Finanse i rozliczenia

Historia Pani Ani - Automatyczne księgowanie opłat

Zbliża się koniec miesiąca. To już pora podliczyć zgłoszenia, sprawdzić obecności w dzienniku i na tej podstawie zsumować wszystkie składowe za pomocą Excela. Na koniec jeszcze trzeba poinformować rodzica o kwocie wyliczonego rachunku. Pozostaje tylko czekać na płatność.

Kim jest Pani Ania?

Pani Ania zarządza dwiema placówkami, do których uczęszcza 141 dzieci. Dzisiaj nadszedł dzień przygotowania rachunków dla rodziców. Pani Ania, znana ze swojej dokładności, przystępuje do działania. Sprawdza wszystkie obecności, zgłoszenia - zestawia je ze sobą, do kwoty za czesne dodaje wcześniej wyliczoną kwotę za wyżywienie i już prawie gotowe. Wydrukowany rachunek jest w posiadaniu Pani Ani. Zostało jeszcze 140 rachunków. Tego samego dnia Pani Ania rozdaje rachunki w grupach, z prośbą o przekazanie rodzicom.

Oczekiwanie na płatność od rodziców

W kolejnych dniach pojawiło się kilka telefonów w celu omówienia wartości z rachunków. Pani Ania sprawdzała konto bankowe i zaznaczała w swoim notatniku otrzymane wpłaty od rodziców płacących na poczcie, w bankach lokalnych czy też przelewem internetowym. Pozostałe pieniądze - gotówkę, otrzymała od Pań w każdej z grup osobno. W tym przypadku również odnotowała płatność.

Pani Ania zaksięgowała już większość wpłat od rodziców, którzy płacili różnymi kanałami. Na kilkanaście płatności nadal oczekuje. W kolejnych dniach sprawdzała różne źródła, czy płatność została dokonana. Od momentu wyliczenia rachunków dla rodziców Pani Ania poświęcała mnóstwo czasu na weryfikowanie i przypomnienia o płatnościach oraz egzekwowanie opłat od rodziców.

Czy Pani Ania może prowadzić ewidencję płatności szybciej i skuteczniej?

Zdecydowanie. Pierwszym usprawnieniem, i pozornie szybkim do wdrożenia, może być wprowadzanie płatności tylko jednym kanałem. Pani Ania zastanawiała się, czy byłoby lepiej, jeśli rodzice mogliby dokonywać płatności tylko poprzez przelew. Wówczas, weryfikacja wpłat przebiegałaby zdecydowanie szybciej. Wystarczyłoby przecież sprawdzić tylko konto bankowe! Ale czy na pewno? Na początku wydaje się to słuszne, jednak wymaga to uwagi, bezbłędności i dalszego przeprowadzania ewidencji, a co za tym idzie sporo poświęconej uwagi i czasu. A co jeśli Pani Ania nie musiałaby sprawdzać żadnych przelewów?

Automatyczne księgowanie opłat - czy to w ogóle jest możliwe?

Wróćmy jeszcze do płatności dokonywanych przez rodziców. Niektórzy płacą na poczcie, inni w bankach lokalnych (np. Bank Spółdzielczy), inni przelewem internetowym. Czy da się zatem automatycznie księgować wpłaty? Tutaj Pani Ani z pomocą przychodzi aplikacja Inso z pełnym, automatycznym księgowaniem. Aplikacja, niezależnie od źródła wykonania przelewu automatycznie księguje pieniądze na koncie i zaznacza płatność na liście rozliczeń. Pani Ania nie poświęca ani sekundy na ewidencję opłat! Nie musi eksportować historii z konta bankowego i dokonywać importu w aplikacji. W aplikacji każda wpłata księgowana jest automatycznie. Tak, te opłacane na poczcie i w bankach lokalnych również.

100% rachunków automatycznie zaksięgowanych?

Brzmi nieźle! A co z przypomnieniami o płatnościach, naliczaniu odsetek i egzekwowaniu opłat od rodziców? Na to również można poświęcać mniej czasu, a jednocześnie zwiększyć skuteczność i terminowość opłat. Przeczytasz o tym w historii Pani Eweliny oraz we wpisie poświęconym nieterminowym wpłatom od rodziców.

Ale zaraz, zaraz - rodzice będą płacić prowizję?

Aplikacja Inso jako jedyna na rynku nie pobiera prowizji od szybkich płatności dokonywanych przez rodziców. Nie ma więc obawy, że rodzice będą niechętnie korzystać z tego rozwiązania. Ponadto - rodzice są zadowoleni z tej formy obsługi, gdyż w ułamku sekundy po dokonaniu płatności widzą, że ich wpłata została zaksięgowana!

Rewolucja czy ewolucja?

Wróćmy do Pani Ani. Jak dzisiaj wygląda podsumowanie miesiąca po wdrożeniu automatycznej księgowości? W zasadzie można powiedzieć, że szybko i bez błędów. Pani Ania nie sprawdza zgłoszeń, nie podlicza rachunków, nie przypomina rodzicom o płatności, ani też nie prowadzi ewidencji ręcznie. Wszystkie opłaty, których dokonują rodzice trafiają prosto na konto bankowe Pani Ani. Dodatkowo, jeśli rodzic spóźnia się z płatnością aplikacja dba o jej egzekwowanie, wysyłając odpowiednie powiadomienia. 

Podsumowanie

Pani Ania usprawniła relacje i kontakt z rodzicami. Bardzo trudno jej było przypominać rodzicom o płatnościach. Rozmowy te zawsze powodowały dyskomfort dla obydwóch stron. Dzisiaj, z rodzicami nie rozmawia o rachunkach, a o codzienności przedszkolnej i rozwoju podopiecznych. Ma również więcej swobody, aby skuteczniej rozwijać swój biznes.


Mateusz Darowski
Pomagam w dobrze nowoczesnych rozwiązań w przedszkolach i żłobkach.

Ostatnie wpisy

Zobacz, jakie tematy poruszaliśmy ostatnio na naszym blogu

Rozwijaj swoją placówkę razem z nami
Zapytaj o ofertę