Nowoczesne przedszkole – czyli jak zaoszczędzić 92% czasu pracy dyrektora dzięki technologii

Codzienne obowiązki i wyzwania Pani Magdaleny

Pani Magdalena prowadzi pięć placówek. Zarządzanie taką ilością placówek zaczęło pochłaniać jej coraz więcej czasu. Może liczyć na wsparcie pracowników i męża – który przygotowuje w Excelu formuły do rozliczania płatności – wciąż jednak obowiązki, zwłaszcza związane z rozliczeniami, są wyjątkowo czasochłonne. Excel pomaga i przyspiesza pracę, jednak tylko w obliczeniu finalnej kwoty rachunku. Wszystkie dane – dotyczące obecności, posiłków, zajęć dodatkowych pani Magdalena zbiera z poszczególnych placówek, po czym wprowadza je ręcznie do arkuszy. Taka procedura niekiedy skutkuje pomyłkami w rozliczeniach. Pojawia się więc niejednokrotnie potrzeba wprowadzania korekt. Zdarza się także, że rodzice dzwonią bezpośrednio do pani Magdaleny, prosząc o szczegóły rozliczeń. Ponadto pani Magdalena ręcznie weryfikuje, czy wpłynęły wszystkie należności. To wszystko sprawia, że cały proces obsługi comiesięcznych rozliczeń zajmuje jej blisko 5 dni. 

Aplikacja do zarządzania przedszkolem

Pani Magdalena zgłosiła się do nas, by poznać możliwości aplikacji dla przedszkoli. Miała wątpliwości czy aplikacja rzeczywiście ją wyręczy w niektórych obowiązkach. Przedstawiliśmy Pani możliwości naszej aplikacji. Pokazaliśmy przede wszystkim, że w przygotowanie comiesięcznych rozliczeń nie będzie potrzeby angażowania męża oraz pracowników z poszczególnych placówek. Aplikacja sama podlicza wszystkie rachunki na podstawie przyjętych zgłoszeń o nieobecności w aplikacji (rodzice mają swoje konta). Ponadto uwzględnia wszystkie składowe rozliczenia dla poszczególnych placówek, grup i dzieci. Po wygenerowaniu rozliczeń Pani Magdalena będzie mogła wysłać je do rodziców. Rachunki błyskawicznie pojawią się w aplikacji rodzica, a Pani Magdalena tym samym zaoszczędzi 5 dni.

Wdrażamy aplikację Inso

Razem z Panią Magdaleną dostosowaliśmy system do zasad rozliczeniowych panujących w jej placówkach. Dodatkowo przeprowadziliśmy szkolenie i wysłaliśmy materiały szkoleniowe w postaci artykułów oraz filmów instruktażowych. Pani Magdalena dane dzieci do aplikacji zaimportowała z pliku Excel. Kolejnym krokiem było przekazanie dostępu do aplikacji kadrze i wyjaśnienie, w jaki sposób powinni korzystać z systemu. Następnie zostały założone konta rodzicom. Pani Magdalena przedstawiła im nowe zasady zgłaszania nieobecności i płatności.

Co się zmieniło?

Pierwszą zmianę pani Magdalena zauważyła od razu. Dotyczyła ona zgłaszania nieobecności dzieci – od teraz rodzice dokonują tego w aplikacji, zaledwie za pomocą kilku kliknięć, a informacja zapisuje się w systemie automatycznie. Pani Magdalena do tej pory musiała codziennie poświęcać nawet do godziny czasu odbierając zgłoszenia przez sms-y lub telefony i zliczać je. Największa niespodzianka czekała jednak na panią Magdalenę, gdy na początku nowego miesiąca zalogowała się do systemu. Czekały na nią już gotowe rozliczenia, które za pomocą jednego kliknięcia wysłała do rodziców. Otrzymali oni automatycznie powiadomienia o naliczeniu należności. Co więcej, na swoich kontach mogli oni sprawdzić szczegóły rozliczeń i opłacić rachunek – dzięki czemu pani Magdalena unikała konieczności odpowiadania na dodatkowe pytania.

Dodatkowe korzyści z wdrożenia aplikacji Inso

Oprócz automatyzacji rozliczeń Pani Magdalena skorzystała także z modułu komunikacji. Od teraz wszystkie ogłoszenia, informacje i ankiety umieszczali na tablicy ogłoszeń. Zrezygnowali całkiem z dotychczasowej formy komunikacji - Messengera, tablicy korkowej oraz wiadomości e-mail. Ponadto od września Pani Magdalena wdraża dziennik elektroniczny i rezygnuje z dotychczasowej formy - dzienników papierowych.

Podsumowanie

Dzięki wdrożeniu aplikacji w swoich placówkach Pani Magdalena oszczędziła 92% swojego czasu dotychczas poświęcanego na przygotowanie rachunków. Dodatkowo okazało się, że rodzice rzadziej dzwonią ponieważ wszystkie szczegóły rozliczenia mają w aplikacji.