Jak najlepiej przygotować się do rekrutacji w prywatnym żłobku i przedszkolu?

Spis treści

‍Określ strategię rekrutacyjną

Zanim rozpoczniesz nabór, warto określić konkretne cele i strategię rekrutacyjną. Zastanów się, ile miejsc masz do dyspozycji i jakie są kluczowe kryteria przyjęć. Pomyśl także o tym, jaką grupę docelową chcesz przyciągnąć – czy zależy Ci na określonym wieku dzieci, czy masz preferencje dotyczące rodzin (np. rodzeństwa dzieci już uczęszczających do placówki)?

Pytania, które warto sobie zadać:

• Jakie są główne atuty mojej placówki?
• Jakie warunki muszą spełnić rodzice, aby ich dziecko zostało przyjęte?
• Jakie dokumenty będą wymagane od rodziców?

Przygotuj materiały promocyjne i stronę internetową

Rekrutacja to także proces marketingowy. Upewnij się, że Twoja strona internetowa zawiera aktualne informacje o zapisach, a rodzice mogą łatwo znaleźć szczegóły dotyczące placówki.

Co warto zamieścić na stronie internetowej?

• Szczegółowy opis przedszkola lub żłobka
• Program nauczania i metody dydaktyczne
• Opinie zadowolonych rodziców
• Zdjęcia i wideo prezentujące placówkę
• Formularz kontaktowy lub rekrutacyjny

Dobrze prowadzony profil w mediach społecznościowych (Facebook, Instagram) może dodatkowo zwiększyć zasięg i przyciągnąć nowych rodziców.

Zorganizuj dni otwarte

Dni otwarte to doskonała okazja do bezpośredniego kontaktu z rodzicami i dziećmi. Warto je zaplanować tak, aby rodzice mogli zobaczyć, jak wygląda codzienne funkcjonowanie placówki.

Jak przygotować skuteczne dni otwarte?

• Przygotuj prezentację na temat misji i wartości placówki
• Zaplanuj pokazowe zajęcia dla dzieci
• Stwórz przestrzeń do rozmów indywidualnych z rodzicami
• Odpowiadaj na pytania rodziców i rozwiewaj ich wątpliwości

Stwórz przejrzysty proces rekrutacji

Aby uniknąć chaosu, proces rekrutacji powinien być czytelny i dobrze zaplanowany. Określ jasne terminy zapisów, wymagane dokumenty oraz etapy selekcji kandydatów.

Przykładowy harmonogram rekrutacji:

1. Ogłoszenie rekrutacji – informacja na stronie internetowej, mediach społecznościowych i w lokalnych grupach rodzicielskich.
2. Zbieranie zgłoszeń – formularze online lub papierowe.
3. Weryfikacja zgłoszeń – sprawdzenie dokumentów i podstawowych kryteriów.
4. Spotkania z rodzicami – możliwość omówienia szczegółów i rozwiania wątpliwości.
5. Ogłoszenie listy przyjętych dzieci.
6. Podpisanie umów i oficjalne potwierdzenie miejsc.

Rekrutacja dzieci za pomocą elektronicznych formularzy

Zarządzanie rekrutacją w prywatnym żłobku lub przedszkolu może być czasochłonne, ale dzięki nowoczesnym narzędziom, takim jak aplikacja dla żłobków i przedszkoli Inso, cały proces staje się prostszy, bardziej przejrzysty i mniej obciążający dla kadry placówki. Jak to działa?

Formularz rekrutacyjny z możliwością edycji

Oferujemy gotowy formularz rekrutacyjny z możliwością dopasowania do potrzeb Twojej placówki. Masz możliwość dodawania własnych pól, sekcji oraz pytań otwartych, aby uzyskać dokładnie te informacje, których potrzebujesz.

Udostępnianie wniosku w formie linku 

Rodzice mogą wypełnić wniosek bez konieczności zakładania konta – wystarczy, że otrzymają link do formularza. Wszystkie zgłoszenia są automatycznie zapisywane w aplikacji, co ułatwia ich przeglądanie i zarządzanie rekrutacją w jednym miejscu.

Różne wersje językowe formularzy

Wiemy, że często rodzice posługują się innym językiem niż polski, dlatego możesz stworzyć formularz nie tylko w języku polskim, ale także w wersji angielskiej i ukraińskiej.

Lista wniosków z filtrowaniem

Lista wniosków pozwala na podgląd i filtrowanie zgłoszeń według statusu (nowy, w trakcie, przyjęty, odrzucony) oraz daty ich wpłynięcia. Dodatkowo użytkownicy mogą tworzyć własne etykiety i oznaczenia, takie jak wstępne przypisanie do grupy czy kwalifikacja, co ułatwia organizację i zarządzanie rekrutacją.

Automatyczne informowanie o statusie wniosków

Po przesłaniu wniosku rodzice otrzymują e-mail z potwierdzeniem jego złożenia, a placówka – powiadomienie o nowym zgłoszeniu. Możesz również automatycznie informować rodziców o zmianie statusu wniosku na „przyjęty” lub „odrzucony”, korzystając z gotowych szablonów wiadomości lub tworząc własne.

Przenoszenie danych do profilu dziecka 

Dane podane przez rodziców w formularzu, takie jak informacje o dziecku, adres zamieszkania, dane rodziców i opiekunów czy osób upoważnionych do odbioru, są automatycznie zapisywane w profilu dziecka w aplikacji. Dzięki temu nie ma potrzeby ich ręcznego przepisywania, co znacząco przyspiesza proces rekrutacji.

Operacje masowe na liście wniosków

W aplikacji można wykonywać operacje zbiorcze na wnioskach rekrutacyjnych, takie jak usuwanie, przypisywanie etykiet czy zmiana statusu, co usprawnia zarządzanie procesem rekrutacji.

Raporty i wydruk wniosku

Placówka może wygenerować raport zawierający dane ze wszystkich wniosków rekrutacyjnych. Dodatkowo każdy wniosek można pobrać w formacie PDF, co umożliwia jego bezpośredni wydruk.

Podsumowanie

Przygotowanie do rekrutacji to proces, który warto dobrze zaplanować, aby uniknąć niepotrzebnego chaosu. Określenie strategii, promocja placówki, organizacja dni otwartych oraz sprawne zarządzanie zgłoszeniami sprawią, że rekrutacja przebiegnie sprawnie i skutecznie. Korzystając z narzędzi takich jak Inso, możesz dodatkowo zautomatyzować cały proces i zaoszczędzić czas, który możesz poświęcić na inne ważne zadania w placówce.