Finanse w przedszkolu - jak skutecznie rozliczać i zwiększyć płynność finansową?

Składowe rozliczenia - czesne, opłata za wyżywienie, opłaty dodatkowe

Zarówno w placówkach publicznych, jak i niepublicznych zadanie naliczania i egzekwowania opłat przypada dyrektorom, wymaga ono dokładności, skupienia i czasu. Zacznijmy może od składowych opłat naliczanych w placówkach przedszkolnych, czy żłobkach:

Czesne

Czesne to fundamentalna opłata, którą co miesiąc dokonują rodzice za opiekę nad dzieckiem w przedszkolu czy żłobku. To opłata, która może być naliczana jako stała kwota miesięczna lub naliczana godzinowo. Wnoszona jest z góry lub na zakończenie okresu rozliczeniowego

Opłata za wyżywienie

Doliczana jest do miesięcznego rozliczenia. Obliczamy ją na podstawie dni, w których dziecko było obecne w przedszkolu lub żłobku i zgłoszonych przez rodziców nieobecności. Placówka z reguły określa termin i godzinę, do której rodzic powinien poinformować o możliwej nieobecności dziecka. System do rozliczeń taki jak INSO umożliwia rodzicom zgłoszenie ewentualnej nieobecności z odpowiednim wyprzedzeniem, a tym samym obniżenie kwoty do zapłaty na koniec okresu rozliczeniowego

Opłaty dodatkowe

Zajęcia dodatkowe, nadgodziny, wycieczki, wyjazdy do kina, teatru, zdjęcia, teatrzyk, Mikołajki, podręczniki, ubezpieczenie, wyprawka? Forma tego typu dodatkowych aktywności dla dzieci wiąże się z dodatkowymi opłatami dla rodziców. W systemie INSO koszty te są doliczane do miesięcznego rozliczenia jako dodatkowe opłaty, którym nadajemy nazwę uwzględniając przy tym sposób naliczania opłaty jako: opłata jednorazowa, która zostanie naliczona w rozliczeniu za wybrany miesiąc, opłata cykliczna, kwota ta będzie doliczana co miesiąc lub opłata codzienna, którą można naliczyć dla wybranych dzieci na każdy dzień. Tego typu dodatkowe atrybuty aplikacji są bardzo pomocne szczególnie we wrześniu, gdzie takich dodatkowych opłat jest wiele np. ubezpieczenie czy podręczniki, gdyż nauczyciele - zapewne w większości placówek tak właśnie jest, lub wyznaczeni do tego pracownicy nie muszą zbierać i przechowywać pieniędzy u siebie w sali.

Jak to było z Nami?

Przed wdrożeniem aplikacji INSO w naszej placówce wszystkie rozliczenia wykonywałam ręcznie. Obliczenia i weryfikacja wyników była czasochłonna i niejednokrotnie niosła za sobą błędy, które ciężko się przyznać, ale miały miejsce.

Głównym problemem przy rozliczeniach był sposób zgłaszania nieobecności za pomocą wiadomości sms, spisywany przez pracowników lub przeze mnie w zeszycie nieobecności. Ponadto często zdażały się sytuacje samodzielnego odliczania kwoty wyżywienia przez rodziców od wystawionych dla nich płatności, za zgłoszenie nieobecności dziecka w danym dniu po czasie do którego rodzic powinien poinformować o możliwej nieobecności dziecka, co powodowało opóźnienia w płatnościach.

O ile w przypadku publicznych przedszkoli, czy żłobków opóźnienia czy brak płatności za czesne i wyżywienie nie wpływa znacząco na funkcjonowanie i możliwe zamknięcie placówki, to w przypadku placówki niepublicznej, która otrzymuje zmniejszoną subwencję takie opóźnienie to bardzo poważna sprawa. Ponadto w przypadku publicznego przedszkola, brak płatności za posiłki nie stanowi podstawy odmówienia kontynuowania wychowania przedszkolnego przez dziecko, gdy rodzic składa stosowną deklarację na podstawie ustawy – Prawo oświatowe. Jeżeli opłaty nie są wnoszone w samorządowym przedszkolu, wierzyciel (gmina) może natomiast prowadzić egzekucję administracyjną zaległych należności na zasadach uregulowanych w ustawie o finansowaniu zadań oświatowych, oraz ustawie o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Postępowanie egzekucyjne jednak składa się z kilku etapów. Z kolei w niepublicznym przedszkolu kontynuowanie wychowania przedszkolnego jest uzależnione od tego, czy na każdy rok szkolny są zawierane odrębne umowy, wówczas można przyjąć, jeśli jest to zgodne ze statutem, że nie zostanie zawarta nowa umowa lub czy zaległości w opłatach uzasadniają rozwiązanie dotychczasowej dłuższej umowy zgodnie z jej postanowieniami oraz treścią statutu danego niepublicznego przedszkola.

