Zasady tworzenia instrukcji kancelaryjnej w przedszkolu

Stawiamy na indywidualność

Analizując zasady, jakimi rządzi się instrukcja kancelaryjna, musimy koniecznie pamiętać, że placówki, którymi zarządzamy, posiadają Indywidualną strukturę organizacyjną, tzn. nasze placówka różnią się między sobą. Dlatego też korzystając z gotowych wzorów, pamiętajmy, że nie gwarantują one prawidłowego i bezpiecznego obiegu dokumentów. W związku z tym, tworząc przedszkolną instrukcję kancelaryjną, analizujmy indywidualne aspekty placówki i wprowadzajmy je do dokumentu. Korzystanie z dopasowanego instrukcji, zabezpieczy organizację przepływu dokumentacji i zapewni, że nasz tryb postępowania z dokumentacją uwzględnia specyfikę naszej placówki.

Co powinna zawierać instrukcja kancelaryjna w przedszkolu?

Poniżej w uproszczony sposób przedstawiamy, z jakich fundamentalnych elementów powinna składać się instrukcja kancelaryjna.

Instrukcja kancelaryjna dla przedszkola powinna obejmować:

1. Definicje pojęć, jakie zawiera instrukcja kancelaryjna- innymi słowy musimy wyjaśnić na wstępie określenia, jakimi się posługujemy w treści instrukcji np. co mamy na myśli, używając pojęcia „akta sprawy”, „teczka sprawy”, „znak sprawy” itd.

2. Wyjaśnienia czynności kancelaryjnych, które wykonujemy w trakcie postępowań z dokumentami– czyli nasza instrukcja kancelaryjna musi zawierać działania podejmowane przez nas podczas pracy z dokumentem np. „rejestrowanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej” , „wysyłanie korespondencji”, „ewidencjonowanie dokumentów” itd.

3. Określenie procesu przyjmowania i obiegu listów/przesyłek w naszej placówce

• kto jest odpowiedzialny za odbiór i rejestrację korespondencji w przedszkolu i w jaki sposób to następuje (czy czynności z tym związane należą do obowiązków dyrektora, zastępcy, obsługi biurowej),
• jakie działania podejmujemy np. z przesyłką uszkodzoną, korespondencją, która błędnie została do nas wysłana, kto jest upoważniony do otwarcia przesyłek/listów, co należy sprawdzić po otwarciu przesyłki, w jakich przypadkach obowiązkowo przechowujemy pisma wraz z kopertą, w której to pismo otrzymaliśmy.

4. Klarowny opis tego, jak wygląda w naszej placówce obieg dokumentacji, a tym samym spraw w nich zawartych. W tym zakresie nasza instrukcja kancelaryjna powinna priorytetowo określić, kto jest odpowiedzialny za ten obieg.

5. Określenie, jaki system kancelaryjny funkcjonuje w naszym przedszkolu. Instrukcja kancelaryjna musi wskazać jednoznacznie, czy korzystamy z systemu bezdziennikowego, czy z systemu mieszanego.

6. Określenie, co zawiera wykaz akt, ale także zakresy dokumentacji tzw. niearchiwalnej oraz jej oznaczenia – są to dokumenty, które mają dla nas znaczenie praktyczne, ale tylko przez pewien czas, np. dokumentacja kadrowo-płacowa pracownika. Po upływie obowiązującego dla niej okresu przechowywania, podlega brakowaniu. W instrukcji kancelaryjnej dla przedszkola określamy także zakres oraz symbol oznaczenia dokumentów, których znaczenie praktyczne jest dla nas ważne przez krótki okres - dokumenty, które po pełnym ich wykorzystaniu przekażemy na makulaturę. I co najważniejsze, nasza instrukcja kancelaryjna powinna określić zakres dokumentów archiwalnych i ich symbol oznaczenia.

7. Czytelne zasady sposobu, w jaki zakładamy teczki spraw. Instrukcja kancelaryjna powinna obejmować szczególnie te obligatoryjnie - czyli wskazanie, kto w naszej placówce odpowiada za tę czynność.

8. Określenie, kto jest odpowiedzialny za rejestrację spraw i w jakiej formie tego dokonuje, w jaki sposób znakuje sprawę oraz jakie elementy składowe zawiera przyjęty przez nas znak sprawy.

9. Zdefiniowanie wykazów prowadzonych przez nas rejestrów np. rejestr upoważnień pracowniczych, nadawanych pełnomocnictw itd.

10. Dokładne sprecyzowanie, jak wygląda w naszej placówce proces załatwienia spraw. Otóż nasza instrukcja kancelaryjna powinna zawierać opis, w jakiej formie inni mogą załatwić u nas sprawy np. ustnie lub pisemnie – w przypadku ustnego załatwienia spraw, to jakie warunki należy spełnić, aby w ten sposób dokonać załatwienia, należy też określić, jak taką formę rejestrujemy. W wypadku formy pisemnej musimy określić, czy jest to forma pisemna odręczna, czy korespondencyjna. Obowiązkowo musimy sporządzić zasady sporządzania kopii pism ważnych oraz zasady rejestrowania załatwionych spraw.

