Rachunek za przedszkole. Jak usprawnić proces ich naliczania?

Obliczamy rachunek za przedszkole – jakie dane musimy zebrać co miesiąc?

W skład rachunku wchodzi opłata naliczana w stałej kwocie miesięcznej lub godzinowo, w zależności od tego, jakie rozwiązanie wybrała placówka. Kluczowa w tym przypadku jest informacja o obecności dziecka w placówce w danym miesiącu, sprawdzana przez wychowawców każdego dnia.

Kolejna składowa rachunku to opłaty za posiłki, które mogą być naliczane z góry, za miesiąc do przodu lub z dołu za poprzedni miesiąc. W niektórych placówkach od stałej kwoty rachunku odliczane są kwoty posiłków za dni, według zgłoszonych nieobecności.

W skład rachunku wchodzą też opłaty związane z zajęciami dodatkowymi, jeśli dzieci na takie są zapisane i uczęszczają. Oprócz tego każde rozliczenie można edytować o dodatkową kwotę - może to być np. dodatkowa opłata związana z wyjazdem na wycieczkę lub opłata za zdjęcia pamiątkowe w przedszkolu wykonane przez fotografa.

Całościowa opłata obejmuje wiele składowych. Przez cały miesiąc pracownicy placówek muszą je skrupulatnie gromadzić, tak aby pod koniec miesiąca wszystko podliczyć i wystawić rachunek.

Z czego wynikają problemy z rozliczeniami?

Tradycyjny proces naliczania rachunku oraz ewidencjonowania wszystkich jego składowych, czyli obecność dziecka, posiłków czy zajęć dodatkowych jest bardzo czasochłonny i niesie ze sobą wiele trudności.

Podstawowy problemem jest sposób zgłaszania nieobecności. W większości placówek są one przyjmowane telefonicznie lub za pomocą wiadomości sms. Telefoniczne zgłoszenia trzeba od razu zanotować. Niestety taka forma obarczona jest sporym ryzykiem pomyłek lub niedopatrzeń - zdarza się, że opiekunowie po prostu zapominają je odnotować.

Smsowe zgłoszenia również zdarza się pominąć, co generuje za sobą całą lawinę problemów - brak zatwierdzonego zgłoszenia, nieuwzględniona nieobecność w rozliczeniu, źle naliczone opłaty, a na końcu – złość i reklamację od rodzica.

O ile jeszcze mniejsze placówki są w stanie jeszcze jakoś zapanować nad zgłoszeniami nieobecności prowadzonymi w taki sposób, tak w przypadku większych placówek, jest to ogromnym wyzwaniem.

Pomyłki w liczeniu nieobecności wiążą się także z mylnym podliczeniem posiłków za dni, w których dziecko było nieobecne w przedszkolu. Co więcej, taka ewidencja najczęściej prowadzona jest w zwykłych arkuszach kalkulacyjnych, które również mogą generować ryzyko pomyłek.

Samo obliczanie comiesięcznych należności to jednak nie koniec możliwych trudności. Placówki mają także problemy z samym dostarczeniem rozliczenia rodzicom. Wychowawcy oraz właściciele bardzo często narzekają, że trzeba każde rozliczenie dostarczyć bezpośrednio do rodzica – co jest ogromnie czasochłonne i wiąże się ze sporym ryzykiem pomyłki.

Część placówek rozdaje rozliczenia rodzicom, którzy odbierają dzieci z przedszkola. Niestety rozliczenia papierowe często giną, przez co rodzic potem nie wie, ile ma zapłacić. To z kolei rodzi kolejny problem - nieterminowe płatności, w konsekwencji naliczanie odsetek.

Automatyzacja naliczania opłat i korzyści z nią związane

Odpowiedzią na liczne problemy związane z naliczaniem comiesięcznej opłaty jest automatyzacja, z której korzysta nasza aplikacja INSO – dedykowana dla przedszkoli i żłobków. Dzięki niej rozliczenia stają się szybkie, łatwe i zupełnie bezproblemowe.

