Nieterminowe wpłaty od rodziców - czy istnieje na to sposób?

January 28, 2020
Porady i wskazówki
Rodzice zalegają z płatnościami? Radzimy co zrobić aby pieniądze spływały terminowo. Dla właściciela placówki zapewnienie jej płynności finansowej to kluczowe zadanie. Często słyszymy od dyrektorów z którymi rozmawiamy, że rodzice zalegają z płatnościami. Najczęściej nie jest to spowodowane złą wolą, a zwykłym roztargnieniem. Wyjaśniamy, jakie rozwiązania mogą znacznie pomóc sprawnie regulować zobowiązania rodzicom, a placówce zapewnić przewidywane przepływy pieniężne.

Na czym polega specyfika problemu widziana oczami rodziców?

Aby odpowiedzieć sobie na to pytanie przeprowadziliśmy badanie na próbie ponad 500 rodziców, których dzieci uczęszczają do żłobka lub przedszkola. Wyniki są ciekawe. 86% rodziców przyznaje, że zdarza im się więcej niż 6 razy w roku płacić nie terminowo należności za czesne. Z drugiej strony 68% rodziców z tej grupy twierdzi, że posiadają środki aby płacić należności w terminie. Jako powody braku terminowej wpłaty podają kolejno: zagubienie druczku, błędne założenie, że zapłacił drugi rodzic oraz zapomnienie o płatności. Z naszych badań wyłania się jeszcze jeden paradoks. Okazuje się, że przypominanie rodzicom o uregulowaniu płatności jest krępujące i stresujące dla dyrektora, zdecydowanie rzadziej z tego powodu odczuwanie dyskomfortu deklarują ankietowani rodzice. Zdarza się, że rodzice są oburzeni rozmową na temat zaległości finansowych.

A jak to wygląda z perspektywy dyrektorów placówek?

Ankietowani dyrektorzy placówek twierdzą, że nieterminowe wpłaty od rodziców nie tylko zaburzają płynność finansową placówki (co jest oczywiste), ale jednocześnie powodują, że proces rozliczania należności zajmuje znacznie więcej czasu, generując przy tym błędy. Aż 89% ankietowanych używa do rozliczeń arkusza kalkulacyjnego, w którym błędy pojawiają się nagminnie, ponieważ kwoty wprowadzane są ręcznie. Osoby rozliczające przyznają, że zdarza im się czasem pominąć należność. Koło się więc zamyka. Aby odzyskać należność dyrektor zmuszony jest rozmawiać na ten trudny temat z rodzicami lub wydelegować tę rozmowę do nauczycieli. Często z tytułu opóźnień rodzicom naliczane są odsetki. To generuje dodatkową pracę administracyjną i napięcia między rodzicami a dyrekcją.

Rozwiązanie problemu - automatyzacja

W Inso wychodzimy z założenia, że podstawą sukcesu jest komunikacja. Większość niepłacących w terminie rodziców deklaruje, że są w stanie płacić terminowo, a jedyny powód braku płatności to roztargnienie.

Aplikacja Inso do zarządzania żłobkami i przedszkolami wysyła przypomnienia dla rodziców, pozwala im się również zapoznać z historią płatności - to wszystko dzięki aplikacji mobilnej! Przypomnienia są wysyłane w momencie wystawienia rachunku, gdy zbliża się termin płatności, oraz gdy należność staje się przeterminowana. Rodzice mają możliwość zapłacić z poziomu aplikacji poprzez szybkie płatności internetowe.

Po wdrożeniu systemu Inso w kilkudziesięciu placówkach ich właściciele zgodnie potwierdzają: Terminowe wpłaty od rodziców to standard, nieterminowe wpłaty stanowią teraz wyjątek od reguły - odwrotnie niż było to do tej pory.

A co z odsetkami za opóźnienia? Czy dyrektor może je naliczać?

Tak, dyrektor jak każdy przedsiębiorca ma prawo naliczyć odsetki od opóźnień w transakcjach handlowych. Jednak nie jest to standard w placówkach, to bardzo delikatna i indywidualna sprawa. Jeśli dyrektor zdecyduje się wprowadzić odsetki od przeterminowanych wpłat system Inso automatyzuje ten proces. Wraz z wygenerowaniem rachunku informuje rodziców o tym, że przedszkole nalicza odsetki w razie spóźnienia z płatnością. Następnie, jeśli płatność zostanie wykonana po terminie automatycznie obliczy wysokość odsetek. Dyrektor sam decyduje o wysokości odsetek ustawiając odpowiednią wartość w aplikacji. Przypominamy, że w 2020 roku odsetki od spóźnionych transakcji handlowych to 9,5 % rocznie.

Justyna Tokarz
Specjalista ds. obsługi klienta w inso