Nowoczesne przedszkole – czyli jak zaoszczędzić 92% czasu pracy dyrektora dzięki technologii.

29 października 2020
Zarządzanie przedszkolem

Dyrektorzy przedszkoli każdego dnia mierzą się z licznymi problemami, związanymi z prowadzeniem placówki. Ich codzienne obowiązki pochłaniają wiele czasu – i często trudno im sprostać wszystkim oczekiwaniom rodziców oraz kadry. W tym zadaniu mogą wspierać ich nowe technologie. W dzisiejszym artykule przedstawiamy historię jednej z naszych klientek – pani Magdaleny z Krakowa, właścicielki pięciu przedszkoli. Na jej przykładzie pokażemy, w jaki sposób nowoczesny system może usprawnić zarządzanie placówką.

Codzienne obowiązki dyrektora – z jakimi problemami borykała się pani Magdalena?

Inso współpracuje z kilkudziesięcioma dyrektorami różnych placówek. Przygotowując wdrożenie, a potem dążąc do udoskonalenia systemu, wiele godzin spędziliśmy na rozmowach z osobami prowadzącymi przedszkola. Dążyliśmy do poznania ich problemów, potrzeb oraz zrozumienia, w jaki sposób nowoczesne technologie mogą usprawnić codzienną pracę.

Pani Magdalena jest jedną z naszych klientek. Swoją działalność rozpoczęła od założenia jednego małego przedszkola. Z czasem jednak interes się rozrastał – i obecnie pani Magdalena prowadzi już pięć placówek. (A jak sama twierdzi – prawdopodobnie na tym nie poprzestanie.)

Zarządzanie jednym przedszkolem jest czasochłonne. W momencie jednak, w którym trzeba zająć kilkoma placówkami, liczba obowiązków rośnie. Zarządzanie pięcioma placówkami pochłaniało coraz więcej czasu i zaczęło ją przytłaczać. Mogła liczyć na wsparcie pracowników i męża – który przygotował w Excelu funkcje do rozliczania płatności – wciąż jednak obowiązki, zwłaszcza związane z rozliczeniami, były wyjątkowo czasochłonne. Excel, wciąż często wykorzystywany w wielu przedszkolach, pomagał w obliczeniu finalnej kwoty rachunku. Jest to jednak narzędzie niedoskonałe.

Dodatkowo, wszystkie dane – dotyczące obecności, posiłków, zajęć dodatkowych – musiały pani Magdalenie dostarczać poszczególne placówki. Później wprowadzała je ręcznie do arkuszy. Taka procedura niekiedy skutkowała pomyłkami w rozliczeniach. Pojawiała się więc niejednokrotnie potrzeba wprowadzania korekt. Zdarzało się także, że rodzice dzwonili bezpośrednio do pani Magdaleny, prosząc o szczegóły rozliczeń. Musiała także sama weryfikować, czy wpłynęły wszystkie należności. To wszystko sprawiało, że cały proces obsługi comiesięcznych rozliczeń zajmował blisko dwa tygodnie!

Zaproponowane rozwiązanie: system do zarządzania przedszkolem

Zaproponowaliśmy pani Magdalenie wdrożenie systemu do zarządzania przedszkolem. Inso automatyzuje wiele obowiązków kadry oraz dyrektora: m.in. sprawdzanie obecności, obliczanie płatności (w tym należności za posiłki i zajęcia dodatkowe). Umożliwia także łatwe przekazywanie informacji na linii placówka – właściciel, a także ułatwia kontakt z rodzicami i zarządzanie kadrą. Nie bez znaczenia jest także łatwy dostęp do programu: korzystać z niego można każdym urządzeniu. Komputerze, laptopie, tablecie i smartfonie. Zapoznaliśmy panią Magdalenę z wszystkimi dostępnymi funkcjami oraz wspólnie ustaliliśmy, które moduły systemu pomogą usprawnić jej pracę.

Warto tu podkreślić, że Inso to system bezpieczny. Algorytmy szyfrujące oraz serwery od najlepszych, europejskich dostawców gwarantują bezpieczeństwo danych. Regularnie tworzone są kopie zapasowe. System posiada także prostą i transparentną politykę przetwarzania danych.

