Na co zwrócić uwagę przy wyborze aplikacji do zarządzania przedszkolem i żłobkiem?

Polityka prywatności oraz bezpieczeństwo aplikacji

‍W tej sekcji chcielibyśmy zwrócić szczególną uwagę na politykę prywatności i regulaminy, które przekładają się na bezpieczeństwo danych oraz stabilność systemu. Przede wszystkim mają one zabezpieczać interesy każdej ze stron. Polityka prywatności jest dokumentem, który powinien zawierać szczegóły związane z przetwarzaniem danych oraz z ich bezpieczeństwem. Na placówce jako administratorze danych osobowych spoczywa odpowiedzialność za wybór bezpiecznego rozwiązania i firmy, której dane zostaną powierzone. Warto sprawdzić zapisy umowy/regulaminu oraz polityki prywatności, w szczególności zwrócić uwagę, czy dane będą udostępniane do państw trzecich, tj. krajów znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W jakim stopniu dostawca aplikacji ponosi odpowiedzialność za powierzone dane oraz jakie środki stosuje dostawca aplikacji w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych? W umowie bądź regulaminie (w zależności od formy oferowanej przez dostawcę) powinny znaleźć się zapisy informujące o procedurach w przypadku problemów z działaniem aplikacji oraz odpowiedzialności dostawcy za działanie aplikacji.

Kompleksowość funkcji

Przejdźmy do funkcji, które zaraz po bezpieczeństwie stanowią bardzo ważny czynnik brany pod uwagę przy wyborze aplikacji. Oferowane funkcje powinny być kompleksowe, zwróć zatem uwagę, czy aplikacja oferuje wszystkie niezbędne rozwiązania, które odpowiadają potrzebom Twojej placówki.

Na tym etapie zastanów się również, jaki jest cel wdrożenia aplikacji, w rozumieniu, jakie obszary funkcjonowania placówki chcesz usprawnić. Przeanalizuj, co sprawia ewentualne problemy, zabiera dużo czasu, czy też powoduje występowanie błędów i pomyłek.

Przykładowo, jeśli zauważasz, że komunikacja w placówce jest rozproszona i odbywa się w kilku różnych kanałach: rodzice wysyłają wiadomości sms lub za pośrednictwem komunikatorów, wykonują telefony, nauczycielki przekazują informacje rodzicom na karteczkach, z kolei rodzice często je gubią, do tego ważne wiadomości nie docierają na czas, a komunikacja między kadrą jest zdezorganizowana – to sygnał, że aplikacja powinna pomóc zorganizować całą komunikację w jednym miejscu, zarówno dla dyrekcji, kadry, jak i rodziców wraz ze stosownymi powiadomieniami.

Poza wspomnianą komunikacją, ważnym aspektem jest możliwość generacji rachunków poprzez aplikację. Zweryfikuj, czy aplikacja zawiera rozwiązania odpowiadające sposobowi rozliczeń w Twojej placówce. Dobre rozwiązanie to takie, które przygotuje comiesięczne rozliczenia oraz rachunki dla rodziców, zliczy i wyśle automatycznie zamównienie do cateringu, zaksięguje wpłaty, a w przypadku opóźnień naliczy stosowne odsetki. Warto sprawdzić także, czy oferowane rozwiązanie jest elastyczne i pozwoli na rozliczanie wszystkich opłat w placówce: czesne, posiłki, zajęcia dodatkowe, naliczenia rabatów, czy innych opłat wynikających z bieżącej działalności placówki, np. płatności za podręczniki czy wycieczki. W efekcie takie rozwiązanie pozwoli zaoszczędzić mnóstwo czasu oraz zredukować ilość telefonów od rodziców.

Pomimo, iż na starcie może wydawać się, że Twoje potrzeby względem aplikacji są niewielkie, warto rozważyć aplikację, która daje możliwość kompleksowego zarządzania placówką. Potrzeby placówki zmieniają się z czasem, zatem decydując się na dane narzędzie warto mieć dodatkowe możliwości, które być może będą pomocne w przyszłości. Wówczas wdrożenie dodatkowego modułu w ramach narzędzia, z którego korzystasz jest znacznie prostsze, niż wdrażanie dodatkowych systemów czy rozwiązań. Takim przykładem może być elektroniczna rekrutacja dzieci lub moduł kadra, który jest w stanie w pełni zastąpić dotychczasowe rozwiązania w zakresie ewidencji urlopu, czasu pracy, zastępstw, czy zliczania nadgodzin.

