Jak szybko i bezpiecznie udostępniać zdjęcia dzieci dla rodziców? Część 2: Prawne aspekty udostępniania zdjęć dzieci

Jakie zgody powinna zebrać dyrekcja placówki aby móc zgodnie z prawem udostępniać zdjęcia dzieci rodzicom?

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę, że wykorzystywanie zdjęć z udziałem dzieci można rozpatrywać z punktu widzenia dwóch kwestii:

• przepisów o ochronie danych osobowych (ponieważ wizerunek należy do kategorii danych osobowych),
• przepisów o rozpowszechnianiu wizerunku zawartych w ustawie o prawie autorskim.

Zacznijmy od tej drugiej kwestii, ponieważ jest ona w tym przypadku łatwiejsza. Mianowicie, art. 81 ustawy o prawie autorskim przewiduje, co do zasady, konieczność uzyskania zgody na rozpowszechnianie wizerunku.

Kluczowym terminem jest tutaj "rozpowszechnianie". Zgoda jest potrzebna tam, gdzie dochodzi do rozpowszechniania wizerunku. Przyjmuje się, że rozpowszechnianie to stworzenie możliwości zapoznania się z określonym materiałem przez bliżej nieokreślony z góry, niezamknięty krąg osób.

Zatem w sytuacji, w której zdjęcia dzieci będą udostępniane wewnętrznie wyłącznie w obrębie wewnętrznego systemu komunikacji z rodzicami, można uznać, że nie mamy w tym przypadku do czynienia z rozpowszechnianiem. Oznacza to, że zgoda na rozpowszechnianie wizerunku dzieci nie będzie w tej sytuacji potrzebna.

Jeżeli chodzi o ochronę danych osobowych, tak jak zasygnalizowałem to już wcześniej, wizerunek uznajemy za należący do kategorii danych osobowych.

W konsekwencji, już samo wykonanie zdjęć dzieciom będziemy uznawać za przetwarzanie danych osobowych. Nie ulega wątpliwości, że również udostępnianie zdjęć, nawet tylko wewnętrznie, będzie stanowić przetwarzanie danych osobowych.

Jeżeli jakąś czynność uznajemy za przetwarzanie danych osobowych, musimy znaleźć dla niej właściwą podstawę prawną przetwarzania danych. Uważam, że w tej sytuacji moglibyśmy obyć się nawet bez zgody, opierając się na art. 6 ust. 1 lit. b RODO czyli na przetwarzaniu danych w celu wykonania umowy.

Jeżeli zakres świadczeń przedszkola obejmuje wykonywanie zdjęć dzieciom i udostępnianie ich rodzicom wewnętrznie, można byłoby uznać, że działając w tym zakresie, przedszkole wywiązuje się ze zobowiązania w stosunku do rodziców.

Pewien problem może pojawiać się jednak w sytuacji, gdy któreś z rodziców stwierdzi, że nie życzy sobie by zdjęcia z jej dzieckiem były udostępniane innym rodzicom, np. w ramach zdjęć grupowych. Dlatego bezpieczniejszym rozwiązaniem faktycznie wydaje się zastosowanie mechanizmu zgody. Każdy rodzic będzie miał wtedy możliwość podjęcia decyzji czy zgadza się na wykonywanie zdjęć jego dziecku w przedszkolu i udostępnianiu tych zdjęć w wewnętrznych kanałach komunikacji z rodzicami.

Udostępnianie zdjęć na Facebooku. Czy w tym celu będzie wymagana osobna zgoda?

Tak, zdecydowanie. Jeżeli pojawia się wątek publicznej komunikacji, dochodzi nam reżim przepisów o rozpowszechnianiu wizerunku, o którym wspominałem już wcześniej. Przedszkole musi w takim przypadku dysponować zgodą na rozpowszechnianie wizerunku każdego dziecka.

Na jakie elementy warto zwrócić uwagę podczas wyboru sposobu i usługi do udostępniania zdjęć?

Kluczową kwestią jest bezpieczeństwo i poufność udostępnianych zdjęć. Jeżeli udostępnianie odbywa się z wykorzystaniem zewnętrznych usług, dostawcy tych usług uznawani są za podmioty przetwarzające i muszę zapewniać zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych. Z takimi dostawcami powinny zostać zawarte umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Warto również starać się eliminować wątek przechowywania danych na serwerach zlokalizowanych poza Unią Europejską. Należy uważnie przyjrzeć się regulaminom poszczególnych usług pod kątem użytku czynionego z materiałów przechowywanych w ramach tych usług. Przykładowo, w ramach bezpłatnych usług Google, Google zachowuje prawo do skanowania wszystkich materiałów, tworzenia profilów marketingowych itp.

Czy nauczyciele mogą za pośrednictwem prywatnych telefonów wykonywać zdjęcia dzieciom obecnym w placówce i przesyłać je do rodziców?

Nauczyciel występuje w procesie przetwarzania danych osobowych dziecka (w tym wizerunku) jako osoba upoważniona przez placówkę. W gestii placówki jest zadbanie o stosowne procedury postępowania z danymi. Uważam, że korzystanie z prywatnych telefonów w tym zakresie trudno pogodzić z dbałością o bezpieczeństwo i poufność danych. Jeżeli placówka nie ma odpowiedniej kontroli nad takimi telefonami, ich bezpieczeństwem, usługami w nich aktywowanymi, to tak naprawdę pozostawia dane bez kontroli, co może zostać uznane za naruszenie bezpieczeństwa danych.

Szukasz narzędzia do udostępniania zdjęć rodzicom? Zobacz nasz artykuł: Jak szybko i bezpiecznie udostępniać zdjęcia dzieci dla rodziców.

‍