Czy dyrektorom możemy ułatwić rozwiązywanie tego problemu i jak uporać się z niepłacącym rodzicem?

INSO aplikacja, która rozwiązała wiele z naszych problemów z płatnościami

Dzięki platformie INSO w prosty i szybki sposób generuję rozliczenia na podstawie wszystkich zgłoszonych informacji. Nasza placówka ma ustaloną stałą kwotę comiesięcznego czesnego osobno dla przedszkola i żłobka i przy weryfikacji obecności system wymaga od nas tylko informacji, że dziecko jest obecne lub nie. W przypadku posiłków, opłaty za nie odliczane są w momencie zgłaszania nieobecności przez rodzica poprzez aplikację lub w momencie, kiedy rodzic odmówi poszczególny posiłek na dany dzień. Rozliczenia automatycznie generują się pierwszego dnia nowego miesiąca. Jak zauważyłam nie są widoczne dla rodziców, tylko dla dyrektora. Po sprawdzeniu rachunku oraz ewentualnych poprawkach dodaniu innych opłaty, związanych np. z ubezpieczeniem wysyłam rachunek za pomocą jednego kliknięcia. Rodzic dostaje informację, że otrzymał rozliczenie i ma możliwość uiszczenia opłaty bezpośrednio w aplikacji, za pośrednictwem bezpiecznych płatności online. Rodzic dokładnie widzi, za co płaci widoczne są informację dotyczące kwoty za czesne, posiłków wraz z ich ilością oraz opłaty za zajęcia dodatkowe z rozpiską, jakie są to zajęcia.

Opóźnienia, zaległości – oczywiście jak w każdej placówce zdażają się i u nas, aplikacja pozwala je kontrolować i szybciej egzekwować od rodziców

Przypomnienie

Mogłoby się wydawać, że jeśli przesłałeś rozliczenie Rodzicom, wszystko samo pójdzie swoim torem i otrzymasz zapłatę w terminie. Czasami jednak tak nie jest, a Ty pochłonięty innymi sprawami , nie zdążysz sprawdzić i wysłać powiadomień o terminie płatności za przedszkole czy żłobek. Monitorowanie płatności jest jednym z elementów naszej działalności, często naszym być, albo nie być. I tutaj również Inso wychodzi naprzeciw naszym obowiązkom. Aplikacja Inso wysyła przypomnienia dla rodziców, pokazując historię płatności. Przypomnienia są wysyłane w momencie wystawienia rachunku, gdy zbliża się termin płatności, oraz gdy należność staje się przeterminowana. Muszę przyznać, że przypominanie rodzicom o uregulowaniu płatności jest krępujące i stresujące zarówno dla dyrektora jak i rodziców, w naszym przypadku dużą rolę odgrywało roztargnienie rodziców, ponieważ często zapominali lub zgubili druk z informacją o kwocie do zapłaty. Zdarzało się, że rodzice byli oburzeni rozmową na temat zaległości finansowych, niejednokrotnie nie rozumiejąc powagi systematycznych wpłat w działalność całej placówki. Dzięki INSO problem ten został całkowicie wyeliminowany.

Płatności internetowe

Funkcja ceniona przez Rodziców. Po otrzymaniu przypomnienia z poziomu aplikacji Rodzice mogą skorzystać z opcji zapłaty online i szybko uregulować należność, co w naszej placówce sprawdza się doskonale. Większość rodziców chwali wprowadzony system i ułatwienia w dokonywaniu płatności. Pieniądze wpłacane przez rodziców na koncie placówki pojawiają się po kilku godzinach lub następnego dnia. Pozwala to na szybkie opłacenie należności wynikających z prowadzenia placówki jaką jest przedszkole i żłobek.