Ponadto zwróć uwagę, czy aplikacja jest dostosowana do każdego użytkownika: właściciela, dyrektora, nauczyciela oraz rodzica. Każdy z użytkowników aplikacji będzie mieć inne potrzeby i oczekiwania, zatem warto je przeanalizować i wypisać najważniejsze z nich, aby kierować się nimi przy wyborze systemu.

Wartość merytoryczna aplikacji

Aplikacja powinna na bieżąco aktualizować swoje rozwiązania, aby były zgodne z wymaganiami prawnymi i edukacyjnymi. Dzienniki elektroniczne muszą spełniać wymagania dotyczące prowadzenia dzienników określone w Ustawie z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo Oświatowe oraz Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 11 września 2019 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji. Dziennik elektroniczny może być wyłączną formą prowadzenia dzienników przez placówkę, jednak musi spełniać określone wymagania.

Dzienniki elektroniczne w szczególności powinny umożliwiać łatwe i szybkie wypełnienie dziennika, dzięki kompatybilności z wydawnictwami pedagogicznymi. Aplikacja powinna umożliwiać automatyczne uzupełnianie wpisów z wybranego programu edukacyjnego oraz automatycznie odznaczać punkty z podstawy programowej, które są realizowane w danym dniu po wyborze tematu. Wpisy powinny być edytowalne w łatwy sposób, a dodatkowo powinna być możliwość dopisania do nich dodatkowych tematów realizowanych w danym dniu, odbytych wycieczek czy warsztatów.

Każdy z nauczycieli powinien mieć swój własny profil w aplikacji, dzięki któremu loguje się do dziennika, ma możliwość uzupełniania wpisów, podpisania ich i uzupełnienia swojego czasu pracy. Dzięki profilom, dane w aplikacji są zabezpieczone i nikt inny nie może się podpisać za nauczyciela, co jest zgodne z wytycznymi MEiN oraz polityką ochrony danych osobowych.

Kompleksowa aplikacja umożliwia dokonywanie automatycznych kontroli dziennika przez dyrektora. Nauczyciele otrzymują informacje o dokonanej kontroli i ewentualnych brakach wymagających uzupełniania, a wpisy automatycznie oznaczają się jako skontrolowane. Zwróć uwagę, czy dane z dzienników są zabezpieczone przez dostawcę systemu, by nie było możliwości ich utracenia. Dodatkowym atutem aplikacji będzie możliwość udostępniania informacji tylko i wyłącznie uprawnionym osobom.

Proces wdrożenia i wsparcie w użytkowaniu aplikacji

Przy wyborze aplikacji dla przedszkola i żłobka ważne jest również, aby zwrócić uwagę na proces wdrożenia oraz wsparcie. Upewnij się, że proces wdrożenia jest łatwy i przejrzysty, a firma oferuje odpowiednie wsparcie techniczne. Wdrożenie to czas, w którym klient poznaje aplikacje, dlatego w tym okresie szczególnie istotna jest pomoc opiekuna zapewnionego przez firmę dostarczającą system.

Twój opiekun powinien poznać obszary funkcjonowania Twojej placówki, które chcesz usprawnić i na tej podstawie zaplanować oraz dostosować wdrożenie aplikacji. Każdy klient powinien być traktowany indywidualnie, a wdrożenie powinno zostać dostosowane do potrzeb danej placówki. To właśnie z opiekunem krok po kroku przejdziesz przez konfigurację aplikacji, aby dostosować ją do zasad panujących w placówce. Zespół opiekunów powinien być do dyspozycji przez cały czas – podczas wdrożenia, czy w późniejszym użytkowaniu aplikacji, tak by odpowiedzieć na każde pytanie i wątpliwości dyrektora, kardy czy rodzica. Pamiętaj, że dedykowany opiekun to osoba dostępna dla całej placówki.

W każdym momencie, czy to w trakcie wdrożenia, czy podczas dłuższego korzystania z aplikacji kadra powinna mieć możliwość uczestnictwa w darmowym szkoleniu online z dodatkowych modułów aplikacji.

Również rodzice powinni otrzymać materiały pomocnicze wspierające ich w pierwszych krokach z aplikacją. Wdrożenie to czas, w którym zarówno placówka jak i rodzice uczą się korzystać z aplikacji, dlatego zwłaszcza wtedy wsparcie opiekuna jest tak istotne.

Ważne jest również w jaki sposób użytkownicy mogą kontaktować się ze swoim opiekunem, czy mają możliwość wybrania odpowiedniej dla nich formy np. telefonicznie, mailowo, poprzez czat na stronie lub w aplikacji. To klient powinien decydować jaki sposób kontaktu preferuje. Nie możemy pominąć tutaj czasu odpowiedzi ze strony opiekuna, który powinien być jak najkrótszy, a sama odpowiedź pomocna i wyczerpująca.

