"Dzienniki elektroniczne są dla nas bardzo wygodną formą. Zdecydowanie ograniczyły ilość papieru."

Dzienniki elektroniczne zamiast papierowych, czyli jak przebiegał proces zamiany dzienników

Pierwszego września podjęliśmy decyzję, że przy okazji wdrażania aplikacji Inso do obsługi rozliczeń i płatności, zastąpimy dzienniki papierowe – dziennikiem elektronicznym. W związku z tym, że całą dokumentację przenieśliśmy do wersji elektronicznej, nauczyciele musieli zapoznali się z obsługą aplikacji. Założyliśmy dzienniki dla wszystkich grup: 3-latków, 4-latków i 5-latków. Dziennik uruchomiliśmy także w żłobku. Panie nauczycielki od września zaczęły dokonywać codziennych wpisów. Z każdym kolejnym dniem Panie potrafiły coraz więcej – monitorowały realizację podstawy programowej dzięki gotowym raportom. Założyłyśmy także dzienniki do pracy indywidualnej, ponieważ mieliśmy sporo zajęć dodatkowych w ramach projektu unijnego. Od tej pory wszystkie kwestie, jak tematy zajęć i obecności były prowadzone w wersji elektronicznej.

Codzienność bez dzienników papierowych

Dzienniki elektroniczne są dla nas bardzo wygodną formą. Zdecydowanie ograniczyły ilość papieru. Dostęp do dokumentacji od tej pory również był prostszy, a przede wszystkim do wszystkich grup w jednym czasie i miejscu. Jeżeli się chce udostępnić dziennik innym osobom, wystarczy nadać odpowiednie uprawnienia. Ograniczamy w ten sposób całą drogę służbową.

Kontrola dziennika ze strony organu nadzorującego, czyli kuratorium

Pani z organu nadzorującego wybiórczo prosiła nas o dokumentację dydaktyczną. Po przekazaniu informacji, że dokumentację prowadzimy w formie elektronicznej, Pani poprosiła o konkretne dni i konkretne zapisy w tych dniach. Wydrukowaliśmy pojedyncze strony, co też stanowiło załącznik.

Możliwość sięgnięcia do tego w każdym czasie i w bardzo szybki sposób, usystematyzowanie i uporządkowanie tej formy sprawia, że również wśród pracowników jest tak, że każdy wie, gdzie tego szukać i gdzie jest to zapisane.

Wyższy poziom bezpieczeństwa danych

Dzienniki papierowe były pozostawiane w biurkach zamykanych na klucz. Mimo wszystko dzienniki te nie były jakoś szczególnie chronione przed dostępem osób nieupoważnionych. W tej chwili mamy pewność, że bez dostępu do systemu lub bez odpowiedniego uprawnienia dziennik nie trafi w niepowołane ręce.

Reakcja kadry na nową formę dzienników

W pierwszej chwili był to dosyć wysoki opór, bo jednak siła przyzwyczajenia do papieru jest dosyć duża. Już po pierwszych dwóch tygodniach użytkowania otrzymaliśmy od Pań nauczycielek informację, że nie wyobrażają sobie powrotu do systemu tradycyjnego, do tej formy papierowej.

Kilkanaście dzienników w nowym wydaniu

Aktualnie dla jednej placówki prowadzimy w granicach 10-11 dzienników elektronicznych. Pracę indywidualnych specjalistów również dokumentujemy w formie dzienników indywidualnych – praca logopedy, praca terapeuty, terapii indywidualnej dzieci oraz grupowe zajęcia.

Wygodny dziennik elektroniczny

Przede wszystkim oszczędność papieru, oszczędność miejsca, później archiwizacji i też skumulowanie w jednym miejscu wszystkich informacji. Jest duża wygoda w prowadzeniu dzienników elektronicznych, bo za tym też idzie oszczędność czasu dla nauczycieli, ponieważ prowadzenie dziennika naprawdę zajmuje chwilę.

Wpisy można wcześniej przygotować, a potem tylko skopiować. Można wyedytować i poprawić danego dnia – nie trzeba tego skreślać. Dokumenty w tym momencie są naprawdę przejrzyste i czytelne. Panie zwracają uwagę na możliwość monitorowania podstawy programowej. Jest dla nich bardzo cenna.

Podsumowanie dziennika elektronicznego słowami Pani Barbary Tofiluk – Dyrektor ds. Dydaktycznych

Dziennik elektroniczny na pewno usprawnił mi pracę. Przede wszystkim mam podgląd do wszystkich dzienników z jednego miejsca. Nie muszę szukać wersji papierowej, tylko przeskakuje z placówki oraz grupy i widzę dany dzień, daną grupę wiekową i mogę sprawdzić, czy nauczyciel dokonał wpisów oraz, czy zrobił to prawidłowo. Jeśli chodzi o kontrolę dziennika z pozycji całej placówki od teraz nie muszę chodzić do każdej sali i prosić o dziennik. Będąc np. w sekretariacie w domu mogę w każdej chwili do dziennika zajrzeć i zweryfikować poprawność wprowadzonych danych.