Jak wyglądało wdrożenie Inso w placówkach?

System został zainstalowany oraz dostosowany do wewnętrznych zasad rozliczeń. Pani Magdalena, oprócz szkolenia, otrzymała również materiały, mające być ułatwieniem w korzystaniu z programu. Dzięki otrzymanym instrukcjom pani Magdalena wiedziała, w jaki sposób naliczane są czesne i opłaty za posiłki czy zajęcia dodatkowe. Mogła także zaimportować dane dzieci z wcześniej używanego Excela do systemu.

Kolejnym krokiem było przekazanie dostępu do aplikacji kadrze i wyjaśnienie, w jaki sposób mogą z niej korzystać. Później konieczne było założenie kont dla rodziców dzieci. (Konta te zawsze zakłada właściciel lub dyrektor placówki – i przekazuje rodzicom odpowiednie kody. Zwiększa to bezpieczeństwo systemu.)

Jak system usprawnił codzienne obowiązki właścicielki placówek?

Pierwszą zmianę pani Magdalena zauważyła od razu. Dotyczyła ona zgłaszania nieobecności dzieci – dzięki Inso rodzice mogą dokonywać tego w aplikacji, zaledwie za pomocą kilku kliknięć, a informacja zapisuje się w systemie automatycznie. Pani Magdalena do tej pory musiała poświęcać nawet do godziny dziennie rankiem, odbierając zgłoszenia przez sms i zapisując je w excelu. Program „przejął” obowiązek zliczania nieobecności – co więcej bierze je przy generowaniu rozliczeń.

Największa niespodzianka czekała jednak na panią Magdalenę, gdy na początku nowego miesiąca zalogowała się do systemu. Czekały na nią już gotowe rozliczenia. Musiała jedynie skontrolować ich poprawność, a następnie za pomocą jednego kliknięcia – rozesłać do rodziców, którzy automatycznie otrzymali powiadomienia o naliczeniu należności. Co więcej, na swoich kontach mogli oni sprawdzić szczegóły rozliczeń – dzięki czemu pani Magdalena unikała konieczności odpowiadania na dodatkowe pytania.

Do tej pory cała procedura związana z rozliczeniami – zbieranie informacji o nieobecnościach, posiłkach, wpisywanie danych do arkusza, kontrola poprawności, rozsyłanie rozliczeń do każdego rodzica, a następnie wyjaśnianie wątpliwości i ewentualnych błędów – zajmowała pani Magdalenie kilkadziesiąt godzin. Bywało, że musiała zajmować się tą sprawą nawet dwa tygodnie. Dzięki Inso – wszystko pochłonęło niespełna siedem godzin – czyli jeden dzień pracy!

System ułatwił także kontrolę wpływów. Nasza klientka mogła bez problemu sprawdzić, które rozliczenia są już opłacone, a które nie (dzięki opcjom płatności online oraz importu płatności w przypadku, gdy rodzice korzystają z naturalnego przelewu). Co więcej, pani Magdalena zauważyła dużo mniejszą liczbę spóźnień z opłatami. Tę korzyść można przypisać modułowi windykacji, który umożliwia wysyłanie przypomnień do rodziców – ci czasem zapominają o płatności ze zwykłego roztargnienia.

Usprawniony kontakt z rodzicami

Automatyzacja rozliczeń to funkcja, która jest szczególnie przydatna dla naszej klientki. Inso rozwiązało jednak także inne problemy, z jakimi borykała się pani Magdalena – jeden z nich związany był z kontaktem z rodzicami.

Do tej pory większość ważnych informacji – na przykład dotyczących wycieczki czy zebrań – wywieszana była na tablicach korkowych w holach. Rodzice jednak nie zawsze je czytali, a często zapominali o szczegółach. Zdarzało się także, że aby przekazać informacje lub je uzyskać, pisali oni do opiekunek grup smsy lub kontaktowali się z nimi na massangerze – często po ich godzinach pracy.

