Nieterminowe wpłaty od rodziców - czy istnieje na to sposób?

Dlaczego rodzice spóźniają się z płatnościami za placówkę

Najczęstsze powody spóźnionych wpłat

Aby odpowiedzieć sobie na to pytanie przeprowadziliśmy badanie na próbie ponad 500 rodziców, których dzieci uczęszczają do żłobka lub przedszkola. Wyniki są ciekawe. 86% rodziców przyznaje, że zdarza im się więcej niż 6 razy w roku płacić nie terminowo należności za czesne. Z drugiej strony 68% rodziców z tej grupy twierdzi, że posiadają środki aby płacić należności w terminie. Jako powody braku terminowej wpłaty podają kolejno: zagubienie druczku, błędne założenie, że zapłacił drugi rodzic oraz zapomnienie o płatności.

Perspektywa rodziców i stres dyrektorów – gdy za przedszkole nie zawsze łatwo płacić

Z naszych badań wyłania się jeszcze jeden paradoks. Okazuje się, że przypominanie rodzicom o uregulowaniu płatności jest krępujące i stresujące dla dyrektora, zdecydowanie rzadziej z tego powodu odczuwanie dyskomfortu deklarują ankietowani rodzice. Zdarza się, że rodzice są oburzeni rozmową na temat zaległości finansowych.

Jakim trudnościom podlegają dyrektorzy placówek przy rozliczaniu wpłat

Ankietowani dyrektorzy placówek twierdzą, że nieterminowe wpłaty od rodziców nie tylko zaburzają płynność finansową placówki (co jest oczywiste), ale jednocześnie powodują, że proces rozliczania należności zajmuje znacznie więcej czasu, generując przy tym błędy.

Najczęstsze błędy w rozliczeniach w przedszkolu i obowiązki, które trzeba przekazać administracji

Aż 89% ankietowanych używa do rozliczeń arkusza kalkulacyjnego, w którym błędy pojawiają się nagminnie, ponieważ kwoty wprowadzane są ręcznie. Osoby rozliczające przyznają, że zdarza im się czasem pominąć należność. Koło się więc zamyka. Aby odzyskać należność dyrektor zmuszony jest rozmawiać na ten trudny temat z rodzicami lub wydelegować tę rozmowę do nauczycieli. Często z tytułu opóźnień rodzicom naliczane są odsetki. To generuje dodatkową pracę administracyjną i napięcia między rodzicami a dyrekcją.

Rozwiązanie problemu – automatyzacja płatności i koniec z odsetkami

W Inso wychodzimy z założenia, że podstawą sukcesu jest komunikacja. Większość niepłacących w terminie rodziców deklaruje, że są w stanie płacić terminowo, a jedyny powód braku płatności to roztargnienie.

Powiadomienia w aplikacji o płatnościach za przedszkole

Aplikacja Inso do zarządzania żłobkami i przedszkolami wysyła przypomnienia dla rodziców, pozwala im się również zapoznać z historią płatności - to wszystko dzięki aplikacji mobilnej! Przypomnienia są wysyłane w momencie wystawienia rachunku, gdy zbliża się termin płatności, oraz gdy należność staje się przeterminowana. Rodzice mają możliwość zapłacić z poziomu aplikacji poprzez szybkie płatności internetowe.

Po wdrożeniu systemu Inso w kilkudziesięciu placówkach ich właściciele zgodnie potwierdzają: Terminowe wpłaty od rodziców to standard, nieterminowe wpłaty stanowią teraz wyjątek od reguły - odwrotnie niż było to do tej pory.

Odsetki za nieterminowe opłaty za przedszkole – czy dyrektor może je naliczać?

Tak, dyrektor jak każdy przedsiębiorca ma prawo naliczyć odsetki od opóźnień w transakcjach handlowych. Jednak nie jest to standard w placówkach, to bardzo delikatna i indywidualna sprawa. Jeśli dyrektor zdecyduje się wprowadzić odsetki od przeterminowanych wpłat system Inso automatyzuje ten proces. Wraz z wygenerowaniem rachunku informuje rodziców o tym, że przedszkole nalicza odsetki w razie spóźnienia z płatnością. Następnie, jeśli płatność zostanie wykonana po terminie automatycznie obliczy wysokość odsetek. Dyrektor sam decyduje o wysokości odsetek ustawiając odpowiednią wartość w aplikacji. Przypominamy, od 4 września 2025 r. wysokość odsetek ustawowych za opóźnienie wynosi 10,25% w stosunku rocznym.

Często zadawane pytania

Co zrobić, gdy rodzic nie płaci za przedszkole w terminie?

Najskuteczniejszym rozwiązaniem jest automatyzacja procesu płatności. Zamiast prowadzić krępujące rozmowy z rodzicami, warto wdrożyć system, który automatycznie wysyła przypomnienia o nadchodzących i zaległych opłatach oraz umożliwia ich szybkie uregulowanie online.

Czy dyrektor placówki może naliczać odsetki za nieterminowe opłaty?

Tak, dyrektor ma prawo naliczać odsetki za opóźnienia w płatnościach. Jest to jednak indywidualna decyzja placówki. Proces naliczania odsetek można zautomatyzować, np. za pomocą systemu Inso, który poinformuje rodziców o zasadach i w razie potrzeby sam obliczy należną kwotę.

Jak aplikacja Inso pomaga rodzicom pamiętać o płatnościach?

Aplikacja wysyła rodzicom automatyczne powiadomienia o płatnościach w trzech kluczowych momentach: w chwili wystawienia rachunku, gdy zbliża się termin płatności oraz po jego przekroczeniu. Umożliwia też wgląd w historię wpłat i natychmiastowe uregulowanie należności za pomocą szybkich płatności online.

Dlaczego rodzice najczęściej spóźniają się z opłatami za przedszkole?

Najczęstsze przyczyny to zwykłe roztargnienie i prozaiczne sytuacje, takie jak: zagubienie druczku do wpłaty, zapomnienie o terminie płatności lub błędne założenie, że opłaty dokonał już drugi z rodziców. Zazwyczaj nie jest to wynik złej woli.

Jakie konsekwencje mają nieterminowe wpłaty dla placówki?

Opóźnienia w płatnościach zaburzają płynność finansową placówki. Ponadto, ręczne rozliczanie zaległości zajmuje administracji znacznie więcej czasu, generuje błędy i powoduje niepotrzebne napięcia w komunikacji z rodzicami.

Czy można całkowicie wyeliminować problem nieterminowych płatności dzięki automatyzacji?

Automatyzacja nie gwarantuje 100% terminowości, ale sprawia, że terminowe wpłaty stają się standardem, a opóźnienia rzadkim wyjątkiem. Systematyczne przypomnienia i łatwość dokonania opłaty radykalnie zmniejszają skalę problemu.

‍

‍