Jak szybko i bezpiecznie udostępniać zdjęcia dzieci dla rodziców? Część 1: Jakie narzędzia wybrać do udostępniania zdjęć dzieci?

Zdjęcia to dodatkowa reklama placówki

Z przeprowadzonych przez nas badań wynika, że zdecydowana większość, bo aż 83% przedszkoli i żłobków udostępnia zdjęcia dzieci za pośrednictwem Facebooka. Swoją decyzję tłumaczą najczęściej tym, że jest to forma dodatkowej reklamy dla placówki. Sam proces dodawania i udostępniania zdjęć jest bardzo prosty, co jest dodatkowym plusem. Należy jednak wziąć pod uwagę, że opublikowane fotografie są w ten sposób dostępne dla wszystkich, co niestety może zostać wykorzystane negatywnie i wpłynąć na bezpieczeństwo dzieci i ich rodziców.

Jeśli nie portal społecznościowy, to co?

Istnieje wiele rozwiązań pozwalających na przesyłanie zdjęć rodzicom. Niektóre placówki posiadają galerie zdjęć na swojej stronie internetowej, jednak aby nie były one publicznie dostępne konieczne jest zablokowanie do nich dostępu hasłem, które będą znać tylko rodzice konkretnych dzieci.

Pamiętać należy, że nawet na takie udostępnienie zdjęć wymagana jest pisemna zgoda rodziców. Więcej na temat prawnych aspektów znajdą Państwo w artykule: Bezpiecznie udostępnianie zdjęć dzieci - część 2 - aspekty prawne

Zdjęcia w chmurze

Prawdopodobnie większośc z nas spotkała się z rozwiązaniami chmurowymi służącymi do przechowywania zdjęć. Takie usługi często są dostępne w smartfonach. Wysyłają każde zdjęcie na serwery, więc nawet w przypadku uszkodzenia urządzenia możemy je pobrać i nie musimy martwić się o ich utratę.

Najpopularniejsze usługi które można tutaj wymienić to Dysk i Zdjęcia Google, Dropbox, Microsoft OneDrive czy iCloud. Każda z tych usług dostępna jest za darmo, jednak z pewnymi limitami. Najczęściej takimi limitem jest dostępna powierzchnia, która przekłada się na liczbę zdjęć które możemy udostępnić.

Korzystając z każdej z wymienionych usług lub podobnej na samym początku dobrze jest zapoznać się z jej regulaminem, a szczególnie pod kątem RODO dowiedzieć się gdzie będą przechowywane nasze pliki.

Udostępnianie zdjęć polega zazwyczaj na stworzeniu folderu (lub albumu) i udostępnieniu go wybranym odbiorcom. Tutaj koniecznie podajmy adresy mailowe rodziców, ograniczając tym samym osoby które mogą zobaczyć zdjęcia. Zdecydowanie odradzamy przesyłanie rodzicom linku, po wejściu na który każdy może zobaczyć znajdującą się tam zawartość. Tym bardziej takich linków nie udostępniajmy publicznie za pośrednictwem mediów społecznościowych.

A może własny serwer?

Wśród dyrektorów placówek spotkaliśmy się również z rozwiązaniem opartym o tak zwany serwer NAS. Jest to urządzenie które po podłączeniu do lokalnej sieci internetowej i skonfigurowaniu może służyć do udostępniania zdjęć w podobny sposób jak opisane wcześniej rozwiązania chmurowe.

Mimo, że z pozoru wydaje się to bezpieczniejsze, nie wgrywamy zdjęć na obce serwery, to utrzymanie chociażby minimalnego poziomu bezpieczeństwa będzie wymagać sporej wiedzy technicznej. Dodatkowo ważnym parametrem będzie łącze internetowe, do którego podłączymy serwer NAS. Mimo niewielkiego ich kosztu, odradzamy takie metody.

Rozwiązania poza internetem

Fotografie maluchów może udostępniać również w sposób tradycyjny, bo ich wcześniejszym wywołaniu. Jest to na pewno pracochłonne i stosunkowo drogie rozwiązanie. Pomocne mogą być również nośniki danych, np. pendrive lub płyty CD/DVD. Nieliczne placówki wybierają właśnie takie formy udostępniania, jednak przy dostępnej obecnie technologii nie są one najlepsze.

Czy istnieje zatem idealne rozwiązanie?

Pracując nad naszą aplikacją inso również spotkaliśmy się z tym problemem u właścicieli placówek. Rozwiązanie okazało się niezwykle proste: udostępnianie zdjęć poprzez jedną aplikację, którą rodzice mają zainstalowaną na swoich telefonach i używają jej również do rozliczeń.

W naszym systemie dowolny pracownik jednym kliknięciem może wgrać zdjęcia i wysłać je do określonych odbiorców: wszystkich rodziców z placówki, jednej grupy bądź tylko opiekunom jednego dziecka. Dzięki połączeniu tej funkcji z aplikacją nie trzeba wpisywać za każdym razem adresów mailowych, czy martwić się w jaki sposób przekazać link do zdjęć.

Przechowywane pliki są zabezpieczone i mogą zobaczyć je jedynie wskazani odbiorcy, dlatego rodzic musi wcześniej zalogować się do swojej aplikacji. Co ważne, nie ma limitów zdjęć które możesz wgrać i przesłać dalej.

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, możesz skontaktować się z naszym zespołem specjalistów! Jako inso pomagamy przede wszystkim optymalizować pracę właścicieli i dyrektorów oraz dbamy o bezpieczeństwo wszystkich przetwarzanych przez nich danych.