W tym wypadku system również sprawdził się doskonale. Wbudowany komunikator, będący integralną częścią aplikacji, umożliwił sprawną komunikację z rodzicami. W każdej chwili panie nauczycielki mogą napisać do rodziców, aby przekazać im ważną informację, mają również możliwość stworzenia szablonów, które dodatkowo przyspieszą proces komunikacji, a co najważniejsze zaawansowane algorytmy szyfrujące gwarantują bezpieczeństwo i poufność wiadomości.

Korkowa tablica ogłoszeń została zastąpiona elektroniczną. Teraz nie ma mowy o sytuacji, w której któryś z rodziców, nie przeczytał ogłoszenia - za każdym razem, gdy pojawiają się ważne informacje, rodzice otrzymują powiadomienie. W systemie widoczne jest też, to kto odczytał wiadomość. Co ważne, rodzice w każdej chwili mogą powrócić do komunikatu, doczytać, sprawdzić szczegóły.

W jaki sposób pozwoliło to pani Magdalenie zaoszczędzić czas? Otóż liczba codziennych telefonów z kilkudziesięciu zredukowała się do kilku, i to tylko w wyjątkowo pilnych sprawach. Smsy ze zgłoszeniami nieobecności to już przeszłość!

Wbudowany komunikator zwany również modułem wiadomości nie tylko pomógł w kontakcie z rodzicami, usprawnił również komunikację wewnątrz placówki. Pani Magdalena z powodzeniem mogła kontaktować się ze swoimi pracownikami, wysyłać do nich wiadomości grupowe, a także załączać pliki jeśli zajdzie taka potrzeba.

Wprowadzenie dziennika elektronicznego

Już po wdrożeniu systemu, zaproponowaliśmy pani Magdalenie przetestowanie nowego modułu – dziennika elektronicznego.

W przedszkolach, należących do pani Magdaleny, podobnie jak w większości placówek, korzystano do tej pory z tradycyjnych dzienników. Te musiały być przekazywane pomiędzy różnymi osobami, należało też pilnować ich uzupełniania. Z dziennika elektronicznego tymczasem może korzystać kilka osób na raz – mając do nich dostęp także mobilnie. Podobnie jak w tradycyjnym, może planować w nim rozkład zajęć, a także wpisywać informacje o wycieczkach, współpracy z rodzicami czy umieszczać w nim ich dane (np. numer kontaktowy).

Dziennik ten spełnia wszystkie wymogi MEN. Dodatkowo, pomaga dopilnować realizacji podstawy programowej – zaznacza na zielono zrealizowane tematy, a na czerwono te, które czekają na omówienie.

Moduł zarządzania kadrą

System pozwolił pani Magdalenie skrócić także czas potrzebny na przygotowanie grafików dla pracowników. Te do tej pory były przygotowywane ręcznie, następnie skanowane i wysyłane osobno do każdego pracownika przez komunikator. Inso pozwala na stworzenie grafiku w systemie – ten od razu jest widoczny dla wszystkich osób zatrudnionych. Dodatkowo, program umożliwia również składanie i rozpatrywanie wniosków urlopowych, co przyspiesza ten proces.

Podsumowanie

Pani Magdalena, prowadząca pięć przedszkoli, po wdrożeniu systemu zyskała około 70 wolnych godzin w skali miesiąca. Zredukowała także liczbę telefonów od rodziców o blisko 80%. Inne korzyści, jakie udało się uzyskać, to wzrost zadowolenia rodziców, lepsza komunikacja z nauczycielem, lepsze poczucie kontroli nad swoim biznesem.

Zaintersowała Cię historia Pani Magdaleny? Wypróbuj system Inso bezpłatnie przez 14 dni! Przekonaj się sam, jakie korzyści może zdobyć Twoja placówka! Wypełnij formulraz - https://inso.pl/wyprobuj-bezplatnie/ - i korzystaj z aplikacji bezpłatnie już dziś!

Wypróbuj inso bezpłatnie,
przez 14 dni
Załóż bezpłatne konto
Justyna Tokarz
Specjalista ds. obsługi klienta w inso