Odsetki

Spóźnienia w płatnościach, często tych samych Rodziców, opcja ustawiania odsetek - pomaga. Zauważyłam, że wprowadzony sposób naliczania odsetek jest mobilizujący dla rodziców, znacząco poprawił terminowość wpłat za przedszkole i żłobek.

W przypadku opóźnień system pozwala ustawić naliczanie odsetek. Wraz z wygenerowaniem rachunku informuje rodziców o tym, że przedszkole nalicza odsetki w razie spóźnienia z płatnością. Następnie, jeśli płatność zostanie wykonana po terminie automatycznie obliczy wysokość odsetek.

Wypis, a zaległości

W naszej placówce, jak zapewne w większości placówek niepublicznych przy odzyskiwaniu zaległości duże znaczenie ma sposób oraz czas przechowywania rozliczeń dzieci w aplikacji. Po zarchiwizowaniu dziecka jego rozliczenia są dostępne w aplikacji do momentu uregulowania przez rodzica całej kwoty. Dla tych Rodziców istnieje możliwość wysyłania przypomnień i wiadomości w celu wyegzekwowania zaległej płatności, gdy dziecka nie ma już w placówce. Konta tych rodziców zostaną usunięte po okresie 30 dni od daty zarchiwizowania dziecka, ale tak jak wspomniałam wcześniej, pod warunkiem, że saldo rachunku dziecka jest równe zero. W przeciwnym wypadku konto rodzica zostanie usunięte dopiero po uregulowaniu salda. Jest to bardzo pomocne w odzyskiwaniu należności od rodziców, którzy już nie uczęszczają do naszych placówek, często tracimy z nimi kontakt, nie odbierają telefonów czy wiadomości. Archiwizacja pozwala na kontakt z tymi Rodzicami, na sprawdzenie czy rodzic stara się uregulować chociaż część kwoty za pobyt dziecka w placówce. To najczęściej wykorzystywana opcja w naszej placówce. Kontakt, rozmowa to ważne, być może w domu dziecka pojawiły się trudności finansowe, te wszystkie zdobyte informacje pomogą ustalić sposób spłaty lub tylko przypomną o zaległościach.

Windykacja

Dodatkowym atutem jest wprowadzony w aplikacji INSO niedawno modułu windykacji. Wielu ludziom samo słowo “windykacja” kojarzy się dosyć nieprzyjemnie. Przypominam, że windykacja to motywowanie kontrahentów do szybszej spłaty należności. To nic innego, jak dbanie o to, aby kontrahent w naszym przypadku Rodzic nie zapomniał o tym, że ma zapłacić za nasze usługi. Po pierwsze tak jak wspomniałam wcześniej nie zakładaj od razu, że Rodzic nie zapłaci, bo być może miał ciężki tydzień, nie znalazł wolnej chwili na przelew i zapomniał w natłoku zajęć, to najczęstsze przypadki nieterminowych wpłat. System Inso pozwala na łatwe sprawdzenie i zweryfikowanie aktualnych zaległości, a także wysłanie przypomnienia o płatności do rodziców. Przypomnienie wysyłam w formie wiadomości na e-mail oraz na telefon do rodziców. W wiadomości wpisujemy tytuł oraz treść wiadomości, w której możemy ustalić maksymalny termin spłaty zadłużenia. To jak Rodzice patrzą na twoją prośbę zależy od sposobu przekazania tej informacji. Niemiłe maile, cięte sugestie czy grożenie sądem może źle wpłynąć na odzyskanie należności i utrzymanie dobrego kontaktu z Rodzicem, a przecież tego nikt z dyrektorów nie chce. Chodzi o bardzo miły, uprzejmy kontakt, w którym przypominasz o płatności.

Podsumowanie

Pamiętajcie jednak, że nie od wszystkich dłużników uda nam się wyegzekwować płatności poprzez aplikację, ale na pewno w większości, myślę że tak jak u nas w 98 %. Gdyby jednak tak się zdażyło, to w przypadku braku wpłaty we wskazanym terminie i wyczerpaniu procedur, które ma dana placówka w procesie odzyskiwania należności Dyrektor lub wyznaczony przez niego pracownik Prowadzący windykację wysyła pocztą lub doręcza osobiście dłużnikowi wezwanie do zapłaty wraz z kosztami.

‍