Administration & HR Specialist

Poznajmy się!

Tworzymy Inso - aplikację w modelu SaaS, która wspiera codzienną pracę przedszkoli i żłobków w całej Polsce. Naszą misją jest ułatwianie zarządzania placówkami, a realizujemy ją dzięki bliskiej współpracy z setkami dyrektorów i właścicieli. Wspólnie eliminujemy biurokrację, dostarczając dziecinnie proste i efektywne rozwiązania 🚀

‍

W Inso rośniemy bardzo dynamicznie, a wraz z rozwojem firmy rośnie również znaczenie procesów administracyjnych i HR-owych, które porządkują codzienną pracę całego zespołu. Jesteśmy firmą technologiczną i kochamy automatyzację - wiele rzeczy dzieje się u nas sprawnie i systemowo. Są jednak obszary, w których nic nie zastąpi człowieka z doskonałą organizacją pracy, poczuciem odpowiedzialności i dbałością o detale 💙

‍

Kogo szukamy?

Szukamy Administration & HR Specialist, który/-a przejmie odpowiedzialność za sprawne funkcjonowanie procesów administracyjnych i HR-owych w firmie 💪

‍

W tej roli nie będzie miejsca na monotonię - jednego dnia trzeba zadbać o dokumenty 📂 sprawy kadrowe 👩‍💼 i formalności 📝 a drugiego zorganizować zaopatrzenie biura 🛍️ poprowadzić rekrutację 🎯 wyjaśnić temat faktur z księgowością 💰 i dopiąć szczegóły firmowego spotkania 🎉

‍

Jeśli lubisz porządek w dokumentach, dobrze odnajdujesz się w zadaniach wymagających dokładności i terminowości, a jednocześnie potrafisz zadbać o komfort pracowników i sprawną organizację codziennych spraw biurowych - to rola dla Ciebie ✅

‍

🤝 Będziesz osobą, która zadba o formalne fundamenty działania naszego zespołu.

‍

Jeśli chcesz wziąć odpowiedzialność za ten obszar i zadbać o to, by wszystko działało sprawnie, terminowo i z dbałością o szczegóły, szukamy właśnie Ciebie! ✨

I… czekamy na Twoje zgłoszenie! 📩

‍

Zakres obowiązków

• Minimum 2 lata doświadczenia w obszarze administracji i/lub kadr
• Praktyczne doświadczenie w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej i administracyjnej
• Znajomość podstawowych procesów kadrowych, w tym ewidencji czasu pracy, urlopów, zwolnień i przygotowywania dokumentów dla pracowników
• Doświadczenie we współpracy z biurem rachunkowym lub w obszarze rozliczeń będzie dużym atutem
• Umiejętność monitorowania płatności, pilnowania terminów i dbania o poprawność dokumentów
• Bardzo dobra organizacja pracy własnej i umiejętność sprawnego przełączania się między różnymi zadaniami
• Dokładność, dbałość o szczegóły oraz samodzielność, odpowiedzialność i rzetelność w realizacji codziennych obowiązków
• Swoboda w pracy na narzędziach cyfrowych (np. Google Workspace/ Excel/ systemy do ewidencji, fakturowania)
• Wysoka kultura osobista, komunikatywność i gotowość do wspierania pracowników w bieżących sprawach
• Umiejętność współpracy z innymi osobami i zespołami
• Mile widziane doświadczenie w organizacji wydarzeń firmowych, szkoleń lub pracy office managementowej
• Doświadczenie w samodzielnym prowadzeniu procesów rekrutacyjnych - od pierwszego kontaktu z kandydatem po przekazanie decyzji
• Profesjonalne podejście do pracy, silne poczucie odpowiedzialności i rzetelności