Jak to wygląda w praktyce? Bardzo prosto! Sprawdzanie obecności w sytuacji, gdy mamy ustaloną stałą kwotę comiesięcznego rachunku to tak naprawdę jedno kliknięcie w aplikacji – czyli ustawienie, że dziecko jest obecne lub nie. Trochę inaczej sytuacja wygląda, gdy placówka korzysta z naliczania godzinowego – wtedy trzeba kliknąć godzinę przyjścia i godzinę wyjścia, aby system automatycznie zliczył, ile godzin dziecko było w placówce.

W przypadku posiłków, opłaty za nie odliczane są w momencie zgłaszania nieobecności przez rodzica poprzez aplikację lub w momencie, kiedy rodzic odmówi poszczególny posiłek na dany dzień.

Rozliczenia automatycznie generują się pierwszego dnia nowego miesiąca. Na tym etapie nie są one widoczne dla rodziców, tylko dla placówki. Dyrekcja lub osoby zarządzające rozliczeniami, mają możliwość sprawdzenia rachunku oraz ewentualnego edytowania. To właśnie wtedy można dodać inne opłaty, związane np. z wycieczką.

Jeżeli wszystko się zgadza – rachunek można wysłać za pomocą jednego kliknięcia. Rodzic dostaje informację, że otrzymał rozliczenie i ma możliwość uiszczenia opłaty bezpośrednio w aplikacji, za pośrednictwem bezpiecznych płatności online. Rodzic dokładnie widzi, za co płaci – rachunek obejmuje informację dotyczącą kwoty za czesne, posiłki wraz z ich ilością oraz opłaty za zajęcia dodatkowe z rozpiską, jakie to są zajęcia.

Co istotne, dzięki systemowi właściciel placówki może mieć pełną kontrolę nad finansami.

Co usprawnia aplikacja Inso?

Wprowadzenie automatyzacji do placówki optymalizuje proces zarządzania finansami. Po wdrożeniu naszego systemu w Niepublicznym Przedszkolu Chatka Małego Skrzatka, usprawnieniu uległy następujące kwestie:

• codzienne zliczanie zgłoszeń od rodziców oraz wysyłka informacji do cateringu codziennie rano zajmowały około 15 minut - po wdrożeniu aplikacji - dzieje się to automatycznie,
• podliczanie wszystkich nieobecności na koniec miesiąca w celu wyliczenia rachunków zajmowało ok.5/6 godzin - po wdrożeniu aplikacji - dzieje się to automatycznie,
• przygotowanie rachunków (w excelu) - wpisanie nieobecności, uzupełnienie dodatkowych należności, wygenerowanie druczków dla rodziców - zajmowało 2 dni - po wdrożeniu aplikacji dzieje się to automatycznie,
• wydrukowanie i rozdanie druków rodzicom - zajmowało dużo czasu, zanim każdy rodzic otrzymał rozliczenie do ręki. Bywało tak, że ze względu na nieobecność danego dziecka, druki czekały na rodzica do połowy miesiąca, po czym zdarzało się, że opiekunowie zapominali przekazać druk, przez co w konsekwencji wszystko przeciągało się w czasie. Wdrożenie aplikacji wyeliminowało druki. Wraz z wdrożeniem systemu każdy rodzic ma podgląd w aplikacji, a także otrzymuje powiadomienia i przypomnienia o płatnościach,
• sprawdzanie wpłat od rodziców (na koncie bankowym) oraz oznaczenie danej płatności w excelu czy na wydrukowanym podsumowaniu – zajmowało kilka razy w miesiącu po kilka godzin - po wdrożeniu aplikacji dzieje się to automatycznie - jednym kliknięciem wskazujemy plik z przelewami z konta bankowego i system automatycznie księguje,
• sprawdzenie uwag, zgłoszeń, weryfikacja rozliczeń od rodziców – co i za co – zajmowało kilka godzin w skali miesiąca - po wdrożeniu aplikacji - sporadycznie, gdyż każdy rodzic ma podgląd rozliczenia oraz jego składowych w aplikacji.

Aplikacja zatem pozwoliła zaoszczędzić sporo czasu na mozolne wyliczanie comiesięcznych płatności, wysłanie lub przekazywanie rachunków do rodziców, a także sprawdzanie, czy opłaty wpłynęły na konto w wymaganym terminie.

‍