerasta dzienniki tradycyjne pod kilkoma względami. Podobnie jak one systematyzuje pracę, umożliwia przechowywanie istotnych informacji i ułatwia organizację. W przeciwieństwie do nich jednak – z jednego dziennika może korzystać na raz kilka osób.

Dane w nim zawarte są zawsze pod ręką – dla każdego pracownika, dyrektora oraz dla rodziców. W dzienniku elektronicznym zazwyczaj można też przechowywać znacznie więcej informacji, a także dostosować go do potrzeb konkretnej placówki. Dodatkowa zaleta to większe bezpieczeństwo danych. W przypadku dziennika tradycyjnego każdy, kto weźmie go w ręce, może przejrzeć wszystkie zamieszczone w nim informacje. Przy dzienniku elektronicznym – dyrektor może kontrolować ustawienia dostępu.

Prowadzenie dziennika w takiej formie jest także bardziej komfortowe. Dodatkowo, dzięki niemu część operacji (np. obliczanie frekwencji) następuje automatycznie – a to z kolei oznacza oszczędność czasu.

Wreszcie – dziennik elektroniczny usprawnia także pracę dyrektora przedszkola. Ten bez trudu może znaleźć potrzebne informacje i szybciej przeprowadzić kontrolę dziennika.

Dziennik elektroniczny a przepisy prawne

Informacje na temat zasad dokumentowania przebiegu edukacji można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Edukacji Narodowej, w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji.

Wedle Rozporządzenia z dnia 25 sierpnia 2017 (uzupełnionego później rozporządzeniem z września 2019) dziennik może być prowadzony w postaci elektronicznej. Istotne jest jednak zachowanie selektywnego dostępu do danych, zabezpieczenie ich przed osobami nieuprawnionymi oraz przed uszkodzeniem czy utratą dziennika. Należy także rejestrować historię zmian i ich autorów.

Warto tu podkreślić, że w przypadku Inso dostęp do danych jest selektywny – to dyrektor nadaje stosowne uprawnienia. System posiada zabezpieczenia, uniemożliwiające osobom postronnym dostęp do danych, a kopie zapasowe gwarantują, że te nie zostaną utracone. Program rejestruje także, historię wprowadzanych zmian.

Prawo oświatowe nie określa dokładnie wszystkich aspektów związanych z dziennikiem elektronicznym. Nie precyzuje na przykład, w jakim momencie powinien zostać wprowadzony (np. czy na początku roku szkolnego, semestru, czy w dowolnej chwili). Przyjmuje się więc, że dziennik elektroniczny może zostać wdrożony w każdym momencie.

Istotną sprawą jest jednak fakt, że placówka powinna posługiwać się albo dziennikiem tradycyjnym - papierowym, albo elektronicznym. Dopuszczalne jest użytkowanie obu w tzw. „okresie przejściowym” – przez dwa semestry. Później musi zapaść decyzja o wybraniu jednej z form. Nie musi to być forma elektroniczna – choć placówki po okresie przejściowym częściej wybierają właśnie dziennik elektroniczny.

Dziennik elektroniczny pozwala lepiej zorganizować pracę, stanowi też bezpieczne rozwiązanie, wygodne zarówno dla kadry przedszkola, jak i rodziców. Jego wdrożenie jest więc warte rozważenia – może pomóc w usprawnieniu zarządzania i działania placówki.

Więcej informacji na ten temat możecie znaleźć w materiałach Akademii Inso z webinaru “Dziennik elektroniczny - w aspekcie prawnym i technicznym”.