‍

‍

Wymagania

• Minimum 2 lata doświadczenia w obszarze administracji i/lub kadr
• Praktyczne doświadczenie w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej i administracyjnej
• Znajomość podstawowych procesów kadrowych, w tym ewidencji czasu pracy, urlopów, zwolnień i przygotowywania dokumentów dla pracowników
• Doświadczenie we współpracy z biurem rachunkowym lub w obszarze rozliczeń będzie dużym atutem
• Umiejętność monitorowania płatności, pilnowania terminów i dbania o poprawność dokumentów
• Bardzo dobra organizacja pracy własnej i umiejętność sprawnego przełączania się między różnymi zadaniami
• Dokładność, dbałość o szczegóły oraz samodzielność, odpowiedzialność i rzetelność w realizacji codziennych obowiązków
• Swoboda w pracy na narzędziach cyfrowych (np. Google Workspace/ Excel/ systemy do ewidencji, fakturowania)
• Wysoka kultura osobista, komunikatywność i gotowość do wspierania pracowników w bieżących sprawach
• Umiejętność współpracy z innymi osobami i zespołami
• Mile widziane doświadczenie w organizacji wydarzeń firmowych, szkoleń lub pracy office managementowej
• Swoboda w poruszaniu się w różnych narzędziach - zakładanie kont nowym pracownikom
• Doświadczenie w samodzielnym prowadzeniu procesów rekrutacyjnych - od pierwszego kontaktu z kandydatem po przekazanie decyzji
• Profesjonalne podejście do pracy, silne poczucie odpowiedzialności i rzetelności

Nasza oferta

• 📝 Forma zatrudnienia: UoP lub B2B
• 💰UoP: 5500–6000 zł netto/mies. (w zależności od doświadczenia)
• 💰B2B: 9100–10000 zł netto/mies.
• 💻 Pracujemy na MacBookach
• ⏰ Elastyczne godziny rozpoczęcia pracy (start między 7:00 a 9:00)
• 🏠 Praca hybrydowa: 1 dzień z domu, 4 dni z biura
• 📍 Biuro w okolicy Ronda Matecznego — ze świetnym połączeniem komunikacyjnym
• 📚 Budżet szkoleniowy
• 🤝 Wsparcie na etapie onboardingu i w kolejnych miesiącach
• 🎁 Benefity: ubezpieczenie zdrowotne, integracje, paczki świąteczne, dodatkowy urlop z okazji urodzin
• 🌴 Płatne dni wolne niezależnie od typu umowy
• 🌟 Realny wpływ na rozwój produktu i firmy

‍

Nasz proces rekrutacyjny

W procesie rekrutacji będziemy się kontaktować z wybranymi przez nas osobami na poszczególnych etapach, w zależności od wyników poprzednich kroków.

I.CV
Na początek prosimy Cię o przesłanie swojego CV.
‍

II. Rozmowa telefoniczna
Wstępna rozmowa z Klaudią (Head of Administration and HR), podczas której poznamy się lepiej. Porozmawiamy o Twoim doświadczeniu, aby sprawdzić, czy odpowiada ono naszym potrzebom, a jednocześnie upewnimy się, że nasze oczekiwania i możliwości są zgodne z Twoimi umiejętnościami i aspiracjami.

‍

III. Warsztat praktyczny
To spotkanie, prowadzone przez Klaudię, ma na celu sprawdzenie Twoich umiejętności w praktyce. Zamiast teoretycznej rozmowy zaprosimy Cię do kilku realnych, krótkich zadań, aby zobaczyć, jak organizujesz pracę, porządkujesz dokumenty, reagujesz na bieżące sprawy administracyjne i kadrowe oraz dbasz o szczegóły w codziennych procesach.

‍

IV. Spotkanie finałowe
Ostatni etap to rozmowa z Mateuszem oraz Klaudią. Na tym etapie skupimy się już wyłącznie na dopasowaniu do naszej kultury i zespołu. Porozmawiamy o Twoich ambicjach, wartościach i o tym, jak wyobrażasz sobie naszą długofalową współpracę. To dla nas obustronna szansa, by upewnić się, że jesteśmy dla siebie idealnym wyborem.

‍

V. Oferta lub feedback
Na koniec procesu przedstawimy Ci ofertę współpracy lub udzielimy feedbacku, który może pomóc Ci w dalszym rozwoju.

‍

Czekamy na Twoje zgłoszenie! 👋