11. Charakterystykę pisma załatwiającego sprawę - określenie formatu, elementów np.: nagłówek, znak sprawy, powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy itd.

12. Określenie zasad wysyłania pism, w tym szczególności: formy, w jakich wysyłane są pisma np. za pomocą operatora pocztowego lub korespondencji e-mail oraz zasady, którymi należy się kierować w trakcie kopiowania takich pism.

13. Jednoznaczny opis, w jaki sposób przechowujemy akta, w tym w szczególności miejsce przechowywania akt np. składnica akt.

14. Instrukcję organizacji i działania składnicy akt, czyli sposób, w jaki przekazujemy wytworzoną dokumentację do składnicy. Działania składnicy akt opisujemy w instrukcji, którą umieszczamy do wglądu w miejscu dostępnym dla pracowników zajmujących się np. przyjmowaniem akt spraw do składnicy. Ważne, aby w dokumencie zawrzeć też informacje o organizacji czynności takiej, jak udostępnianie akt ze składnicy akt.

15. Dokładną charakterystykę, w jaki sposób wykorzystujemy systemy informatyczne w trakcie postępowań kancelaryjnych, np. jak wykorzystujemy systemy informatyczne w wymiarze ochrony danych osobowych, w wymiarze działania składnicy akt, opis procesu nadawania i przyjmowania poczty elektronicznej, sprecyzowanie sposobu tworzenia baz danych itd.

16. Wykaz osób, które odpowiadają za nadzór nad poprawnym stosowaniem instrukcji kancelaryjnej, w tym także zakres obowiązków takiej osoby. Do obowiązków dyrektora należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników, w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią. Obowiązki dyrektora w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji przez pracowników i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie.

Obowiązkowe załączniki instrukcji kancelaryjnej.

Tworząc instrukcję kancelaryjną dla przedszkola, musimy mieć na uwadze obowiązkowe załączniki, które wchodzą w skład dokumentu.

• jednolity rzeczowy wykaz akt - wykaz akt służy do oznaczenia, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Wykaz akt jest oparty na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Tworząc wykaz akt, powinniśmy opierać się na jednolitym klasyfikowaniu dokumentacji mając na uwadze kryteria rzeczowe,
• wzór dziennika korespondencyjnego,
• wzór formularza spisu spraw,
• wzór pisma załatwiającego sprawę, (np. dotyczącego wyjaśnień w konkretnej sprawie)
• wzór opisu teczki aktowej, pieczęci nagłówkowych, spisu zdawczo-odbiorczego (przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez dyrektora),
• instrukcję organizacji i działania składnicy akt - instrukcja ustala organizację, zadania i zakres działania składnicy akt. Działania składnicy akt podlegają dyrektorowi przedszkola.

Przy tworzeniu instrukcji kancelaryjnej przedszkola warto pamiętać, że wzorem wyjściowym dokumentu może być instrukcja kancelaryjna gminy, co więcej warto sprawdzić, czy gmina, w której działa nasza placówka nie wydała (uchwaliła) zarządzenia w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu składnicy akt dla przedszkoli.

Jak długo przechowywać dokumenty w przedszkolu?

Archiwizacja dokumentów w przedszkolu to obowiązek każdej placówki. Co w temacie archiwizacji dokumentacji pracowniczej mówią przepisy prawa? Dokumentację musimy gromadzić przez następujący czas:

• 50 lat - zatrudnienie i wynagrodzenie za pracę
• 2 lata - wnioski urlopowe
• 25 lat - wypadki zbiorowe, śmiertelne, powodujące inwalidztwo
• 10 lat - choroby zawodowe
• 5 lat - dokumentacja ZUS
• 5 lat - dokumentacja podatkowa
• 5 lat - dokumentacja ZFŚS wraz z wnioskami pracowników o ich przyznanie

Co z przedszkolami niepublicznymi?

Przedszkola niepubliczne nie są zobligowane do posiadania instrukcji kancelaryjnej, gdyż nie należą one do jednostek podległych pod system finansów publicznych. W związku z tym, w ich przypadku nie zachodzi obowiązek np. do prowadzenia jednolitego wykazu akt (wspomnianego wcześniej jednolitego rzeczowego wykazu akt). Jednakże patrząc na doświadczenia placówek niepublicznych, które wprowadziły ją w swój system zarządzania dokumentacją, można wysunąć wniosek, iż stosowanie czynności kancelaryjnych jest sporym ułatwieniem w zakresie obsługi administracyjnej. Ostateczna decyzja w tym zakresie należy do dyrektora przedszkola.

Podstawa prawna

W kwestii organizacji kancelaryjności w naszych placówkach warto odnieść się do przepisów ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn.: Dz.U. z 2015 r. poz. 1446 ze zm.), oraz rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. nr 14, poz. 67 ze zm.).