Szczególną uwagę powinniśmy zwrócić na fakt, w jaki sposób monitorowane jest funkcjonowanie aplikacji, aby zapewnić stabilny dostęp. Aplikacja powinna być monitorowana 24 godziny na dobę, tak aby dział techniczny był informowany o niepożądanych działaniach o każdej porze dnia i nocy. Sprawdź również, czy oraz jak często są tworzone kopie zapasowe. Ważnym aspektem jest to, aby kopie zapasowe były przechowywane na innych serwerach niż sama aplikacja, aby zapewnić placówce bezpieczeństwo wprowadzonych danych.

Oceny i opinie innych użytkowników

Zanim zdecydujesz się na wybór konkretnej aplikacji warto poznać rekomendacje i opinie innych użytkowników. Dowiedz się, czy ktoś z Twojego otoczenia nie korzysta już z aplikacji, być może podzieli się opinią na jej temat. Możesz również poszukać rekomendacji na popularnych grupach w mediach społecznościowych, gdzie niezależne osoby dzielą się swoimi doświadczeniami i cennymi uwagami. Dzięki opiniom innych użytkowników ocenisz, czy dana aplikacja spełnia Twoje oczekiwania. Zwróć uwagę na aktualność opinii, te najświeższe będą najbardziej wiarygodne i będą obrazować aktualne działanie systemu. Placówki mogą mieć bardzo różnorodne potrzeby w zależności od przyjętych zasad, dlatego warto filtrować opinie mając na uwadze funkcjonowanie własnego przedszkola.

Oferta aplikacji

Przy wyborze aplikacji dla przedszkola i żłobka warto również zwrócić uwagę na ofertę. Upewnij się, że jest ona aktualna, a umowa zawiera wszystkie istotne warunki, takie jak ilość dzieci, okres wypowiedzenia czy ukryte koszty. Oferta powinna być zrozumiała, kwota abonamentu określa czy jest to abonament miesięczny, roczny, bądź jeszcze inny sposób rozliczania.

Wszystkie warunki oferty, co do zasady powinny być również przeniesione do umowy, jeżeli zdecydujesz się takową podpisać. Umowa powinna zawierać również elementy polityki prywatności oraz regulaminu. Warto tutaj zwrócić uwagę, że korzystając z różnych aplikacji w życiu codziennym zazwyczaj nie podpisujemy z każdą umowy. Wyrażenie zgody i akceptacja warunków w tym polityki prywatności oraz regulaminu jest wystarczającym elementem i poświadczeniem, że będziemy korzystać z aplikacji i zobowiązujemy się do uiszczenia opłaty za daną usługę.

Decydując się na aplikację, zawsze powinieneś mieć możliwość jej przetestowania przed dokonaniem wyboru. Okres testowy aplikacji wykorzystaj w pełni, aby poznać wszystkie możliwości aplikacji. Jest to też odpowiedni moment, aby dopytać o interesujące kwestie i sposoby działania, czy możliwości konfiguracji.

Obsługa aplikacji

Upewnij się, że aplikacja jest łatwa w obsłudze, oraz że jest dostępna z każdego urządzenia. Znacznym ułatwieniem jest dostępność aplikacji zarówno z wersji webowej jak i w wersji mobilnej (Android, iOS) dla każdego użytkownika, również dla rodzica. Możliwość korzystania w pełni z aplikacji z dowolnego urządzenia jest bardzo dużym udogodnieniem, zwróć więc uwagę, czy wszystkie funkcje aplikacji są dostępne w każdej wersji zarówno mobilnej jak i webowej.

Z uwagi na różnych użytkowników kluczowe jest, aby aplikacja była na tyle intuicyjna, aby zarządzanie nią nie sprawiało większych problemów. Pierwsza konfiguracja (wprowadzenie danych dzieci, dodanie kont rodziców, dodanie kadry, ustawienie rozliczeń, utworzenie dzienników) powinna stanowić jednorazową czynność. Odpowiednie przygotowanie aplikacji pozwoli na znaczne usprawnienie codziennej pracy, bez konieczności każdorazowego jej konfigurowania.

Warto również zwrócić uwagę na to, czy z poziomu samej aplikacji jest szybki dostęp do dodatkowych materiałów, czy do chatu z działem obsługi. Dobrze, jeśli wszelkie wątpliwości można w szybki sposób rozwiać posiłkując się dodatkowymi materiałami czy kontaktem z działem obsługi.

Odbierz swój bonus i porównaj aplikacje do zarządzania przedszkolem i żłobkiem!

‍