Obowiązek przechowywania danych w przedszkolach – co warto wiedzieć?

Dokumentacja pracownicza

Jednym z kluczowych obszarów dokumentacji w przedszkolach jest dokumentacja pracownicza. Przedszkola są zobowiązane do przechowywania danych związanych z zatrudnieniem przez określony czas, aby zapewnić integralność i dostępność informacji. Przykładowo, dane dotyczące okresów zatrudnienia oraz wynagrodzenia za pracę muszą być przechowywane przez 50 lat. 

Akta osobowe pracownika również należy przechowywać przez ten sam okres czasu. Dokumentacja związana z wypadkami zbiorowymi, śmiertelnymi i powodującymi inwalidztwo powinna być przechowywana przez 25 lat, a z pozostałymi wypadkami oraz analizą wypadków i chorób zawodowych przez 10 lat. Wnioski urlopowe, należy przechowywać przez 2 lata.

Dokumentację ZUS-owską, taką jak zgłoszenia i rozliczenia pracowników, przechowujemy przez 5 lat, zaś dokumenty płatnicze do momentu przedawnienia zobowiązań podatkowych lub do potwierdzenia przez ZUS uprawnień emerytalnych. 

Dokumentacja podatkowa, powinna być przechowywana przez 5 lat, a dokumentacja dotycząca przyznawania świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych oraz wnioski pracowników o ich przyznanie, przez 5 lat.

Poza dokumentacją pracowniczą, istnieje również konieczność archiwizacji dokumentów związanych z działalnością oświatową placówki. Przechowywanie tych dokumentów również podlega określonym zasadom i czasom.

Dokumentacja działalności oświatowej

Przez okres 50 lat konieczne jest przechowywanie ewidencji dzieci objętych obowiązkiem przedszkolnym. Jest to istotne dla celów ewentualnych weryfikacji historii edukacyjnej dzieci oraz zapewnienia przejrzystości procesu rekrutacji. 

‍Dokumentacja medyczna dzieci powinna być przechowywana przez 20 lat, a wnioski i decyzje dotyczące obowiązku przedszkolnego przez 10 lat. 

Dokumentacja organów przedszkola, takich jak rady pedagogiczne, powinna być archiwizowana przez 25 lat. Dotyczy to protokołów z posiedzeń, dokumentów decyzyjnych oraz wszelkich innych materiałów mających znaczenie dla funkcjonowania instytucji. W przypadku dokumentacji związanej z działalnością pedagogiczną, większość dokumentów jest przechowywana przez 25 lat. Dotyczy to planów i programów nauczania, arkuszy organizacyjnych, a także dokumentacji nadzoru pedagogicznego, zarówno wewnętrznego, jak i zewnętrznego. Jednakże dokumenty dotyczące organizacji roku szkolnego, zajęć dodatkowych oraz imprez są przechowywane jedynie przez 5 lat.

Należy przechowywać również dane rekrutacyjne. Dane osobowe kandydatów zebranych w trakcie procesu rekrutacyjnego oraz dokumentacja związana z tym procesem są przechowywane do momentu zakończenia okresu, w którym dziecko uczęszcza do przedszkola. Dane osobowe kandydatów, którzy nie zostali przyjęci, przechowywane są przez okres jednego roku. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy wniesiona została skarga do sądu administracyjnego w związku z decyzją dyrektora przedszkola, szkoły lub placówki, wtedy dane te mogą być przechowywane do czasu zakończenia postępowania sądowego, jednak nie dłużej niż rok.

Dokumenty wytworzone przez specjalistów pracujących w przedszkolu, takich jak psychologowie, pedagodzy czy logopedzi, powinny być przechowywane przez 10 lat. Dotyczy to opinii, badań oraz dokumentacji poradnictwa. Natomiast dzienniki prowadzone w przedszkolu powinny być przechowywane przez 5 lat.

Zachowanie i prawidłowa archiwizacja tej dokumentacji zapewnia nie tylko zgodność z przepisami prawnymi, ale również dostępność istotnych informacji dla wszystkich zainteresowanych stron, co ma istotne znaczenie dla transparentności działalności oświatowej przedszkoli.